Лекции по "Деловой коммуникации"

Вступление и заключение – самые яркие моменты презентации, в них должно быть продумано и взвешено каждое слово. Закон риторического края гласит: лучше всего слушатели запоминают начало и окончание выступления. В материалах рабочей тетради и хрестоматии вы найдете множество полезных приемов, помогающих сделать эмоционально яркими и запоминающимися этих два наиболее важных структурных компонента.

 

Специфика визуального ряда презентации

Знаете ли вы о том, что зрительный нерв в 50 раз толще  слухового? Это значит, что огромный поток информации мы воспринимаем визуально, глазами. Поэтому делайте презентацию зрелищной. Для создания визуального ряда используйте рисунки, таблицы, иллюстрации, слайды. Визуальные средства делают презентацию более привлекательной, красноречивой, убедительной и достоверной.

Грамотно использовать визуальный ряд – значит создать зрительный образ, который передаст слушателям вашу идею. Приведем наглядный и убедительный пример из выпуска № 46 рассылки Сергея Шипунова «Уроки Риторики и Ораторского Мастерства».

 

«Оратор выходит  на сцену, держа в руках очень красивую розу с крупными лепестками. Роза – это человек. Каждый человек красив так же, как и эта роза.

Пауза. Оратор дает возможность каждому полюбоваться красивым, благородным цветком.

Но что происходит с человеком, когда он начинает употреблять наркотики? Первая доза – и она вырывает у человека талант, вторая доза – и она вырывает у человека ум, третья доза – и она вырывает у человека память, четвертая доза – и она вырывает у человека мечты, пятая доза – и она вырывает у человека…

(С каждой фразой оратор вырывает у розы лепестки и бросает их на пол, пока вскоре в его руках не остается покалеченный цветок, один взгляд на который заставляет сжиматься сердце).

Если не хотите покалечить свою жизнь, свою душу, свое будущее,

если не хотите, чтобы вы стали подобными этому мертвому, искалеченному цветку, то скажите – НЕТ НАРКОТИКАМ!»

 

Как видите, оратор сумел  грамотно и точно выстроить визуальный ряд своей идеи, который, мы уверены, слушатели не смогут забыть очень  долго.

 

Итак, визуальный ряд  презентации – это удачный образ. Разумеется, такой образ легко создать при помощи анимации и слайдов. Поэтому после того, как в 1984 Боб Гаскинс придумал для выступлений программу PowerPoint, огромное количество людей на планете занято созданием ppt-слайдов для своих презентаций.

Парадоксально, но иногда слайды «убивают» саму презентацию, превращая ее в «учебный показ с громкой читкой». Знакомая картина, не правда ли?

Существуют ли какие-то правила эффективного использования  визуальных средств?

Разумеется. Самое главное – представьте себя на месте человека, который сидит в зале и смотрит на то, что вы показываете. Если сядете в конце зала, то наверняка заметите, что с экрана монитора сложнее читать, чем с обычного листа, да и небольшой размер экрана накладывает ограничения при показе материала. Отсюда правило: на слайде не должно быть больше 4-5 строк текста. Для слайда выбирайте не дробный фон, а простой – шрифт Аrial (без насечек), поскольку шрифты с насечками типа Times New Roman плохо воспринимаются глазом с экрана.

 

Советуем вам для  раскрытия всего потенциала слайдовой  презентации использовать следующие приемы:

• Слайд должен акцентировать только ключевые идеи. «Меньше – значит больше» эта фраза в середине XX века стала девизом архитектора-минималиста Людвига Мисс ван дер Роэ. Идея была проста: чем меньше деталей оказывается на экране, тем мощнее их воздействие на аудиторию. Чем меньше идей оказывается на слайдах, тем больше внимания достается каждой идее. Таким образом, слайд не должен показывать все - его задача акцентировать только самое главное. Самого главного, как вы понимаете, не может быть много.
• Главная идея слайда должна «схватываться» мгновенно. Слайдов не просто должно быть мало – они должны быть такими, чтобы слушатель мог мгновенно «сфотографировать» их глазами, понять суть и тут же вернуться к главному – к выступающему человеку.
• Слайд не должен конкурировать с вами в борьбе за внимание аудитории. Запомните: ключевая фигура презентации – выступающий, а картинки только помогают его главной идее добраться до умов аудитории.

