Разработка проекта участия предприятия в выставке

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРЕЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный аэрокосмический университет

 имени академика М. Ф. Решетнёва» 

(СибГАУ)

 

Кафедра рекламы и культурологии

 

Контрольная работа по дисциплине

Основы выставочного дела:

 

РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА УЧАСТИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ

В ВЫСТАВКЕ

 

     Выполнил (ла) студент (ка)

     3  курса, группы  БР12-01

           Логинова А.С

Васильева Н.А

                                                           Научный руководитель:

     кандидат исторических наук

Титов Евгений Владимирович

 

 

Красноярск 2014

Содержание

Введение…………………………………………………………………………..3

Глава 1. Теоретическая часть……………………………………………………4

1. Технологии подготовки  к участию в выставке……………………................4

1.1. Выставка как инструмент  маркетинга, рекламы и продвижения  на рынке………………………………………………………………………………4

1.2. Основные направления  работ по организации участия  в выставке…………………………………………………………………................5

1.3 Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке……………………………………………………………………………7

2. Организация работы  на выставке……………………………………..............8

2.1. Планирование действий  персонала на выставке………………………….11

3. Мероприятия, намечаемые  и реализуемые после выставки……………….13

4. Документационное обеспечение  участия в выставке………………………15

Глава 2. Практическая часть…………………………………………………….17

1. Разработка плана организации  участия в выставке………………………..18

2. Подготовка и издание  информационно-рекламных материалов

 для участия компании  в выбранной выставке………………………………...23

Словарь терминов………………………………………………………………..24

Список литературы………………………………………………………………26

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Выставки — это демонстрация достижений материальной и духовной жизни общества, с целью их пропаганды, рекламы и внедрения в практику.

Актуальность проблемы организации выставок является своеобразным срезом вполне конкретной рыночной ситуации, она дает возможность не только осуществлять поиск соответствующих рынков, но и участвовать в выходе на эти рынки с помощью наиболее эффективных способов. Каждая выставка – важная и, что ценно, емкая в плане материальных затрат часть маркетингового плана любой организации, которая принимает в ней участие в роли экспонента, посетителя или, тем более, организатора.

Ценность исследований на выставках состоит в том, что они:

- дают возможность  получить богатый объем данных  быстро дешевле, нежели в обычных  условиях;

- позволяют достичь  углубленного понимания рыночной ситуации, не ориентируясь на затратный и долговременны массовый сбор данных;

Цель данной контрольной работы является формирование  практических навыков и умений в области организации и проведения выставочно-презентационной деятельности в сфере культуры.

Задачи:

1. Раскрыть теоретические  аспекты выставочной деятельности.

2. Разработать  план участия организации в  выставке.

3. Спроектировать  стенд компании и его оформление.

4. Разработать  комплект информационно-рекламных  материалов.

Предмет: исследование комплекса мероприятий составляющих выставочную деятельность.

Объект: организация, готовящаяся к непосредственному участию в выставке.

 

 

 

 

Глава 1. Теоретическая часть

 

1. Технологии подготовки  к участию в выставке

 

                                           Технологии: 

• определение значения выставки в системе маркетинга;
• конкретизация целей участия в выставке;
• сбор информации о проводимых в стране или других странах выставках, представляющих для фирмы интерес;
• оценка группы клиентов-посетителей; 
• отбор и принятие решений по конкретной выставке-ярмарке;
• составление сметы расходов;
• организационный процесс: подбор персонала, выбор экспонатов типа выставочного стенда и режим работы стенда, транспортировка, страхование, реклама и т.д.

 

1.1  Выставка как инструмент маркетинга.

Участие предприятия в выставках должно служить всем компонентам комплекса маркетинга. Современная выставка – это не только эффективное средство сбыта, это важнейшее средство коммуникаций и обмена информацией. Она связана со всеми инструментами маркетинга, поэтому участие в выставке служит достижению самых разнообразных предпринимательских целей – позволяет осуществлять одновременно и коммуникативную, и ценообразовательную, и сбытовую, и товарную политику предприятия.

 Выставки, в первую очередь торговые, – самая сложная форма маркетинга, включающая в себя почти все современные механизмы торговли и инструменты маркетинга, хорошо спланированное участие в выставке должно все это учитывать и гармонично сочетать. Каждая конкретная выставка имеет свои характеристики и особенности (место и сроки проведения, характеристики числа участников, посетителей, статус, рейтинг и др.). Затраты на участие в ней можно обосновать только проведя тщательные исследования исходя из ее соответствия предпринимательской стратегии предприятия.

Начинать надо с подбора и анализа всех необходимых для этого внутренних данных (о товаре, о формировании ассортимента) и внешних сведений (о клиентуре, конкуренции). После этого проводится оценка собственной концепции маркетинга. Эта оценка дает ясность в вопросе о том, должна ли выставка использоваться как дополнительное средство маркетинга. Последствия участия в выставке нужно осмысливать в рамках общей концепции маркетинговой политики предприятия. За счет участия в выставке предприятие добивается для себя положительного синергического эффекта. Выставка будет успешной, прежде всего, в том случае, если будет обеспечено ее согласование с другими составляющими инструмента маркетинга.

