Разработка проекта участия предприятия в выставке

Определяющее условие в разработке штатной численности сотрудников – требуемое количество стендистов. В российском лексиконе укоренилось понятие стендиста как лица, работающего на стенде. Как правило, это работник или специалист предприятия, откомандированный на выставку и выступающий как член коллектива, выполняющий определенные обязанности на стенде, в первую очередь, работающий с клиентами и посетителями.

Персонал должен иметь достаточные знания о:

• собственном предложении товаров и услуг,
• ценах и условиях ценообразования,
• конкуренции и предложении конкурентов,
• целевой группе,
• составе посетителей выставки,
• важных клиентах и заинтересованных покупателях.

 

 

На торговой выставке нужно завязать как можно больше контактов. Наибольший успех в установлении контактов имеют те, кто умеет привлечь внимание посетителей. Каждого посетителя надо рассматривать как потенциального клиента. Завоевать его – это искусство, которому надо учиться.

Надо помнить, что выставки – это живые и сиюминутные мероприятия, где однажды упущенную возможность разговора вернуть уже невозможно.

2.3 Заключительная часть работы на стенде 

Непосредственно сразу после окончания выставки с сотрудниками стенда должна быть проведена заключительная беседа. Пока воспоминания еще свежи, можно учесть некоторые частности общего характера, желательно их письменно зафиксировать, чтобы использовать их потом при подготовке заключительного отчета. В письменном отчете могут быть даны рекомендации для следующих презентаций товара.

Демонтаж стенда можно начинать только после официального завершения мероприятия. Не следует в последний день выставки шокировать посетителей видом полупустых стендов. Как характерно для российских выставок, заинтересованный посетитель может появиться и перед закрытием выставки.

Своевременная организация разборки и транспортировки помогает сэкономить время и избежать стрессовой ситуации.

Выставочный стенд за счет своей архитектуры должен представлять собой просторное помещение, удобное для получения информации для посетителей и по существу дела, и лично для персонала. Успех обеспечивают компетентный персонал стенда и соответствующий своим функциям ход работы выставки.

3. Мероприятия, намечаемые  и реализуемые после выставки

Конгрессные мероприятия — неотъемлемая часть деловой программы выставки. При их организации и продвижении важно учитывать их тип, чтобы избежать дезориентации участников. Содержание и способ проведения мероприятия должны соответствовать заявленному в названии типу. Различают следующие типы мероприятий :  
 Конгресс — «съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения)». Имеет сложную структуру мероприятий, обширную географию участников, широкий общественный резонанс.  
 Форум — «массовое собрание, съезд»: По структуре и технологиям подготовки сходен с конгрессными мероприятиями.  
 Конференция — «большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций, групп». Имеет более практический/научный характер, более однородна по структуре и проблематике. Один из традиционных типов деловых мероприятий на выставке.  
 Семинар — «групповое занятие для специальной подготовки, для повышения квалификации». Имеет практический/методический характер, число участников более ограничено. Распространенный тип делового мероприятия на выставке.  
 Симпозиум — «совещание, конференция по специальному научному вопросу». Предметом симпозиума может стать узкоспециальный аспект двусторонних отношений, экономического сотрудничества и др. Предполагает профессиональную аудиторию.  
 «Круглый стол» — «обсуждение, дискуссия по актуальной теме/проблеме/событию». Принцип организации: равноправие участников.