 

В статье «Как провести красивую и успешную презентацию» Сергей Борзов советует применять для презентаций правило популярного на Западе блогера Гая Кавасаки. Правило гласит: 10 слайдов на 20 минут с 30 шрифтом. 10 слайдов – то количество, которое могут полноценно «усвоить» слушатели. Большее число слайдов говорит о том, что вы не сумели выделить главные тезисы. Задумайтесь, отбросьте все лишнее и отобразите на слайдах действительно самое главное. 20 минут – это время, отведенное для непосредственно рассказа. Даже если вам на проведение презентации предоставили час, учтите, что в отведенный час вам еще придется настроить технику, а потом ответить на вопросы слушателей. 30 размер шрифта – оптимальный выбор для написания текста на слайдах. Такой текст будет легко восприниматься аудиторией, которая, мгновенно «схватив» его глазами, будет концентрировать все свое внимание именно на вашем рассказе. Ничто не помешает вам поддерживать зрительный контакт с аудиторией во время выступления.

 

Репетиция, репетиция, репетиция!

Думаем, что в комментариях этот пункт не нуждается.

Позволим себе лишь полезный практический совет, помогающий избегать «технических сюрпризов».

Во время репетиции  хотя бы один раз нужно обязательно  задействовать всю технику, которая понадобится для демонстрации презентации. Тогда вы наверняка не попадете в глупую ситуацию, когда уже во время выступления проектор вдруг не включается (просто надо подольше кнопочку держать), о, ужас! – нет видеосигнала (на ноутбуке нужно было перейти в режим работы с внешним монитором), на экране все изображение «плывет» (фокус не настроили), да мало ли что еще…

Пригодится вам на этом этапе и перечень необходимых  действий, помогающих подготовить помещение для проведения презентации и предусмотреть решение всех организационных вопросов (см. материалы рабочей тетради и хрестоматии).

Еще один важный вопрос, его часто задают на тренингах  и семинарах по подготовке к презентациям: сколько времени потребуется на подготовку презентации? Если следовать советам специалистов в этой области, то рассчитать его весьма просто: на одну минуту выступления должен приходиться как минимум час подготовки. Подсчитали? Да, согласны с вами, подготовка эффективной презентации – весьма затратный по времени процесс. Репетиции, репетиции, репетиции – и всего одно выступление. Получается, что презентация – премьерный спектакль, играемый зачастую единожды. Утешением может послужить следующая мысль: готовя одну презентацию, вы одновременно готовите и все последующие, поскольку совершенствуете свои навыки. Таким образом, каждая подготовка – вклад в собственный профессионализм и, соответственно, в свой успех.

Надеемся, что наши советы пригодятся вам при подготовке презентации. И вместе с вами мы услышим и увидим не одну великолепную презентацию, заслуживающую искренних оваций.

 

ТЕМА 7

Общение со СМИ

 

Формирование  медиа-связей

Роль СМИ в современном  обществе столь велика, что их часто  называют «четвертой властью». Мир сегодня похож на большую деревню, где всем все известно. События, произошедшие в самой отдалённой точке планеты, как правило, в тот же день становятся достоянием людей во всех странах. СМИ преодолевают расстояния и границы и фактически объединяют все мировое сообщество в единое информационное пространство зрителей, тщательно следящих за всем тем, что происходит в мире.

Главный результат, которого ждут от взаимодействия со СМИ представители общественных и любых других организаций – это наработка социального капитала как отдельного, обмениваемого и отчуждаемого ресурса доверия и власти. Характеристики социального капитала – узнаваемость и признание. Такой капитал легко конвертируется в другие виды капитала, в том числе и в денежный.

Следует выделить несколько  пересекающихся плоскостей, в которых  следует работать:

• анализ базового списка СМИ;
• формирование журналистского пула;
• формирования журналистской лояльности;
• выстраивание низкобюджетных отношений с масс-медиа;
• работа с запросами СМИ;
• отражение информационных атак.

Всегда есть СМИ, которые  охотно и активно общаются с вашей организацией, и те, кто не желает с вами контактировать. Это нормально.

Для достижения максимально  эффективного результата в общении  со СМИ старайтесь распределять свои усилия правильно.

Предлагаем вам следующую  схему анализа отношений со СМИ. Все средства массовой информации, с которыми вы уже работаете и хотели бы взаимодействовать, распределите по 4 квадратам.

