Особенности кадровой службы

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В  СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Основы деятельности кадровой  службы 7

1.1.1. Должностная  инструкция сотрудника кадровой  службы 10

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

2.1. Основные требования к работе  с приказами по личному составу

2.2. Ведение трудовых книжек 16

2.2.1. Правила  заполнения трудовой книжки 17

2.2.2. Занесение  сведений в трудовую книжку 19

2.2.3. Вкладыш  в трудовую книжку 20

2.2.4. Выдача  трудовой книжки при увольнении 21

2.2.5. Дубликат  трудовой книжки 21

2.2.6. Расчеты  за трудовые книжки и их  хранение 23

2.2.7. Учет  бланков трудовых книжек 24

2.3. Формирование и хранение дел  в кадровой службе 25

2.3.1. Номенклатура  дел отдела кадров 26

2.3.2. Формирование  личных дел 27

2.3.3. Хранение  дел 30

ГЛАВА 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ 31

ГЛАВА 4. АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ СПБГПУ 34

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 45

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 47

Приложение 1 48

Приложение 2 49

Приложение 3 50

Приложение 4 54

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке  диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время  успех любой компании в первую очередь зависит от возможности  оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией  внутри организации.

Однако особое внимание следует  уделять именно документированию управления персоналом, так как организация  и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие  непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит  отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между  работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность  «на бумаге».

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточным  вниманием многих организаций к  вопросам документационного обеспечения  работы с персоналом. Большинство  работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это  обуславливается в первую очередь  рекомендательным характерам нормативно-законодательных  актов, регулирующих эту область, а  также недостаточной их проработанностью.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

• ознакомление с организационной структурой отдела кадров;
• изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;
• выявление основных направлений работы кадровой службы;
• изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;
• исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной  квалификационной работы был использован  широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная  база. Особое внимание уделялось Трудовому  кодексу Российской Федерации, регулирующему  трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми  в исследовании данной темы стали  труды следующих авторов: Грудцыной  Л.Ю.¹, Кузнецовой Т.В.²,   Кирсановой М.В.³ и других.

Наряду с документационными  материалами источником послужили  личные наблюдения и практический опыт, полученные при прохождении преддипломной  практики в отделе кадров Санкт-Петербургского государственного политехнического университета.

В соответствии с поставленными  задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, четырех  глав, заключения и приложений. Все  составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

 

ГЛАВА 1. МЕСТО  КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

 

Служба по подбору персонала  и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное  структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

• документирование трудовых отношений;
• осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;
• формирование стабильно работающего трудового коллектива;
• создание кадрового резерва;

• организация системы  учета кадров.

Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе  управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и  является деятельность, связанная с  документированием трудовых отношений  и организацией работы с персоналом.

Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная  информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В  современных условиях для повышения  эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе.

Организация работы с документами  влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда  управленческих работников. За счет более  совершенной системы документационного  обеспечения управления достигается  более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор  на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

Руководство каждого предприятия  должно учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет  не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с  действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической  силы. Именно ошибки, допускаемые при  подготовке документов, отсутствие в  них отдельных реквизитов или  неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче  в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового  кодекса РФ и правильном их применении.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять  особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все  особенности работы с кадровыми  документами.

Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько  профессионально организованно  ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

 

1.1. Основы деятельности  кадровой службы

 

Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность. 

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения  отдела.

Численный состав и структура  кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

• самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;
• выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации; 
• выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы. 

Функциональные обязанности  кадровой службы заключаются в следующем: 

•разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

• оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;
• учет личного состава;
• хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• контроль исполнения руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;
• создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• работа по созданию резерва на выдвижение;
• подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию работников;
• подготовка и систематизация материалов для аттестационной 
  комиссии;
• подготовка материалов для представления работников к поощрению и награждению;
• принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации  кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения  направляются:

• сведения о нарушителях трудовой дисциплины;
• копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;
• копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;
• сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию  сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

• требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;
• принимать работников, организации по вопросам перемещения и увольнения;
• взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;
• требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает ответственность  начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

1.1.1. Должностная  инструкция сотрудника кадровой  службы

 

Что касается должностной  инструкции работника отдела кадров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».