Проблемы и развитие делового туризма в России

В соответствии с целями индустрии делового туризма бизнес - встречи представляют собой организованные мероприятия, которые объединяют людей  для обсуждения различных вопросов и могут принимать разнообразные  формы, иметь разные названия. Например, конгресс - это формальная встреча  делегатов, обычно принадлежащих определенной сфере человеческой деятельности или  вовлеченных в специальное исследование в определенной области, для обсуждения разных вопросов. Конференция подразумевает  формальный обмен мнениями на встрече  или собрание для обсуждения общих  для всех участников вопросов. Саммит - та же конференция с участием высоких  должностных лиц, вплоть до руководителей  государств. Съезд - встреча людей, имеющих  общие цели, в частности, собрание делегатов политических партий с  целью формирования политики и выборов  в руководящие органы. Симпозиум - мероприятие, сопровождающееся беседами в непринужденной обстановке, или  формальная встреча, когда специалисты  делают короткие сообщения на определенную тему или несколько тем, связанных  друг с другом. Семинар - лекция, сопровождающаяся обменом мнений участников.

Бизнес - встречи отличаются большим разнообразием. Они могут  иметь как коммерческие, так и  некоммерческие задачи, могут быть немногочисленными (от нескольких человек  до нескольких десятков участников) и  многочисленными (сотни участников); могут быть короткими (в течение  нескольких часов) и продолжительными (несколько недель). Однако основной характеристикой встречи, по которой  ее можно считать частью рынка  делового туризма, является то, что  она употребляет услуги индустрии  туризма и проводится вне помещения  организации, осуществляющей встречу. Например, собрание нескольких менеджеров компании, обсуждающих стратегию  по заработной плате в своих подразделениях в течение полдня, считается частью рынка делового туризма, если оно  проводится в конференц-зале, зарезервированном  в местной гостинице и особенно если оно сопровождается деловым  обедом. Если же собрание проходит в  конференц-зале организации, где работают эти менеджеры, то оно не может  считаться частью индустрии туризма, поскольку не пользуется услугами индустрии  туризма.

На рынке могут использоваться различные средства проведения встреч и конференций, от крупных конгресс-центров, специально построенных для этого, до концертных залов, театров, учебных  заведений, церквей, музеев, теплоходов, тематических парков. Однако наибольшая часть различного масштаба все-таки проводится в отелях, способных комфортно  разместить делегатов.

Многие крупные предприятия, которые проводят более 20 мероприятий  в год, таких как конференции, собрания акционеров, годовые раунды, собрания, посвященные вопросам продажи, сессии по подготовке кадров и другие, имеют собственных корпоративных  организаторов, которые выбирают и  резервируют помещения в местах, предназначенных для проведения таких мероприятий, а также являются ответственными за качественное выполнение мероприятия.

Для выбора мест корпоративные  организаторы привлекают сторонних  помощников, т. е. различные агентства, имеющие опыт работы в этой сфере  и собственную базу данных (иногда через эти агентства осуществляется 70% резервирования). Одним из важных критериев выбора места проведения встреч является его расположение (конгресс-центры должны находиться не дальше от города или аэропорта чем в часе езды). Вторым по значению критерием можно  считать возможности предоставления разных услуг досуга

Компании и ассоциации, проводящие менее десяти встреч в  году, обычно обращаются к консалтинговым компаниям, специализирующимся на организации  мероприятий. Некоторые из таких  крупных компаний проводят более 150 мероприятий в год. Помимо выбора места проведения мероприятия, консалтинговые компании оказывают поддержку организаторам  в планировании мероприятия, координации  различных вопросов, таких как  определение необходимого количества инструкторов, обеспечение транспортными  средствами для перевозки оборудования, контроль над процессом оплаты и  др. В то же время от сотрудников  этих компаний требуется достаточный  профессионализм для решения  незапланированных вопросов в непредвиденных обстоятельствах, например, задержка рейса  в аэропорту или ухудшение  погодных условий. Консалтинговые компании, работающие на международной арене, объединяются в профессиональные организации, например, в Международную ассоциацию профессиональных организаторов конгрессов (IAPCO).

Основными органами, осуществляющими  продвижение центров индустрии  встреч, являются бюро по организации  собраний и департамент бизнес-путешествий  местных и национальных туристских организаций. Они публикуют материалы, распространяя их среди организаторов  встреч, помогают гостиницам и конференц-центрам  при подготовке встреч, а также  координируют все действия по подготовке и проведению этих встреч.

Одной из ведущих международных  организаций по продвижению крупных  региональных конгрессных центров  является Европейская федерация  по проведению конференций городов (European Federation of Conference Towns-EFCT), которая  базируется в Брюсселе и объединяет 70 членов из 22 стран Западной и Восточной  Европы.

