Функция организации

 1. Функция организации: понятие, содержание, значение для управленческой деятельности. Охарактеризуйте, как осуществляется функция организации на Вашем предприятии.

 

1.1. Введение.

  Функцией в менеджменте называют особый вид управленческой деятельности, с помощью которой субъект управления воздействует на управляемый объект.

  Процесс менеджмента - это совокупность и непрерывная последовательность взаимосвязанных действий управленческих работников по реализации функций менеджмента, осуществляемых по определенной технологии, направленных на достижение целей социально - экономической системы.

  Функция менеджмента отражает содержание процесса управления, вид управленческой деятельности, совокупность обязанностей управляющей подсистемы (субъекта управления). Конечным результатом управления является выработка управленческого воздействия, команды, приказа, направлений  на достижение поставленной цели. Один работник может выполнять несколько функций, несколько работников могу выполнять одну функцию. Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом.

 

1.2. Функция организации: понятие, содержание, значение для управленческой деятельности.

  Функция организации – это установление постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями и отдельными исполнителями, определение порядка их функционирования. Организация работы по выполнению производственных программ и заданий - совокупность мер, связанная с регламентацией действий управленческого персонала предприятия по своевременному и качественному материально-техническому обеспечению работы цехов, мобилизацией имеющихся ресурсов, а также их перераспределением.

  Под организацией понимается устойчивая группа лиц, взаимодействующих друг с другом с помощью материальных, экономических, правовых и других условий ради решения имеющихся проблем или достижения поставленных целей. Для этого она преобразует на основе соответствующих технологий находящиеся в ее распоряжении материальные, трудовые, информационные ресурсы в требуемые конечные результаты.

 

  Важной функцией управления является функция организации, которая заключается в установлении постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями предприятия, определении порядка и условий функционирования предприятия. Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач.

  Содержание функции организации в менеджменте раскрывается через такие понятия, как «делегирование», «департаментализация», «диапазон контроля», «норма управляемости», «централизация и децентрализация управления», «регламентация».

  Делегирование – это передача задач и полномочий лицу, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Менеджер не должен все делать сам. Нужно распределять основные работы по управлению между своими заместителями, помощниками, сотрудниками, оставив за собой только выполнение отдельных работ. Распределение задач и полномочий является объективным процессом. Делегируя задачи и полномочия, руководитель поручает их выполнение своим подчиненным. В противном случае руководитель никем не руководит. Делегирование не означает уход руководителя от своих дел или снятие ответственности за работу вверенного ему подразделения.

  Ответственность – это обязательство выполнить имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Если должностное лицо принимает ответственность за выполнение задачи, то ему необходимо предоставить соответствующие ресурсы, что осуществляется путем делегирования полномочий.

  Полномочия – это ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия некоторых ее сотрудников на выполнение определенных задач. Делегирование полномочий имеет свои особенности. С одной стороны, у каждого менеджера и управленческого работника организации должно быть достаточно полномочий для решения поставленных перед ними задач и выполнения должностных обязанностей, с другой – люди, в том числе и руководители, неохотно делятся своими правами. Кроме того, существуют и пределы делегирования полномочий.

  Департаментализация (от англ. department – отдел) – это группировка родственных функций и главных видов работ, приводящая к образованию структурных подразделений. Структурное подразделение – это часть организации, выполняющие родственные виды работ.

  Различают следующие виды департаментализации:

– по функциям (функциональные подразделения в аппарате управления: плановый, финансовый, технический  и др. отделы);

– по продукту или группе продуктов (отдельные производства: мужской, женской, детской обуви);

– по потребителю (отделения  по производству товаров массового спроса и выполнению госзаказов);

– по проекту (программно-целевые группы специалистов, выполняющие различные проекты);

– по каналам сбыта (отделения, работающие с разными регионами);

– по времени (смены: первая, вторая и третья);

– по технологическому процессу и оборудованию и др.

  Диапазон контроля — это размер команды, количество сотрудников, находящихся в подчинении одного руководителя.

  Ограниченность диапазона контроля является причиной многоступенчатости иерархической организации  ее структур. Все должности на предприятии образуют структуру, имеющую несколько организационных уровней. Количество уровней и степень «крутизны» иерархической пирамиды существенно зависят от принятых на предприятии норм управляемости.

  Централизация (децентрализация) – это степень сосредоточения у менеджеров различных иерархических уровней полномочий по принятию и реализации управленческих решений. Степень централизации управления у разных фирм различна. Проблема руководства предприятия состоит в поиске оптимального сочетания централизованного и децентрализованного управления. Эту же проблему на своем уровне, но в более узких масштабах решает каждый руководитель структурного подразделения.

  Регламентация – заключительный этап организационной деятельности. Она осуществляется для разработки организационных регламентов, норм, нормативов, инструкций, правил и процедур, которые являются основными документально оформленными результатами выполнения функции организации. Регламентация фиксирует только основные виды организационной деятельности.

 

  Функция организации реализуется двумя путями: 1)через административно-организационное управление; 2)через оперативное управление.

  Административно-организационное управление предполагает определение структуры фирмы, установление взаимосвязей и распределение функций между всеми подразделениями, предоставление прав и установление ответственности между работниками аппарата управления.

  Оперативное управление обеспечивает функционирование фирмы в соответствии с утвержденным планом. Оно заключается в периодическом или непрерывном сравнении фактически полученных результатов с результатами,  намеченными планом, и последующей их корректировке. Оперативное управление тесно связано с текущим планированием.

   Под организацией понимается процесс:                                                            - определение рациональных форм разделения труда;                                                 - распределение работы среди работников, групп работников и подразделений;                                                                                                                        - разработки структуры органов управления;                                                                   - регламентация функций, подфункций, работ, операций;                                                   - установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц;                                                                                                                                            - подбора и расстановки кадров.

  Функцию организации можно рассматривать в двух аспектах: во-первых, как процесс создания системы; во-вторых, как процесс ее совершенствования, упорядочения.

  Организация работ - функция, которую должны осуществлять все руководители - независимо от ранга. Однако, хотя смысл этой концепции состоит в делегировании прав и обязанностей для разделения труда по горизонтали и вертикали, решение о выборе структуры организации в целом почти всегда принимается руководством высшего звена. При этом задача менеджеров состоит в том, чтобы выбрать такую организационную структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, позволяет ей эффективно взаимодействовать с внешней средой, продуктивно распределять и направлять усилия своих сотрудников.

  Структура не может оставаться неизменной, потому что меняется как внешнее, так и внутреннее ее окружение.

  Тем не менее, организация управления основывается на ряде основных принципов:

  Принцип разделения труда. Основной смысл - все виды деятельности предприятия должны быть так определены и сгруппированы, чтобы максимально способствовать достижению поставленных задач. Важно, чтобы сгруппированные виды деятельности соответствовали способностям и побуждениям сотрудников, которые будут их выполнять.

  Для преодоления отрицательных последствий узкой специализации труда, целесообразно расширение зоны труда, ротация (чередование) работ и привлечение сотрудников к принятию касающихся их решений (стратегия участия).

  Скалярный принцип. Относится к цепочке прямых должностных отношений руководителей и подчиненных в масштабе всей организации. Всегда должно быть лицо, обладающее верховной властью в организации. Чем отчетливее линия должностной связи высшего управляющего с каждым из подчиненных, тем эффективней процесс принятия решения и коммуникации.

  Принцип диапазона управления. Для каждой управленческой должности существует предельное число сотрудников, которыми в состоянии эффективно руководить один человек.

 

1.3. Охарактеризуйте, как осуществляется функция организации на Вашем предприятии.

 

 

 

2. Влияние и  власть: понятия. Виды власти и  методы влияния. Охарактеризуйте  формы власти и влияния на  подчиненных, используемые руководством  Вашей организации.

 

2.1. Введение.

  Руководитель, управляя коллективом, оказывает на него влияние, чтобы оно было эффективным он должен иметь власть.

 

2.2. Понятие власти  и  влияние. Виды власти и методы  влияния.

  Власть – это возможность влиять на поведение других людей. С понятием «Власть» связано понятие «властные полномочия» - это объём прав, которыми располагает руководитель при принятии решений. Организация «пронизана» отношениями власти, без неё нет порядка.

  Влияние – это поведение человека, вносящее изменение в поведение, отношение, ощущения другого человека.

 

  Виды власти:

1. Законная власть (традиционная) – человек реагирует на должность,  то есть выполняет рекомендации  начальника. Метод влияния – влияние с помощью традиции власти.

2. Эталонная власть (власть  примера) – основана на харизме  – силе личных качеств и  способностей лидера (характеристики  харизматических личностей: внушительная  внешность риторика, манера держаться,  энергия). Подчинённый хочет ему  подражать и выполняет распоряжения. Метод влияния – влияние с помощью личных качеств лидера.

3. Власть, основанная на  принуждении – это влияние  через страх: угроза потерять  место, понижение в должности.  Эта форма власти приводит  к определённому результату, но  не способствует раскрытию потенциала  работников, требует значительных  затрат на жёсткий контроль, в  условиях которого у работников  появляется желание обманывать  руководителей, искажать отчётные  данные.– Метод влияния - влияние с помощью страха.

4. Экспертная власть –  подчинённый принимает на веру  профессионализм менеджера, его  опыт и знания. Но высокий профессионализм  менеджера в конкретной области  деятельности, например, технической  сфере, не свидетельствует об  эффективности его работы как  руководителя.

  Оптимальный вариант: менеджер является лидером,  как в профессиональных, так и в организационных отношениях. Метод влияния с помощью веры в успех.

5. Власть, основанная на  вознаграждении. Наиболее эффективная  форма власти. Главное для менеджера  – правильно определить размер  вознаграждения. При его недостаточности  степень мотивации незначительна.  Крайность, когда его размер  не соответствует скромным достижениям  работника. Применение данной  формы власти возможно, если руководитель  обладает достаточными ресурсами.  Метод влияния – влияние с помощью позитивной поддержки.

  Руководители в своей деятельности используют все формы власти в различных сочетаниях. Власть, процесс двусторонний. Власть начальника над подчинённым – одна сторона, видимая. Другая сторона – власть подчинённых над начальником, руководитель зависит от подчинённых в вопросах получения необходимой качественной информации для принятия решений, ответственности за результаты работы, которую выполняют подчинённые, способности подчинённых выполнять работу, неформальных контактов.

  Баланс власти – это ситуация в управлении, когда уровень влияния обличенного властью руководителя над подчиненными равен степени зависимости этого подчиненного от руководителя.

  Эффективный руководитель будет поддерживать баланс власти в организации: использовать свою власть над подчинённым в разумных пределах, достаточных для достижения целей, но не вызывающих непокорности подчинённых.