Профессиональные «цеховые» мероприятия

Можно выделить несколько видов профессиональных мероприятий, которые могут быть проведены на площадке выставки:  
 Совещание — «заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-либо специального вопроса». Целесообразно включение в орбиту выставки отраслевых совещаний, организация выездных совещаний на выставочной площадке. Участники совещаний получают наглядный демонстрационный материал в виде экспонатуры выставки, а участники выставки — профессиональную (и часто влиятельную) аудиторию.  
 Заседание профессионального клуба, объединения, союза — важный инструмент привлечения целевой аудитории на выставку.  
 Специальные показы и демонстрации — используются для демонстрации комплексных технологических и иных процессов, новинок в различных отраслях. Этот тип мероприятий имеет смешанную презентационно-деловую структуру. Организация подобных мероприятий чрезвычайно важна на выставке, так как при этом достигаются несколько целей:

• демонстрация новинок для специалистов отрасли (привлечение целевой аудитории);
• PR выставки (обычно это зрелищные динамичные мероприятия, поэтому они привлекают большое количество представителей СМИ, и особенно телевидения;
• имиджевая реклама выставки.

Конкурсные мероприятия

Важной составляющей выставок являются профессиональные конкурсы. Их организаторами выступают отраслевые ведомства, профессиональные ассоциации и объединения организаторы выставки, экспоненты. На практике обычно реализуется схема, когда организационную часть конкурса берут на себя организаторы выставки, а профессиональную (экспертная оценка, формирование комиссии) — субъекты отраслевого рынка.  
 Для проведения конкурсов заблаговременно формируется конкурсная комиссия, разрабатывается положение о конкурсе и условия участия. Заявка на участие в конкурсе рассылается участникам выставки вместе с заявочной документацией.  
 Особого внимания организаторов требует разработка процедуры отбора и оценки экспонатов и вопросы инфраструктуры (оборудование залов, протокольные вопросы, информирование общественности о результатах конкурса, процедура награждения лауреатов).  
Различают несколько видов конкурсов: 

    -  дегустационные конкурсы; 
    - отраслевые конкурсы; 
    - конкурсно-презентационные мероприятия (конкурсные показы коллекций одежды, конкурсы парикмахерского искусства, конкурсы красоты); 
    -конкурсы, организуемые дирекцией выставки (потребительские конкурсы, конкурсы «Лучший стенд» и другие).

 

4. Документационное  обеспечение участия в выставке

Документами, регламентирующими и обеспечивающими участие в выставке являются:

1) Заявка  на участие в выставке

2) Маркетинговый  план участия в выставке

3)Типовой  договор участника выставки с  ее устроителем (прилагается).

4) Обеспечение  стендиста необходимыми документами, аксессуарами и материалами: 
Документы: 
 1. Документация по выставке: 
• копия (оригинал) Договора с Оргкомитетом;  
• платежное поручение (если деньги переводились в последний момент); 
• счета-фактуры и дополнительные документы, которые необходимо заверить печатью устроителя выставки. 
2. Командировочное удостоверение (в случае работы "на выезде») 
3. Прайсы, рекламные листовки. 
4. Каталоги. 
5. Заполненные счета на свою продукцию. 
6. Типовые Договора. 
7. Накладные. 
8. Карта города, где проходит выставка (в случае работы "на выезде"). 
9. Деньги. 
10. Валюта страны пребывания. 
11. Мелочь для сдачи. 
Деньги должны быть взяты из расчета, что за ряд услуг Оргкомитета выставки необходимо будет рассчитываться на месте, а также закупить ряд товаров у других экспонентов для фирмы прямо на выставке.

 

Информация, реклама и фирменный стиль: 
• Визитные карточки (с избытком). 
• Каталоги. 
• Бэйджи сотрудников. 
• Фирменная одежда. 
• Сувениры. 
• Расписание презентаций, графика присутствия специалистов и т.п.  
• Тара для рекламы (листовок, буклетов и т.п.). 
• Недорогие авторучки (в избытке). 
Пояснение: при проведении анкетирования нужно иметь огромное количество ручек на случай потерь, поломок и т.п. 
Необходимо также иметь канцтовары, калькуляторы, телефоны, фотоаппараты, материалы для уборки, удобная обувь и т.п. 
Листовки, брошюры, буклеты.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Практическая часть

 

Регистрационный сбор

В стоимость регистрационного сбора входит:

• размещение текстовой информации (до 500 знаков) экспонента в официальном каталоге выставки (информация, превышающая данный объем, размещается за дополнительную плату);
• предоставление 1 экземпляра каталога выставки;
• бейдж экспонента;
• общая реклама выставки в СМИ;
• право на участие одного представителя экспонента в мероприятиях выставки, не требующих специальных приглашений;
• прокат 1 стола и 2 кресел.