Конгрессный туризм является специализированным сегментом рынка  туристских услуг, включающим в себя поездки на организованные мероприятия (конгрессы, конференции, совещания  и т.п.), имеющие своей целью  обсуждение различных вопросов среди  определенных групп людей.

При этом обязательным условием отнесения конференции или иного  мероприятия к рынку конгрессного туризма является проведение вне  помещения организации, выступающей  инициатором конференции.

Конгрессный туризм является наиболее динамичным сегментом рынка  деловых путешествий. Под конгрессным  туризмом понимают деятельность, связанную  с организацией конгрессов, выставок, ярмарок, конференций и прочих мероприятий. По статистике ЮНВТО, доля конгрессного туризма в общем объеме деловых  поездок составляет 10-12 %. В мире растет интерес к форумам, конференциям, симпозиумам, совещаниям, семинарам, а  также выставкам и ярмаркам. Цели участия в подобных мероприятиях различны. Ученые, бизнесмены, врачи, деятели  культуры, туризма и других отраслей (строительство, легкая промышленность, сельское хозяйство и т. д.) охотно принимают участие в подобных мероприятиях, чтобы получить свежую информацию, увидеться с коллегами, обменяться с ними мнениями и опытом, провести переговоры, отвлечься от привычной обстановки и приобщиться к предлагаемой культурной программе.

Конгрессный туризм представляет собой разновидность выставочного туризма. Выделять конгрессный туризм в небольшой подраздел приходится потому, что организация конгрессных  мероприятий, имеющая много общего с организацией выставочной деятельности, предъявляет несколько иные требования к инфраструктуре и организаторам. Конгрессные мероприятия мельче по масштабу, чем выставочные, но имеют  более квалифицированный и требовательный состав участников. По доходности конгрессные  мероприятия уступают выставкам, поскольку  рассчитаны на меньшее количество участников. Однако в отличие от выставок конгрессы, особенно международные, ориентируются  на эксклюзивное обслуживание, тем  самым обеспечивая загрузку лучших гостиниц города. Конгресс- и конвент  отели, способные одновременно принять  до 2 тыс. и более участников, стали  привычным явлением в Америке, Китае, Сингапуре. В Европе средние цифры  по этому виду деятельности - 300 человек  на одно мероприятие, что скромнее, чем средние показатели в США  и Азии (где зафиксированы абсолютные рекорды - 5 тыс. участников и более). Именно на средние цифры ориентируются  организаторы конгрессов в Европе при  выборе помещений для их проведения. Сектор спроса конгрессного туризма  делится следующим образом: в 55 % случаев инициаторами конгрессов выступают  компании и предприятия, в 45 % случаев - ассоциации, федерации и общественные организации. По отраслям экономики  и промышленности основные заказчики  это фармацевтическая и автомобильная  промышленность, финансовые, страховые, компьютерные структуры. Средняя продолжительность  конгрессов составляет 2 дня, что с  учетом дороги и культурной программы  увеличивает пребывание туристов в  стране или городе до 4- 5 дней. Статистика свидетельствует, что в последние  годы организаторы конгрессного туризма  сталкиваются с сокращением числа  участников при одновременном увеличении средней продолжительности пребывания.

Существует два вида конференций: корпоративные и некорпоративные.

Принципиальными отличиями  одного вида конференции от другого  являются их социальное и экономическое  значение, сложность организации  и порядок проведения, численность  участников (делегатов). Сегментация  рынка конгрессного туризма может  быть проведена по целям созыва, характеру работы, количеству участников и их качественному составу, уровню компетенции созываемых совещаний, периодичности созыва. Тем не менее, на мой взгляд, основным критерием, по которому возможно провести сегментацию  рынка конгрессного туризма, является природа инициатора созыва того или  иного совещания. Именно природа  инициатора определяет вид организуемой конференции, а также перечень необходимых  услуг.

Может быть выделено два  сегмента: корпоративный рынок конференций  и некорпоративный рынок конференций - сфера деятельности правительственных  структур и отраслевых ассоциаций. (Приложение 1)

Некорпоративный рынок конференций  может быть подразделен на три  категории:

-Конференции научного  характера

-Конференции торгово-экономического  характера

-Конференции членов ассоциаций, объединяющих людей по различным  «интересам», например, спортивным, клубным и т.п.

Конгрессный туризм имеет  одну отличительную особенность - у  него должен быть крупный корпоративный  заказчик: правительство, отдельные  министерства, крупные корпорации и  холдинги. Мероприятия, организуемые на правительственном уровне или при  поддержке правительственных кругов, способны во много раз увеличить  свою привлекательность, а значит, и  коэффициент загрузки средств размещения. Поэтому многие организаторы конгрессов пытаются заручиться поддержкой правительственных  кругов для привлечения различного рода международных встреч на свою территорию.

