1.2Офисные программы
Под офисными
программами на сегодняшний день
понимаются как Excel-таблицы, приспособленные
для ввода заявок и проставления
отметки об оплате, так и сложные
комплексные системы, позволяющие
автоматизировать и оптимизировать
бизнес-процессы турфирмы.
Можно выделить
следующие уровни или этапы автоматизации:офисная
оргтехника (телефония, факсы, ксероксы);компьютеры
со стандартным программным обеспечением
типа Microsoft Office;специальное программное
обеспечение - так называемый BackOffice,
связь BackOffic-ных программ с глобальными
системами бронирования;наличие своих
Интернет - магазинов.*
Только
специализирующаяся на автоматизации
турбизнеса фирма способна создать
продукт, который удовлетворит
даже самую взыскательную турфирму.*
Почему? Потому, что, только основываясь
на опыте десятков турфирм,
имеющих свой взгляд на бизнес,
можно создать удовлетворительное
программное обеспечение, не опускаясь
до автоматизации хаоса отдельных
турфирм.
Понятно,
что фирмы, специализирующиеся
на турсофте, имеют богатый опыт
общения с передовыми компаниями.
Многие годы они отбирают самые
рациональные моменты деятельности
лидеров рынка и интегрируют
их в свой продукт. На сегодняшний
день профессиональные офисные
программы претендуют на полную
автоматизацию бизнес-процессов
турфирм.
Приобретение
программ такого уровня не
сводится к простой покупке
компьютерной системы - это прежде
всего серьезная работа по
внедрению новой, передовой технологии.
Что же
это дает турфирме?
Прежде всего,
взгляд на свою деятельность
с другой стороны. Оказывается,
громадный объем информации, которым
владели один или два наиболее
продвинутых менеджера, доступен
всем или многим. Если мы вдруг
испугались доступности информации,
то она может быть доступна
лишь избранным. Для этого существует
разграничение прав доступа в
системе, и любой руководитель
в состоянии построить свою
иерархию доступа. Мы лишь говорим
о том, что полная информация
о клиентах, партнерах, отелях, персоналиях
является достоянием турфирмы, а
не ее отдельного работника
или группы лиц. В этой ситуации
руководитель уже не трепещет
при уходе топ-менеджера. Процесс,
грамотно построенный и отлаженный,
не зависит от кадров. Каждый
занят своим делом и не бегает
ежечасно за разъяснениями.
Свод правил,
принятых в фирме, прописывается
в системе. Руководитель фирмы,
единожды прописав эти правила,
способен в большей степени
заниматься стратегией, чем решением
рутинных ежедневных вопросов, -
подчиненные с помощью автоматизированной
системы сами принимают делегированные
им решения. Вопроса "Кто
работал с этим клиентом?" более
не существует. Вся история общения
с клиентом хранится в базе
данных. Любой пользователь системы
способен дать исчерпывающий
ответ на вопросы клиента.
При этом
спектр вопросов, на которые могут
ответить менеджеры, становится
необычайно широким. Ведь они
пользуются информацией, которую
создают и используют все сотрудники,
реально выполняющие процесс.
Нет необходимости переключаться
на бухгалтерию, чтобы узнать,
оплачена ли заявка, - все видно:
"Вы оплатили заявки от 02.02.2003
и от 04.02.2003, а заявка от 06.02.2003 еще
пока не оплачена".
Оказывается,
продать больше номеров в отеле
и мест на рейсе, чем есть,
невозможно. Система всегда подскажет
пользователю. Он увидит, что ошибся
и решил продать тур ниже
себестоимости, попал в SТОР-SАLЕ,
продал тур на '"вчера" и
многое другое.
С помощью
комплексной системы автоматизации
вы можете корректировать стратегию
продаж. Система поможет туроператору
оптимально заполнить (загрузить)
чартеры и отели. Как это
бывает при автоматизации производства,
в критических ситуациях загорится
"красная лампочка". Не возникнет
вопроса: "Кто продал этот отель?"
или "Кто ввел такую цену
трансфера?",
Система
контролирует каждый шаг работающего
в ней. Руководитель в любой
момент может увидеть, кто чем
занимается, сколько времени отнимает
у того или иного оператора
оформление заявки. Без надобности
не нужно давать устных заданий.
Можно дать по внутренней почте
запрос менеджеру предоставить
вам информацию, сколько мужчин
в возрасте от 27 до 40 лет летят
в Таиланд рейсом Х и возвращаются
не раньше такого-то числа и
при этом живут в одноместном
номере такого-то отеля. Через
минуту информация у вас на
экране. А хотите - создайте выборку
сами. Процедура создания каталога
цен, оригинал-макета для типографии.