Распределение времени, отведенного на взаимодействие со СМИ, по квадратам с учетом их лояльности.

 

	Взаимодействие  есть	Перспективные СМИ
Лояльные СМИ	II 15% времени	III 50% времени
Нелояльные  СМИ	I 25% времени	IV 10 % времени

 

Во II квадрат внесите  издания с достаточно высокой  степенью лояльности, которые регулярно пишут об организации. Представители этих СМИ сами охотно выходят на контакт с вами для получения новостей или какой-либо другой информации

В I квадрат должны попасть  СМИ, которые пишут достаточно часто, но при этом проявляют слабую лояльность к вам, с невысокой степенью инициативности.

В III и IV квадраты внесите  массмедиа, которые вы хотели бы видеть в числе регулярно пишущих или вещающих о вашей организации. В III квадрат – СМИ, проявляющие готовность и желание к взаимодействию с вашей компанией, а в IV – реагирующие прохладно на ваши попытки завязать отношения.

На основании каких принципов следует выстраивать отношения с каждым их этих секторов?

II квадрат – самый простой. Это налаженные контакты. Это фактически ваша опора во взаимоотношениях с массмедиа. С этой группой вам достаточно лишь поддерживать отношения на том же уровне и качественно удовлетворять их информационные запросы.

IV квадрат – низкая лояльность и отсутствие налаженных взаимоотношений – поверьте, не самый сложный. Не стоит тратить на них много усилий с вашей стороны – слишком слабый отклик. Но и оставлять в стороне их тоже не следует: холодного информирования в виде рассылки пресс-релизов и приглашений на мероприятия будет вполне достаточно.

I и III квадраты. С журналистами  этих изданий ваши отношения  должны строиться по более сложной схеме.

Для завоевания лояльности группы I следует пробудить у журналистов интерес к деятельности вашей организации, заинтриговать и предоставить факты и информационные поводы. Поэтому уделяйте этой группе больше своего времени для разъяснения специфики деятельности вашей организации, реализуемых вами проектов.

Со СМИ III группы –  общайтесь, узнавайте друг друга  и старайтесь построить рабочие взаимоотношения.

В таблице так же приведено  примерное распределение времени  на работу с разными группами СМИ.

Еще раз отмечаем: в  таблицу изначально должны попасть только те СМИ, которые для вас важны.

 

Некоторые правила взаимодействия с журналистами

Для достижения нужного  результата в работе со СМИ, кроме  необходимости поддержания новостного фона, стоит придерживаться некоторых правил:

• Обеспечьте журналистов максимально возможным объемом информации (чтобы у них не возникало соблазна искать информацию об организации где-либо еще).
• Формируйте собственный журналистский пул, которому можно давать эксклюзивные материалы («только для вас!») в обмен на дальнейшее сотрудничество.
• Искусственно добавляйте в распространяемые материалы некоторое количество негатива (это выглядит естественнее в глазах журналиста).
• Использовуйте конъюнктуру медиапространства. В СМИ всегда есть более-менее раскрученная тема, молодежная политика – одна из них.
• В ваших сообщениях обязательно должен быть Герой – не обязательно лидер или руководитель вашей организации. Деперсонализированные заметки не привлекают внимания читателей.
• Не пишите за журналиста текст – это его работа. Вы хуже знаете специфику работы редакции и ее аудиторию, поэтому ваше произведение, почти наверняка, вовсе не напечатают. Вы рассматриваете проблему «изнутри», пропуская моменты, важные журналисту и читателю: причинно-следственные связи (вам-то все давно ясно), историю проблемы, контекст.
• Избегайте шаблонов в работе со СМИ. Разные виды мероприятий, пресс-туры, конкурсы для журналистов помогут сохранить и даже приумножить их внимание к деятельности вашей организации.

 

Если вы строите свои взаимоотношения с изданием на деньгах, то никакой дополнительной ценности не возникает, кроме расходов у вас и доходов у них. Такие отношения будут существовать до тех пор, пока в них участвует третья сторона – деньги. Нет денег – нет сотрудничества. Поэтому следует строить взаимоотношения с журналистами на содержательной части. Это может быть не только новость, но и комментарии, нетрадиционный взгляд на известные факты, и неординарная трактовка известных событий, экспертная оценка.