Особенности кадровой службы

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" (приложение 2);

№ Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника" (приложение 3);

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

№ Т-7 "График отпусков" (приложение 4);

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

№ Т-10 "Командировочное  удостоверение";

№ Т-10а "Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

№ Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Для регистрации и учета  всей документации, создаваемой и  используемой в деятельности кадровой службы Университета, а также хранящейся в ней, используются книги учета  и журналы. Например:

• Книга учета приказов:

• О приеме;
• О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);
• О переводе;
• Об увольнении;

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
• Книга учета личных заявлений сотрудников Университета;
• Книга учета сотрудников принятых на работу;
• Книга учета сотрудников уволенных с работы;
• Книга регистрации больничных листов;
• Книга учета личных дел;
• Книга учета документов для служебного пользования;
• Журнал выдачи личных дел во временное пользование;
• Журнал учета исполнительных листов
• И другие.

Другой особенностью в  деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является способ хранения документации.

Хранению непосредственно  в отделе кадров Университета подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления  деятельности кадровой службы.

Особенностью является то, что документы на сотрудников  профессорско-преподавательского состава  хранятся отдельно от документов управленческо-вспомогательного персонала. Тоже касается регистрации  и ведения учета этих документов.

Трудовые книжки ведутся  на всех сотрудников Университета, кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту  работы). В обязанности инспекторов  отдела кадров входит ведение, учет и  хранение трудовых книжек и вкладышей  к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые  находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких  же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с  работы.

Личные дела заводятся  не на всех сотрудников Университета, а только на ведущих работников профессорско-преподавательского состава, руководящие должности  управленческо-вспомогательного состава  и сотрудников администрации.

Хранятся личные дела в  отдельном помещении, в специальных  несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии  сотрудника).

Учет и регистрация  личных дел ведется в «Книге учета  и алфавита личных дел».

Выдаются личные дела только для служебного пользования. Выдача производится под расписку в специальном  журнале.

На всех остальных работников Университета, кроме обслуживающего персонала, заводятся личные карточки, унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого  образца не переписывались. Новые  карточки не сильно отличаются от предыдущих: они из более плотной бумаги и  чуть больше по размеру. Отрицательным  моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам  старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров в течение  двух лет. Затем они передаются в  архив Университета. Группа учета  личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в  соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем  по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и  учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел Санкт-Петербургского государственного политехнического университета включает в себя следующие разделы:

1. Приказы и инструктивные письма Рособразования РФ по вопросам работы с кадрами. Копии.
2. Приказы ректора университета по личному составу. Копии.
3. Основания к приказам по личному составу.
4. Положение об отделе кадров.
5. Должностные инструкции сотрудников
6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.
8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.
9. Личные дела.
10. Личные карточки преподавателей и сотрудников университета.
11. Списки профессорско-преподавательского состава, научных работников, административно-управленческого персонала.
12. Учетные карточки научных работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.
13. Документы о предоставлении работников университета к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).
14. Заявления о приеме на работу по совместительству.
15. Графики отпусков, заявления на отпуск.
16. Трудовые книжки преподавателей и сотрудников университета.
17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.
18. Документы для служебного пользования.
19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.
20. Описи на дела, сданные в архив.
21. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

Изучив основные положения  номенклатуры дел Университета, можно  сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Для упрощения работы с  документами в кадровой службе Санкт-Петербургского государственного политехнического университета используют автоматизированные системы. Учет документации ведется с помощью  баз данных в Access. Так же облегчению трудовой деятельности работников отдела кадров способствует система под  названием «Радость кадровика». Эта  система позволяет ускорить процесс  поиска необходимой информации и  упорядочивает хранение данных.

Система предоставляет работникам отдела кадров следующие возможности:

• Оперативный доступ к информации о кадровом составе.
• Получение сведений о всех назначениях работника в пределах предприятия, а также о всех приказах, касающихся этого человека.
• Подготовка и издание приказов.
• Изменение штатного расписания, получение информации о ставках, вакансиях, внештатных работниках и занятых должностях.
• Подготовка аналитических данных, получение стандартных форм отчетности и различного вида документов.
• Все сведения хранятся в единой информационной базе, что обеспечивает оперативный доступ к ним с нескольких рабочих мест и параллельную работу в системе нескольких человек.

Однако программу «Радость кадровика» нельзя назвать идеальной. Эта система хоть и проверенная  временем и уже довольно привычная  для сотрудников отдела кадров Университета, но тем не менее морально устаревшая для современного уровня развития автоматизированных технологий. Для учета, регистрации документов и хранении информации можно порекомендовать более новые и усовершенствованные программы, такие как Lotus Domino или EDMS (Electronic Document Management Systems). Что касается систем, предназначенных непосредственно для кадровых служб, здесь тоже прогресс не стоит на месте. Расширенными функциональными возможностями и самыми последними разработками обладают "АиТ:\Управление персоналом" и Boss-кадровик. Эти современные автоматизированные системы обеспечивают эффективную и удобную работу по документированию и управлению персоналом

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Анализ основных направлений  деятельности сотрудников отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета позволил выявить некоторые особенности  ведения делопроизводства в кадровой службе:

1. В основе работы кадровой  службы Университета стоит разделение  состава его сотрудников на  профессорско-преподавательский состав  и управленческо-вспомогательный  персонал. На этом принципе построено  все ведение кадрового делопроизводства.

2. Важной особенностью  является четкое разделение обязанностей  между сотрудниками отдела кадров. Каждый несет ответственность  за определенное направление  деятельности отдела, что сводит  к минимуму риск разглашения  конфиденциальной информации и  способствует направленной работе  над определенными вопросами.

3. Отдел кадров взаимодействует  с другими структурными подразделениями  Университета, кроме того все  они взаимосвязаны и взаимозависимы. Таким образом, в управлении  работой с персоналом задействованы  практически все отделы, но документирование  занимается исключительно кадровая  служба.

4. В кадровом делопроизводстве  используются преимущественно документы  унифицированных форм. Это обусловлено  большой степенью важности оформления  и ведения кадровой документации.

5. Принцип разделения  состава работников соблюдается  при учете и регистрации документов. Кроме того в кадровом делопроизводстве  недостаточно двух-трех книг и  журналов для учета. Как показывает  изучение работы кадровой службы  Университета, их необходимо намного  больше. Это особенность связана  с разнообразием и множеством  кадровых документов, каждый вид  которого независим от других  и требует особого отношения  при работе с ним.

6. В кадровом делопроизводстве  хранению документов уделяется  особое внимание, что обуславливается  важностью заключенной в них  информации и передачей на  дальнейшее хранение.

7. Кроме того весь процесс  кадрового учитывает вопрос защиты  персональных данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно  связаны в своей работе с  подобного рода информацией, что  требует от них компетенции  в вопросах законодательства  и, конечно же, аккуратного и  точного ведения делопроизводства.

8. Использование современных  автоматизированных технологий, специально  предназначенных для работы кадровых  служб. Например: «Радость кадровика», "АиТ:\Управление персоналом" и  Boss-кадровик.