Думать об этом начинают месяца
за 2 - 3 до начала сезона. Если туроператор
автоматизирован как надо, пара
нажатий клавиш - и через час
готов оригинал-макет для типографии.
Если взаимоотношения
с принимающей стороной стабильны
и долгосрочны, можно получать
цены принимающей стороны не
в виде Ехсеl - таблиц, а непосредственно
в офисную систему и таким
же образом отправлять заявки
для подтверждения. Агентства
могут бронировать туры, не забрасывая
туроператора факсами и не
утомляя звонками, а, ознакомившись
с предложениями на веб-сайте,
забронировать заявку через Интернет.
Принятие
стратегических решений становится
увлекательнейшим процессом. Делая
различные выборки и срезы
информации, можно увидеть, что,
оказывается, клиенты в возрасте
от 23 до 33 лет предпочитают четырехзвездочные
отели, где все включено, а господа
за 60 - пятизвездочные отели с
полным пансионом. Что в мае
трехзвездочные отели входят "на
ура", а в сентябре их никто
не покупает. Что женщины с
одним ребенком едут чаще, чем
одинокие мужчины. А дальше
думаем, думаем... Про скидки, цены, спецпредложения.
Система поможет
оценить эффективность рекламы,
организовать рекламную акцию для
постоянных клиентов - их данные и история
их взаимоотношений с туроператором
всегда под рукой. И поэтому в
письме "дорогому Егору Кузьмичу",
который уже путешествовал в
Турцию и Грецию в пятизвездочные
отели, можно предложить новый тур
на Крит и дать ему 5-процентную скидку.
1.2.1.Само-Тур
Само-Тур-это
программный комплекс для автоматизации
работы турфирмы,разработанный фирмой
«Само-Софт».Фирма создана в 1991году
и занимается разроботкой программного
обеспечения,установкой локальных
вычеслительных сетей,проводит работы
по системной интеграции(офис «под
ключ»),подключение абонентов к
сети интернет,изготовление и размещение
Web-страниц,поставку вычеслительной техники
и оборудования.
Программный
комплекс «Само-Тур» обеспечивает
информационную поддержку всех
основных функций,предусмотренных
технологией работы в туроператорской
фирме.В системе существует более
20 различных баз данных,в том
числе справочников по направлениям
,клиентам,отелям,рейсам.услугам,партнёрам,посольствам,переводчикам,ценам
и т.д.Формирование справочников
является наиболее трудоёмкой
предварительной работой .В связи
с тем,что турфирмы часто для
расчетов стоимости туров используют
электронные таблицы,в которых
заранее вводятся цены по различным
составляющим тура,в системе реализована
возможность импорта необходимой
информации по ценам из таблицы
Excel.Также в справочниках предусмотрена
возможность хранения любых документов
приложения,поддерживающих протокол OLE
2.0,например документов Word,Excel,картинок
формата bmp,gif и др.Это обеспечивает возможность
хранения иллюстраций и дополнительных
описаний отелей,туров и.т.п. В системе
возможен поиск и отбор данных по условиям,включая
непосредственное формирование SQL-запросов.Предусмотрено
формирование турпакета,включающего описание
маршрута,набора предоставляемых услуг,графика
заездов,оформление блоков номеров в отеляхи
на транспорте.Удобной функцией является
формирование прайс-листа в формате Excel,в
котором указывается различные варианты
стоимости туров в зависимости от выбранных
состовляющих тура.Программный комплекс
«Само-Тур» обеспечивает ведение календаря
бронирований с указанием сроков,цен,квот
номеров в отелях и мест на транспорте,а
также эффективную загрузку рейсов в соответствиис
с задаваемым пользователем критериями.Система
обеспечивает постоянный мониторинг блоков
бронируемых услуг по гостиницам и рейсам
в течении всегосезона,за счёт этого не
допускается перебронирование.Она позволяет
оформлять заявки клиентов и контролировать
их оплату.Для оформление заявки клиента
необходимо:
-выбрать стандартный
или сформироваиь индивидуальный
маршрут;
-определить
дату поездки;
-знать анкетные
данные туриста(ФИО,паспортные данные,дата
рождения,ввод дополнительных сведений
для формирование анкет в посольство);
-осуществить
бронирование услуг тура(отели,рейсы,визы,страховки,трансферы,экскурсии
и др.) и указание цены каждой
услуги;
-оформить скидки,комиссии
и доплаты и сформировать суммарную
стоимость тура.
