Функции и теория организации

Персонал поддержки выполняет функции, связанные с косвенной поддержкой  функционирования  основного производства. Примерами таких подразделений являются юридический отдел, канцелярия, отдел исследований, редакционно-издательский отдел в университетах  и  др. Существование этих подразделений в структуре отражает стремление  организаций  к интеграции всех аспектов их жизнедеятельности и уменьшению неопределенности внешнего окружения.

Функции, выполняемые каждым из пяти компонентов, могут совмещаться и иногда выполняться одним и тем же участником.

 

5.7 ФОРМЫ СТРОЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ: ДИВИЗИОНАЛЬНАЯ СТРУКТУРА 

Дивизиональная структура может быть представлена как совокупность самостоятельных отделений (дивизионов), сориентированных на какой-то конечный результат – продукт, потребителя или рынок. Господствующим компонентом такой структуры являются «промежуточные инстанции». В теории организации дивизиональную схему определяют как «скоординированную децентрализацию». Высший уровень в организации централизует планирование и распределение ресурсов, принимает стратегические решения, в то время как промежуточные инстанции принимают оперативные решения и ответственны за получение прибыли.

Принципиальное отличие дивизиональной структуры от предыдущих состоит в том, что ее элементы, дивизионы, не только имеют собственную административную надстройку, но и как бы «накрыты» сверху еще одной структурой со своей административной надстройкой – штаб-квартирой. Сильные и слабые стороны дивизиональной структуры:

1) она обеспечивает рост и эффективное управление различными видами деятельности;

2) создает кадровый резерв для стратегического уровня организации;

3) разделение решений по уровням ускоряет их принятие и повышает качество; вместе с тем внутри производственных отделений наблюдается тенденция к «укорачиванию» целей.

Из-за роста управленческого аппарата за счет создания отделений увеличиваются накладные расходы. Централизованное распределение ключевых ресурсов в случае их недостатка может привести к развитию межотделенческих конфликтов. В больших дивизиональных организациях затруднена межотделенческая карьера, и при механистическом подходе человек оказывается потерянным, его ресурс используется неэффективно.

 
5.8 ПРОЕКТНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

Проектная структура используется в тех случаях, когда принимается решение сосредоточить максимальное количество ресурсов организации на определенном проекте в течение конкретного срока. Проектом считается любой процесс целенаправленных изменений в организации (например, модернизация производства, освоение новых видов продукции или технологий и т. п.), обладающий следующими характерными чертами:

1) целостный  характер деятельности;

2) участие  в работе различных специалистов, между которыми устанавливаются  отношения кооперации;

3) четко сформулированный  конечный результат деятельности;

4) ограничения  во времени и ресурсах, выделяемых  для достижения целей проектирования.

Проектная структура обладает большой гибкостью, но при проведении нескольких проектов приводит к необходимости распределения ресурсов между ними. Исследования показывают, что две трети проблем, связанных с проектной структурой, возникает из-за плохой кооперации между проектными группами, отсутствия увязки с внешней средой и базовой структурой управления организации.

 
5.9 МАТРИЧНАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Матричная структура представляет собой решетчатую организацию, построенную, в отличие от проектной, по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной стороны – непосредственному руководителю базового подразделения (службы), которое выделяет ресурсы (в том числе персонал); с другой – руководителю временной целевой группы, который наделен необходимыми полномочиями для организации работ по конкретной программе.

 

Организация, построенная по матричному принципу, сочетает достоинства простой и проектной структур: для успешной реализации проекта назначается одно конкретное лицо, более гибко и эффективно используются сотрудники, появляется возможность быстро реагировать на нужды проекта и заказчиков, стимулируется групповая организация работ. В то же время матричная структура нарушает классические принципы организационного строения – принципы иерархии и единоначалия, препятствует возникновению неформальных групп. Анализ практики организационного строительства свидетельствует, что матричная структура эффективна там, где требуется объединить усилия профессионалов для качественного решения сложных проблем.

 
5.10 СЕТЕВАЯ СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Сетевая структура означает, что организация дезагригирует свои основные функции (производство, продажи, финансы, научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы) между отдельными работающими по контрактам компаниями, в качестве брокера (посредника) которых выступает небольшая головная организация.

Сетевые организации отличаются от организаций других типов рядом признаков. Во-первых, сетевые организации больше полагаются на рыночные механизмы, чем на административные формы управления потоками ресурсов. Во-вторых, многие недавно разработанные сети предполагают более действенную и заинтересованную роль участников. В-третьих, во все большем количестве отраслей сети представляют собой объединение организаций, основанное на кооперации и взаимном владении акциями участниками группы – производителями, поставщиками, торговыми и финансовыми компаниями.

Основные достоинства сетевой структуры организации:

1) конкурентоспособность на мировом уровне;

2) гибкое использование рабочей силы;

3) высокая адаптивность к требованиям рынка;

4) сокращение числа уровней иерархий (2–3 уровня) и, соответственно, потребности в управленческом персонале.

Основные недостатки сетевой структуры организации:

1) отсутствие непосредственного контроля за деятельностью контроля за деятельностью компании;

2) возможность нежелательной утраты участников группы (если субподрядчик отходит от дел или его предприятие терпит банкротство);

3) низкая лояльность сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

Глава 6. Организационное проектирование 

6.1 СУЩНОСТЬ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

 

Важной особенностью современной науки является стремление представить проблему формирования и совершенствования производственных систем как научную задачу организационного проектирования.