8. ЗАЯВКА НА  УЧАСТИЕ  В  ВЫСТАВКЕ-ЯРМАРКЕ
ЭКСПОНЕНТ (название предприятия):
ПЛАТЕЛЬЩИК: (название):
ФИО ответственного за участие в выставке:
Контактный тел. (код):
Просим зарезервировать с _______________ по ________________      ____-_______ мест в гостинице ________ ___________ Студия ____ АПАРТАМЕНТЫ ________ 2-х местн. _________1-местн. ________ люкс
Дополнительный регистрационный сбор на _________ количество представителей
Ф.И.О. представителей на выставке:
Заказываемый выставочный стенд (номер стенда, м2):
Дополнительные услуги:
Название предприятия для надписи на фризе (до 15 знаков):
ИНФОРМАЦИЯ  В  официальный КАТАЛОГ выставки
НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ	ЮР. ФОРМА (ООО, ЗАО И Т. П.)	КОНТАКТЫ		ИНФОРМАЦИЯ О ПРЕДПРИЯТИИ: ПРОИЗВОДИТ, ПРОДАЕТ, КУПИТ (НЕ БОЛЕЕ 500 ЗНАКОВ!)
		ПОЧТОВЫЙ ИНДЕКС, АДРЕС
		ТЕЛЕФОН (КОД)
		ФАКС (КОД)
		ЭЛ. ПОЧТА
		САЙТ

 

 

 

1.Разработка плана организации участия в выставке

 

Цели:

• ориентировка в ситуации внутри отрасли;
• проверка конкурентоспособности товара (услуг);
• ознакомление с новыми рынками (открытие рыночных ниш);
• изучение тенденций развития производства товаров (услуг);
• знакомство с конкурентами (анализ – какой из конкурентов на какой из выставок представляет свою продукцию);
• увеличение сбыта.

 

 Коммуникативные цели:

• знакомство с новыми группами покупателей;
• возрастание степени известности предприятия;
• привлечение внимания к марке фирмы за счет предоставления новых услуг и улучшения качества товара;
• пополнение картотеки покупателей;
• непосредственное наблюдение за конкурентами;
• сбор новой рыночной информации;

Ценообразовательные цели:              

определение диапазона цен. 

Цели товарной политики:

• оценка приемлемости ассортимента на рынке, включая дизайн товара, качество, жизненный цикл, цены;
• расширение ассортимента;

Конечная цель участия в любой выставке – нахождение новых клиентов и закрепление отношений со старыми и, как следствие, заключение сделки (продажа).

Задачи:

• Знакомство с рынком Красноярска
• Проведение промо - акции
• Поиск площадки для сбыта
• Заключение контрактов
• Демонстрация культуры и искусства
• Демонстрация отрасли деятельности
• Проведение промо-акции

Основные мероприятия:

• определение целей участия в выставке
• выработка рекламной идеи
• составление плана выставочного стенда (дизайн, оформление)
• составление сметы расходов
• подача заявки, заключение договора с оргкомитетом, оформление заказа на оборудование и услуги
• изготовление рекламных материалов: информационных листов; плакатов; буклетов; проспектов; визитных карточек
• подготовка информационных материалов: технических описаний; прайс-листов; папок стендистов
• подготовка программы семинаров, презентаций, конкурсов
• подготовка стендистов и персонала
• рассылка сообщений потенциальным клиентам
• составление расписания работы персонала
• инструктаж персонала
• подготовка экспонатов и логистики