Контроль
оплаты туров осуществляется
ежедневно по каждой заявке,партнёру
и в целом по тура (заезду).Кроме
того,программа дает возможность
изменение статуса заявки,в том
числе её отмены и наложение
штрафных санкций,востановление
отменённой заявки.
В
системе реализована многовалютность
при формировании цены тура
и при оплате;предусмотрены формирование
комисий и скидок для партнёра,тура,сезона,соц
статуса туриста;а также выдача
более 100 стандартных отчётов,в
том числе списков групп туристов,ваучеров,турпутевок,страховых
полисов,анкет в посольствои т.п;имеется
возможность создание отчетов произвольной
формы с помощью системы настройки печатных
форм;проведение статистического анализа
и оценки эффективности рекламной деятельности
турфирмы,а также хранения индивидуальных
настроек для каждого пользователя(профилей).
Программный
комплекс может работать в
сетевом режиме,причем каждому
пользователю могут быть назначены
специальные права доступа к
данным и функциональным режимам.Администратор
может ограничить для пользователя
отдельные возможности или назначить
ему специальные права для
пунктов меню и элементов форм.Кроме
того,возможно ведение протокола,в
котором отмечаются все действия
с указанием даты и времени
операции,а также фиксируются
измененные и удаленные данные;реализована
возможность обмена почтовыми
сообщениями между операторами
в сети.
Система
имеет дружественный двуязычный
интерфейс(рус/англ).Все основные
действия в программе реализованы
при помощи «Мастеров»-спец программ,которые
при выполнении конкретных ведут
пользователя в пошаговом режиме
от начала до конечного результата.
В
системе реализован мрдуль удаленного
бронирования заявок через Интернет,который
предусматривает возможность бронирование
заявки на Web-странице,формирование
отчета о забронированных заявках для
агента,анализ и проведение полученных
заявок в системе.Использование агентами
ресурсов туроператора через глобальную
сеть интернет(удаление заявки)позволяет
ускорить процесс взаимодействия турагент-туроператор.
В
системе существует возможность
организации единого информационного
пространства туроператора и
принимающей стороны,которая обеспечивает
выполнение функций:
-прием и оформление
заявок туроператоров с автомотическим
потверждением заявки
-формирование
счетов туроператорам для оплаты
заявок,контроль счетов гостиниц
-планирование
и контроль трансферов
-планирование
и продажа экскурсий и т.д.
Программу
«Само-Тур» используют следующие
турфирмы: «Пак-Тур», «Пак-Трэвел», «Роза
ветров», «Спектр-Тур», «Люкс-Тур», «Тройка»,
«Детур», «МосТрэвел», «Он Трэвел»,
«ГЕО Туризм», «Пеликан Райзен»
и многие другие.
1.2.2.Тур Win
Программа «TurWin»
была впервые представлена компьютерной
фирмой «Аримсофт» в 1995 г. С тех пор
она прошла обкатку во многих российских
туристических фирмах как в агентских,
так и туроператорских.
Программа «TurWin»
позволяет автоматизировать следующие
основные операции работы туристической
фирмы: ведение баз данных услуг,
(включая все составляющие тура),
клиентов, партнеров, составление калькуляции
туров, оформление туристских (типовая
путевка, ваучеры, ноты в посольства,
различные списки) и бухгалтерских
(договоры, счета, счета-фактуры, приходные
и расходные кассовые ордера) документов,
ведение взаиморасчетов с клиентами,
учет загрузки отелей и рейсов. В
программе существуют и некоторые
вспомогательные режимы. Например,
анализа эффективности рекламы,
статистики и др.
«TurWin» может
работать как на отдельном компьютере,
так и в локальной сети. Причем
цена однопользовательской и сетевой
версий одинакова, и не зависит от
числа подключенных рабочих станций.
Удобство программы в том/ что
пользователь может самостоятельно
и достаточно легко — поскольку
«TurWin» работает в среде Windows —
создавать новые виды документов
и выходных отчетов. Причем все формируемые
документы можно выводить на принтер,
факс-модем или одним нажатием
клавиши пересылать для дальнейшей
обработки в такие программы,
как Word, Excel. В стандартной поставке
присутствуют до десяти типовых выходных
документов. Кроме этого, стоимость
программы включает бесплатную разработку
трех выходных документов по желанию
покупателя.