 

1.2 Основные направления работ по участию в выставке.

Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: предвыставочная работа, работа на выставке и работа после выставки.

Даже если открытие выставки еще очень далеко, подготовку к ней следует уже начинать. Процедура подготовки к ярмарке-выставке занимает, как правило, от 20 до 52 недель в зависимости от размеров предприятия, места проведения мероприятия и многообразия поставленных целей.

План сроков выполнения работ. В плане сроков должны быть отражены все виды деятельности – в зависимости от конкретных задач – в четкой временной последовательности. Разработке плана предшествует составление подробного перечня отдельных действий с параллельной оценкой сроков, требующихся для выполнения каждого из них в отдельности. Необходимо отметить, что основанием для составления такого перечня служат ограничительные сроки – обязательные даты представления необходимых документов. Затраты времени на реализацию конкретных задач тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения работ учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки периоды монтажа и разборки.

Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами деятельности, которые требуют планирования на долгий срок (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды работ рассчитываются с некоторым заделом, т.е. дата начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимыми для ее выполнения действиями.

Методы организации, смета расходов, а часто и конечный результат зависят от способа участия предприятия в ярмарке-выставке. Безусловно, участие в выставке в качестве самостоятельного экспонента со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для «первого выступления» можно выбрать и другие формы участия, например, групповое. Это освободит новичка от многих организационных хлопот.

Выбор способа участия диктуется различными факторами, в числе которых:

• размеры предприятия,
• наличие у него необходимых экономических средств,
• наличие программы участия, вытекающей из его политики маркетинга,
• степень готовности участия в выставке-ярмарке в конкретный период времени,
• уровень осведомленности о конкретной ярмарке-выставке,
• ожидаемые от участия результаты,
• опыт и организационные возможности (персонал, время, готовность к риску и т.д.),
• возможные ограничения со стороны организаторов ярмарки-выставки (например, особые условия для частных лиц),
• обязательства предприятия, вытекающие из принадлежности к отрасли (например, групповое представительство страны) или иных обязательств,
• наличие государственной политики в отношении ярмарок и выставок (ее целенаправленность, наличие обоюдных интересов государства и предприятия-экспонента) и т.д.

Еще одной формой участия является систематическое посещение отраслевых выставок-ярмарок в течение одного-двух дней для наблюдения за конкурентами и знакомства с состоянием технологий.

Выставочная программа вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки.

На стадии выбора экспонатов должна доминировать мысль о том, что экспонат должен нравиться потребителю, а не только экспоненту. Поэтому для ограничения числа ошибок выставочная программа должна предусматривать решение ряда вопросов:

Следует представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, наиболее выразительные проблемные решения?

Что обязательно следует показать на выставке?

Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов? Что в них следует особо подчеркнуть?

Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?

Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?

Соответствуют ли дизайн, окраска, упаковка предпочтениям посетителей?

Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?

Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?

Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?

Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?

Сколько места для этого нужно?  

Зачастую по списку экспонатов определяется необходимое место на стенде для их размещения. Однако не это значение является определяющим для выбора его размеров. Определяющим является число стендистов, которые должны работать на стенде, чтобы обеспечить достижение фирмой поставленной цели участия в выставочном мероприятии. Окончательные размеры стенда определяются с позиций реализации целей участия в ходе последующей итерации площадей, необходимых для работы стендистов с клиентами и демонстрации экспонатов и окончательно с учетом финансовых возможностей фирмы.

 

1.3 Первоочередные шаги после принятия решения об участии в выставке

Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующую информацию: планы территории, планы павильонов, документы для регистрации, документы об услугах, предлагаемые места для стенда, условия проведения выставки, инструкции.

В заявке нужно указать:

• минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м),
• расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура),
• габариты стенда (длина и ширина),
• тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд),
• отклонения от заранее заданной схемы распределения места,
• конструкцию (одно- или двухэтажный стенд),
• данные о выставляемых товарах (структура по отраслям),
• субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы,
• данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.

При совместном участии в выставке заявку подает та организация, которая занимается организационными вопросами.

Условия участия в выставке (договор на участие). 

В документе об условиях участия в выставке регулируются такие пункты договора, как допуск на выставку, арендная плата за стенд, условия оплаты, возможное расторжение договора, регистрация субэкспонентов и дополнительно представляемых фирм.

В технической части намечаются сроки, даются инструкции по монтажу и разборке, описания оформления стенда, характеристики строительных материалов, которые разрешено применять, обязательства по избежанию излишних отходов и их вторичному использованию, указываются высота стенда, допустимая нагрузка на занимаемую поверхность, называются технические установки для обслуживания стенда, даются разъяснения по поводу показов и рекламы на стендах, противопожарной охраны, предупреждения несчастных случаев и требований техники безопасности, материальной ответственности и страхования.