Время активизации конгресс туризма приходится на осень. Страны, ориентирующиеся на рекреационный  туризм, такие как Турция, Греция, Испания, Италия, имеют развитую гостиничную  сеть, рассчитанную на многомиллионные  потоки туристов. В период спада  активности рекреационного туризма  возникают большие проблемы с  загрузкой гостиничной базы. Поэтому  данные страны ориентируются на организацию  крупномасштабных конгрессов и конференций  в осенний период.

Несмотря на продолжающийся рост популярности азиатско тихоокеанского направления, основной объем рынка  конгрессного туризма приходится на Европу (80 %), где сосредоточены лучшие профессиональные кадры, имеется богатая  традиция проведения этих мероприятий. Если в 30 е гг. XX в. ежегодно проводилось 200 международных конференций, то в 90 е гг. число конгрессов превысило 8 тыс. в год. Основная их часть (около 80 %) приходится на страны Западной Европы и Северной Америки. Первые три позиции  по числу международных симпозиумов  и совещаний прочно удерживают США, Франция и Великобритания. Германия, занимающая 4 е место, известна своими выставками и ярмарками. Их популярность объясняется благоприятной конъюнктурой во многих отраслях промышленности этой страны, повышенным спросом на инвестиционные товары и развитой инфраструктурой. Так, ежегодно в Дюссельдорфе, считающемся  одним из центров мировой моды, проходят выставки ярмарки одежды. Сюда съезжаются кутюрье из разных стран. Германия проводила итоговую Всемирную выставку второго тысячелетия "Экспо 2000", которая открылась 1 июня 2000 г. в Ганновере - известном  конгрессном и выставочном центре. На ней было представлено 189 стран, которые  разместились в 53 павильонах на площади 170 га . "Экспо 2000" не являлось выставкой  в традиционном понимании. По мнению ее устроителей, это был огромный театр под открытым небом. Основную часть площади заняла экспозиция на тему "Человечество - природа - технология". Благодаря фантазии ее участников, посетители смогли совершить путешествие  в пространстве и во времени, погрузиться  в виртуальные миры. Дни проведения выставки были насыщены культурными  и спортивными мероприятиями.

Крупнейшими центрами конгрессно - выставочной деятельности в Европе и Америке являются Амстердам, Барселона, Брюссель, Вашингтон, Вена, Женева, Копенгаген, Лондон, Мадрид, а также Париж  и Страсбург. Кроме того, ежегодно государственные и деловые лица съезжаются в Давос (Швейцария), где  проходят форумы по актуальным вопросам развития мирового хозяйства. Названные  города имеют соответствующую материально  техническую базу и располагают  широкими возможностями для организации  досуга иностранных гостей.

Конгрессы и конференции  проходят в конгресс центрах, отелях, театрах и концертных залах, университетах  и других учебных заведениях. В 1980 е гг., когда наметилась тенденция  сближения конгрессной и выставочной  деятельности, возникла и получила распространение американская модель центра съездов. Она представляет собой специально возводимые здания, состоящие из больших залов, которые могут быть использованы под выставки и одновременно для приема участников конференций.

В последние годы международные  мероприятия все чаще стали проводить  в зданиях, имеющих историческое значение: в замках и нетрадиционных сооружениях. Пользуются популярностью  мероприятия, проводимые на бортах судов. Часто симпозиумы и конференции  проходят в теплое время на берегу морей и озер. Участники таких  мероприятий могут не только работать, но и в свободное время отдыхать на пляже, купаться и загорать. Помимо организации и проведения конференций  и семинаров, конгресс туризм включает прием делегаций, рабочих групп, профессиональных и прочих посетителей, а также предоставление широкого спектра дополнительных услуг по питанию, размещению, организации культурной программы. В этом ключе необходимо подходить к отбору средств размещения для организации конгрессов и  конференций. Первое и основное требование, предъявляемое организаторами к  гостинице, - емкость номерного фонда, т. е. вместимость, достаточная для  того, чтобы все собравшиеся на конгресс представители проживали  в одном отеле. Это простое  на первый взгляд условие становится непреодолимым препятствием для  многих отелей. Иногда группа участников конгресса может составлять тысячу и более человек. Учитывая другие брони, а также тот факт, что  деловые гости предпочитают одноместное  размещение, можно сказать, что список гостиниц, соответствующих поставленным требованиям, становится предельно  мал.

Выставочный туризм. Выставки и торговые ярмарки обычно проводятся для презентации продуктов и  услуг приглашенным представителям для стимулирования продажи или  информирования гостей. В этом случае выставка представляет собой форму  рекламы, где продукт можно изучать  визуально, на ощупь, а в некоторых  случаях и попробовать. Как средство рекламы выставки играют важную роль в маркетинге продуктов и услуг  и стимулируют торговлю как внутри страны, так и за рубежом. В качестве сектора делового туризма организация  и проведение выставок генерируют денежные средства для местной экономики  за счет местных и иностранных  гостей.