Особенности кадровой службы

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

• руководство работой отдела;
• обеспечение выполнения работ;
• разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• создание условий для повышения квалификации персонала;
• контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;
• внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• основы экономики, организации труда и управления;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

В бюджетных организациях существуют определенные требования к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и стажа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при установлении размера заработной платы.

В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации  в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник  службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

 

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

 

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений  в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими требованиями законов, иных нормативных актов⁴. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций  несут персональную ответственность  за правильную организацию делопроизводства⁵ в своей фирме.

 Под обобщающими понятиями  «кадровая документация» или  «документация по личному составу»  подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках  предприятия и деятельности самой  кадровой службы: персональные и  учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами  включены в Общероссийский классификатор  управленческой документации (документы  по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с  работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

Приказами по кадрам оформляются  также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение  условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников  и др.

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок  оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в  документации по личному составу. К  ней относятся:

• Трудовой договор;
• Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);
• Личные карточки работников;
• Трудовые книжки;
• Табель учета рабочего времени;
• График отпусков;
• Личные заявления работников;

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций  несут персональную ответственность  за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

 

2.1. Основные требования  к работе с приказами 
по личному составу

 

Приказы по кадрам — основные документы, определяющие служебное  положение работников, являются основанием для внесения соответствующих записей  в документы по учету труда  и его оплаты.

Приказами по личному составу  документально оформляются:

• прием, перевод на другую работу, увольнение;
• изменение условий труда, присвоение разрядов;
• установление размеров оплаты труда;
• предоставление отпусков, командирование сотрудников;
• наложение дисциплинарных взысканий и др.

При соблюдении правил работы с документами приказы должны печататься на специальных бланках  или на стандартных листах плотной  бумаги, пригодной к длительному  хранению. По кадровым приказам ведется  нумерация, отдельная от приказов по основной деятельности.

Правильная подготовка приказа  включает в себя составление его  проекта. Компетенция лиц, подготавливающих проект, зависит от его содержания. Руководители структурных подразделений  предприятия направляют в кадровую службу представление, на основании  которого менеджеры, инспекторы отдела кадров готовят соответствующий  проект.

Проекты приказов о поощрениях и взысканиях готовят руководители тех подразделений, которые вносят предложение о поощрении или  наказании работников, входящих в  их непосредственное подчинение.

Формулировка приказа  должна соответствовать действующему трудовому законодательству.

На работников, в связи  с перемещением которых издаются приказы вышестоящей организации (о назначении на должность, переводе в подчиненное предприятие или  увольнении из него), отдел кадров заполняет  приказ типовой формы после того, как получена выписка из приказа  вышестоящей организации. В приказе (распоряжении) определяется дата вступления в должность, установления оклада и  различных надбавок или дата увольнения работника.

Приказы по личному составу  визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных  подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

Приказы по вопросам увольнения, перевода, наложения взыскания визируются юристом (при его наличии).

Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам увольнения, направления  в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.

Приказы по личному составу  подписываются руководителем, а  в его отсутствие – заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении  обязанностей между руководством.

Приказ по кадрам объявляется  работнику, упомянутому в нем, под  расписку. После ознакомления с документом работник расписывается на подлинном  экземпляре приказа и ставит дату. В случае отказа работника от подписи  факт ознакомления удостоверяется подписью начальника отдела кадров и непосредственного  начальника работника.

Копии приказов (распоряжений), заверенные работником отдела кадров, передаются в финансовый отдел предприятия  для открытия лицевого счета на выплату  заработной платы, перерасчета ее при  изменении должности или полного  расчета при увольнении.

Приказы по личному составу  регистрируются, рассылаются и формируются  в дела отделом кадров. Основания  к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное  дело приложений к приказам по личному  составу.

В связи с тем, что приказы  о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные  сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Кадровая служба должна выполнять  весь порядок работы с приказами  по личному составу, так как эти  документы имеют большое значение для организации, как форма регулирования  трудовых отношений между работодателем  и работником, а так же контроля соответствия этих отношений действующему законодательству.

 

2.2. Ведение трудовых  книжек

 

Согласно ст.66 Трудового  кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. В течение всего  периода деятельности работника в организации его перемещения и поощрения отражаются в этом важном для каждого трудящегося документе.

Работа с трудовыми  книжками и внесение в них записей  строго регламентированы: согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок  ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения  ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее - Постановление № 225) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 была утверждена инструкция по заполнению трудовых книжек.

Согласно Правилам работодатель (за исключением работодателей —  физических лиц) обязан вести трудовую книжку на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. На работника, поступающего на работу впервые, заводится  трудовая книжка, которая заполняется  в его присутствии в срок не более недели со дня приема на работу. Работодатель — физическое лицо не имеет права производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Чтобы пресечь хождение поддельных трудовых книжек, Правительство РФ обязало Министерство финансов РФ утвердить порядок обеспечения работодателей новыми бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (п.3 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225), а работодателей — обеспечить учет трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (разд. VI Правил).

2.2.1. Правила заполнения  трудовой книжки

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводах на другую постоянную работу;
• об увольнении работника;
• основания прекращения трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.