Особенности кадровой службы

В соответствии с ФЗ от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» персональные данные относятся  к категории конфиденциальной информации. Не допускается сбор, хранение, использование  и распространение информации о  частной жизни, а равно информации, нарушающей личную тайну, семейную тайну, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений физического лица без его согласия, кроме как на основании судебного решения. Персональные данные не могут быть использованы в целях причинения имущественного и морального вреда гражданам, затруднения реализации их прав и свобод.

Работодатели, владеющие  информацией о гражданах, несут  ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования  этой информации.

Трудовым кодексом⁷ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина предусмотрено соблюдение работодателем и его представителями следующих общих требований при обработке персональных данных работника:

• обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
• все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника представляется возможным получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
• работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем в установленном порядке за счет его средств;
• работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
• работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Порядок хранения и использования  персональных данных работников в организации  устанавливается работодателем  с соблюдением требований Трудового  кодекса.

В соответствии со статьей 57 в трудовом договоре могут предусматриваться  условия о неразглашении государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой законом тайны. В трудовые договоры с соответствующими работниками  следует включать условие о неразглашении  конфиденциальной информации о персональных данных работников, к которой они  имеют доступ в силу своих должностных  обязанностей.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования⁸:

• не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
• разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, ограничив их правом получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
• передавать в установленном Трудовым кодексом порядке персональные данные работника представителям работников, ограничив эту информацию только теми сведениями о работнике, которые необходимы для выполнения указанными представителями своих функций.

Законом об информации предусмотрено  право граждан на доступ к документированной  информации о них, уточнение ее в  целях обеспечения полноты и  достоверности сведений. Граждане имеют  право знать, кто и в каких  целях использует или использовал  эту информацию. Ограничение доступа  граждан и организаций к информации о них допустимо лишь на предусмотренных  федеральными законами основаниях. Кроме  того, владелец документированной информации о гражданах обязан бесплатно предоставить информацию по требованию тех лиц, которых она касается.

Статьей 90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку  и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

Анализ некоторых положений  Трудового кодекса Российской Федерации  позволяет сделать вывод о  том, что на сотрудников кадровой службы накладывается серьезная  ответственность. Их компетентность в  вопросах законодательства, связанных  с защитой, хранением и обработкой персональных данных имеет большое  значение и влияет на каждого работника  в отдельности и на всю организацию  в целом.

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ

Прохождение преддипломной  практики в Санкт-Петербургском  государственном политехническом  университете дало возможность изучить  основные направления деятельности кадровой службы «изнутри» и проанализировать ее особенности.

Санкт-Петербургский государственный  политехнический университет — государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования федерального подчинения в системе непрерывного образования, деятельность которого направлена на развитие образования, науки и культуры путем проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и обучения в сфере высшего, послевузовского и дополнительного профессионального образования по широкому спектру естественнонаучных, гуманитарных и других направлений науки и техники.

Университет является некоммерческой организацией, финансируемой из Федерального бюджета, и не ставит в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли.

Университет имеет свои традиции и является ведущим центром развития образования, науки и культуры Северо-Западного  региона в областях своей деятельности.

Отдел кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является самостоятельным структурным  подразделением, подчиненным непосредственно  ректору Университета. Его работа регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности  сотрудников отдела кадров прописаны  в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел  руководствуется Уставом Университета, Конституцией Российской Федерации, Законом  Российской Федерации «Об образовании», Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Особенности работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета, как  и любого другого учебного заведения, связаны с тем, что состав работников Университета подразделяется на професорско-преподавательский  состав (далее ППС) и управленческо-вспомогательный  персонал (далее УВП).

То есть в Университете предусматриваются должности научно-педагогического (профессорско-преподавательский состав, научные работники), инженерно-технического, административно-хозяйственного, производственного, учебно-вспомогательного и иного  персонала.

К профессорско-преподавательским  относятся должности: декана факультета, заведующего кафедрой, профессора, доцента, старшего преподавателя, преподавателя, ассистента. Педагогические работники – работники, осуществляющие педагогическую деятельность.

К управленческо-вспомагательному персоналу относятся секретари, бухгалтера, инспекторы кадров, диспетчеры, юристы и так далее.

Во главе кадровой службы Университета стоит начальник отдела кадров – Голощапова Евгения Анатольевна, у нее есть свой заместитель. Им подчиняются  инспекторы отдела кадров (приложение 1). Каждый инспектор имеет свои функциональные обязанности, исходя из которых формируются  следующие группы:

• Инспекторы сектора профессорско-преподавательского состава (организация и проведение конкурсного отбора, документационное оформление приема, перемещения и увольнения ППС);
• Инспекторы сектора управленческо-вспомогательного персонала (документационное оформление приема, перемещения и увольнения УВП);
• Группа учета личных дел (оформление, ведение, учет и организация хранения личных дел);
• Группа, занимающаяся документационным оформлением отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий, а также финансовой стороной этого вопроса;
• Группа по оформлению пенсионных дел, а также государственных наград.

Изучение данной структуры  работы позволило выявить основные функции отдела кадров Университета. Так же был сделан вывод, что эти  функции непосредственно связаны  с документационным обеспечением управления персоналом, к ним относятся:

• издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);
• оформление, учет и хранение трудовых книжек;
• формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;
• ведение учета представления ежегодных отпусков;
• подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;
• подготовка статистических отчетов;
• подготовка наградных материалов, передача их в вышестоящие органы;
• обеспечение руководства университета необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;
• ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих в Университете;
• ведение учета студентов, аспирантов и ординаторов-призывников и оформление им справок о предоставлении отсрочки от призыва их на военную службу на период обучения в университете.

При осуществлении этих функций  отдел кадров Университета взаимодействует  с другими структурными подразделениями:

• факультетами и кафедрами;
• администрацией Университета;
• юридическим отделом;
• бухгалтерией;
• отделом по управлению внебюджетной деятельностью;
• общим отделом;
• социальным отделом;
• профсоюзными организациями

К примеру, общий отдел  занимается непосредственно организацией связи между структурными подразделениями  Университета (рассылка копий документов по кафедрам и подразделениям, передача информации и т.д.).

Секретари на кафедрах и  других структурных подразделениях Университета на местах собирают необходимые  документы по работе с персоналом (различные заявления, представления, ведомости, табеля и др.), консультируют  персонал по соответствующим вопросам, а так же отвечают на запросы отдела кадров.

В юридическом отделе визируются юристом приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания и  другие.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и т.п. Бухгалтерией могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Отдел по управлению внебюджетной деятельностью занимается вопросами, связанными с коммерческой деятельностью  Университета. Здесь согласовываются  все надбавки к заработной плате  работников, дополнительные премии и  так далее.

В администрацию Университета направляются документы для подписания и утверждения руководством (проректорами).

Важным направлением работы кадровой службы Санкт-Петербургского государственного политехнического университета является деятельность по документированию трудовых отношений. К особенностям ведения делопроизводства в кадровой службе можно также отнести использование  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты":