Функция организации

 

  Если руководители обладает полномочиями, для него становятся возможными методы более прямого влияния. Если мы изучим методы руководства окружающими, обнаружится, что некоторые из них с большей вероятностью окажутся эффективными, чем другие. Здесь мы приводим несколько различных подходов с их преимуществами и слабостями:

  Туманные приказы: Мы часто видим, как руководители пытаются контролировать окружающих, отдавая общие и не уточненные указания типа: «Тебе известно, что надо работать лучше». Туманные приказы почти не имеют шансов привести к полезным результатам.

  Уговоры: Руководитель может обращаться к логике, чувству личной заинтересованности или лояльности другого человека, используя такие выражения, как: «Если нам не удастся обеспечить производство, мы потеряем крупный экспортный заказ». Подход на основе уговоров может быть эффективным, если, он хорошо применен и другой человек понимает, почему ему необходимо изменить свое поведение. Однако он только тогда полезен, когда человек разделяет убеждения и ценности руководителя и организации в целом.

  Угрозы: Иногда можно услышать такое: «Если ты не увеличишь производство до двенадцати штук в час, я тебя уничтожу». Угрозы основаны на том допущении, что страх иногда является достаточным мотивом, и на короткое время они могут сработать. Однако чувство обиды может усилиться и сказаться на самом руководителе. Так тактическая мера, угроза вызывает борьбу воль между двумя людьми, и здесь обязательно будет проигравший.

  Просьбы: Здесь руководитель пытается взывать к лучшей стороне натуры другого человека и обеспечить себе сочувствие, используя такие фразы, как: «Пожалуйста, увеличь производство, а то босс надает мне по шее». И здесь могут сработать, но только если между руководителем и подчиненным существуют хорошие отношения.

  Подкуп: Руководитель может предоставить своему служащему какие-либо преимущества, если он определенным образом изменит свое поведение. Типичным для такого подхода является следующее выражение: «Я сделаю так, что у тебя завтра будет легкий день, если завершишь этот заказ к вечеру». В некоторых ситуациях подкуп срабатывает. В определенном смысле это честный подход, предоставляющий подчиненному неординарные вознаграждения за усилия. Однако когда в попытках подкупа нарушается честность, метод становится обманным и воспринимается предполагаемым получателем дивидендов с насмешкой.

  Требование: Руководитель может использовать правила обычной субординации, чтобы предложить работнику взяться за определенную задачу, например: «Будьте добры, увеличьте производство, до двенадцати штук в час». Этот подход не слишком оригинален, но такие преимущества, как простота и демонстрация уважения к другому человеку.

  Четкие указания: Руководитель, заботящийся о том, чтобы давать четкие указания, может использовать фразу, подобную: «Увеличьте выпуск до двенадцати штук в час к четвергу!» Этот подход может вызвать обиду, особенно если это высказано резко и грубовато. Однако у него есть преимущество четкости, и он требует той или иной реакции.

 

  Каждый из этих семи методов может сработать, и именно поэтому большинство менеджеров продолжает пользоваться всеми. Однако опыт показывает, что некоторые руководители куда более эффективны в работе, чем другие. Для тех, кто эффективно отдает приказы, характерны следующие черты:

1. Они ясны и конкретны  в своих указаниях;

2. Они с уважением обращаются  с человеком;

3. Они готовы, встретить  проблемы, положить на стол и проработать;

4. Они имеют репутацию  человека честного и справедливого  в своем обращении с другими  людьми.

 

 

2.3. Охарактеризуйте формы власти и влияния на подчиненных, используемые руководством Вашей организации.

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация  делового общения. Правила ведения  совещаний. Проанализируйте эффективность  делового общения в Вашей организации.

 

3.1. Введение.

  Общение – важная форма взаимодействия людей. Менеджеры расходуют на различные виды общения в среднем 80% рабочего времени. Практически все проблемы бизнеса тем или иным образом связаны с общением – процессом передачи идей, мыслей и чувств, доведением их до понимания др. людьми. От того, насколько грамотно построено общение, зависят: результативность переговоров; степень взаимопонимания с партнёрами, клиентами и сотрудниками; удовлетворённость работников организации своим трудом; морально-психический климат в коллективе; взаимоотношения с др. организациями и государственными органами. Для современного менеджера, личности, которая должна работать с людьми, способность к общению жизненно необходима, это самый важный навык, которым должен обладать менеджер.

 

3.2. Организация делового общения. Правила ведения совещаний.

  Деловое общение – процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности; обмен информацией, значимой для участников общения. (В деловом общении предметом общения является дело, определённый вид деятельности, связанный с производством какого – либо продукта).

  Субъекты общения – сотрудники организации, менеджеры.

  Особенности делового общения:

1. Партнёр в деловом общении выступает как личность, значимая для субъекта;

2. Общающихся людей отличает взаимопонимание в вопросах дела;

  Основная задача делового общения – продуктивное сотрудничество.

  Переговоры - средство, взаимосвязь между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие или противоположные интересы.

  Деловые переговоры – это обсуждение с целью заключения соглашения между кем-либо по какому-либо вопросу.

  Модель проведения переговоров:

1. Подготовка переговоров.

  До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:

• Четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему. Инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;

• Обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров;

• Наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;

• Определить для себя верхний и нижний уровень компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

2. Проведение переговоров.

 В практике менеджмента при проведении деловых переговоров используются следующие основные методы:

• Вариационный метод (применяется при подготовке к сложным переговорам);

• Метод интеграции (предназначен для того, чтобы убедить партнера в необходимости оценивать проблематику переговоров с учетом общественных взаимосвязей и вытекающих отсюда потребностей развития кооперации);

• Метод уравновешивания;

• Компромиссный метод (участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно)

3. Решение проблемы (завершение переговоров).

  Приведенные методы ведения переговоров носят общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение:

1) Встреча и вхождение  в контакт;

2) Привлечение внимания участников переговоров (начало деловой части переговоров);

3) Передача информации;

4) Детальное обоснование предложений (аргументация).

  Завершение переговоров. Если ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон.

4. Анализ итогов деловых переговоров.

  Переговоры можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые меры для подготовки следующих переговоров.

  Условия эффективности переговоров:

1. Обе стороны должны иметь интерес к предмету переговоров;

2. Они должны иметь достаточные полномочия в принятии окончательных решений;

3. Партнёры должны иметь достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

4. Уметь максимально полно учитывать субъективные и объективные интересы другой стороны и идти на компромиссы;

5. Партнёры по переговорам должны в определённой мере доверять друг другу.

Технология организации  и проведения делового совещания:

1. Подготовка.

• Определение целесообразности проведения совещания;

• Определение повестки дня;

• Определение состава участников;

• Назначение даты и времени совещания;

• Определение места проведения;

• Подготовка участников совещания.

2. Проведение.

• Продолжительность совещания;

• Регламент;

• Протокол.

3. Подведение итогов и принятие решения.

• Выводы;

• Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем работ;

• Определение формы подведения итогов совещания;

• Принятие решения о широте информирования;

• Способы выработки решения.

4. Контроль за, выполнением решения.

• Определение лиц, решения осуществляющих контроль.

 

3.3. Проанализируйте эффективность делового общения в Вашей организации.

 

 

 

 

4. Вам, как руководителю  торговой организации, необходимо  вывести ее из кризисной ситуации. Какой стиль руководства наиболее  эффективен в данной ситуации? Ответ обоснуйте. Отобразите выбранный Вами стиль на «Решетке менеджмента».