Организационное проектирование как процесс – это упорядочение организационно-структурных характеристик системы для достижения или улучшения их эффективности, адаптивности и результативности.

Предметом организационного проектирования в низовом звене народного хозяйства – на предприятии, в учреждении – является система организации производства, труда и управления в организации в целом, в ее подразделениях или отдельных видах деятельности.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или предложений по изменению существующих систем, а результатом – комплект технической, организационной и планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления на практике организационной, производственной системы.

Современные подходы к организационному проектированию целесообразно рассматривать по следующим направлениям:

1. Проектирование организационной системы как задача синтеза структуры из некоторых элементов. Эта задача двуедина: решаются задачи формирования, во-первых, производственной структуры на основе исследования протекающих в системе производственных процессов; а во-вторых – структуры системы управления путем группировки работ, должностей, элементов информационного процесса и т. д.

2. Проектирование организационной системы как задача рационализации технологии организационных процессов. Здесь на основе разных подходов разрабатываются собственно организационные процессы.

3. Проектирование системы показателей и оценки результатов деятельности организационной системы.

 
6.2 ПРОЦЕСС ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

 

Процесс организационного проектирования представляет собой целенаправленную последовательность актов принятия проектных решений, приводящую к построению описания проектируемой организационной системы. Процесс проектирования реализуется в соответствии со схемой, которая отражает очередность выполнения основных проектных процедур.

Проектная процедура представляет собой формализованную совокупность действий, в результате выполнения которых принимается некоторое проектное решение. При этом под проектным решением понимается промежуточное или конечное описание объекта проектирования, необходимое и достаточное для рассмотрения и определения дальнейшего направления или окончания проектирования. Проектными процедурами являются процедуры построения организационной модели, оптимизация прогнозирования. Проектная процедура состоит из элементарных проектных операций. Проектной операции соответствует действие или совокупность действий, составляющих часть проектной процедуры, алгоритм которых остается неизменным для ряда проектных процедур. В свою очередь, алгоритм проектирования отражает совокупность предписаний, необходимых для выполнения проектирования. Реализация процесса организационного проектирования требует использования соответствующей технологии.

Технология проектирования – это определенная последовательность действий или операций, позволяющая технически выполнить проектирование заданного объекта. Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих. Выявление потребностей предполагает установление самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование. Выявление потребности подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствования существующих организационных систем.

Постановка задачи включает детальное описание организационной системы, подлежащей проектированию, и представляет собой четкую формулировку выявленной потребности и служит, по существу, заданием на проектирование. Сердцевиной процесса проектирования являются синтез и анализ. Этапы синтеза и анализа тесно связаны друг с другом и многократно повторяются в процессе проектирования. Интерактивный характер этих этапов проявляется в том, что вначале проектировщик определяет концептуальную основу какого-либо элемента создаваемой системы, затем эта концепция подвергается анализу, усовершенствованию  и  повторному воплощению в проектное решение. Этот цикл повторяется до тех пор, пока не будет получено оптимальное решение в пределах установленных заданием проектных ограничений. Оценка результатов проектирования производится с позиций эффективности. При этом должны быть выбраны параметры, характеризующие основные аспекты деятельности предприятия или функционирования  систем.

 
6.3 ЭТАПЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Разработка организационного проекта состоит из трех крупных этапов: предварительная подготовка, собственно проектирование  и  внедрение проекта. Каждый из этих этапов включает соответствующие части, отражающие основное содержание проектирования организационных систем.

1. Предпроектная подготовка занимает важное место в системе проектных работ. На этом этапе разрабатывается общая концепция проектируемой системы, проводится комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования, осуществляется технико-экономическое обоснование проекта, формируется  и  утверждается техническое задание на проектирование.

2. Проектирование организационных систем осуществляется в две стадии: технический проект  и  рабочий проект. В том случае, когда при проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию – разрабатывается технорабочий проект. На стадии технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания: разрабатываются основные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее  функционирования , методы содержания подсистем, принимаются решения по  организации  информационных, материальных  и  финансовых потоков. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые расчеты, формируется нормативная информационная база, разрабатываются организационные процедуры и документы, их отражающие, утверждаются должностные инструкции и положения, разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.

3. На этапе внедрения организационного проекта осуществляются обучение и психологическая подготовка персонала, вводятся в действие новые инструкции и положения, перестраиваются производственная и управленческая структуры, вводятся новые системы оплаты и стимулирования труда.

 

 
6.4  МЕТОДЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТИРОВАНИЯ

Следует различать методы выполнения проектных работ и проектные методы. Выделяются следующие методы выполнения проектных работ: оригинальное проектирование, типовое проектирование и автоматизированное проектирование.

Оригинальное проектирование является традиционным, этот метод характеризуется тем, что все виды проектных работ ориентированы на создание индивидуальных проектов. Для каждого конкретного объекта разрабатывается проект организации, в максимальной степени учитывающий особенности этого объекта. Оригинальный метод проектирования имеет весьма высокую трудоемкость и большие сроки проектирования.