Анализ коммуникации менеджмента в пансионате « Кристалл»

    Особенностью  массовой коммуникации ООО Пансионат  « Кристалл» является возможность  обратной реакция отдыхающих, в пансионате. Это непосредственно письма, отзывы  и обращения к Генеральному директору, главному врачу от отдыхающих  или  туристической группы отдыхающих в пансионате. Аудитория отдыхающих может быть инициатором журналистского расследования, свого рода «заказчиком» социального расследования. А журналист в свою очередь делает запрос в администрацию пансионата.

    Сам Генеральный директор  взаимодействует:

     1) с секретарем- референтом, устраивая  различные совещания;

     2) со средствами массовой информации (общения с журналистами, пресс-конференции, туристические выставки – ярмарки и т. д.);

     3) с отдыхающими или покупателями.  

    Таким образом, всю информацию, с которой  приходится иметь дело секретарю  – референту , можно разделить  на:

1. входящую (получаемую от …);
2. исходящую (направляемую в …);
3. внутреннюю (ту, которая производится и потребляется самой организацией ).

    К входящей информации относятся:

     1) материалы СМИ, различных информационных  агентств, информационных каналов  и т. п.

     2) данные для компьютерных программ  аналитической обработки информации;

     3) документы, материалы, инструкции, нормативные акты, распоряжения и т. п.

    К исходящей информации относятся:

     1) обзоры прессы, различных информационных каналов;

     2) материалы для прессы и информационных, рекламных, туристических агентств – пресс-релизы, ньюз-релизы, ответы на публикации, опровержения, сообщения, заявления, интервью, статьи и т. п. как для газет, так и для электронных СМИ, включая Интернет;

     3) устные сообщения, распространяемые  среди общественности;

     4) аналитические, информационные и  другие материалы для руководства;

     5) аналитические, информационные и другие материалы для других подразделений;

    К внутренней информации относятся:

     1) содержимое баз данных по всем  средствам массовой информации, информационным каналам;

     2) содержание баз данных по VIP-персонам и знаменательным событиям;

     3) результаты социологических исследований, опросов отдыхающих.

    Успех руководителей зависит в основном от их способности довести до всех своих подчиненных информацию о  том, что они должны делать, и объяснить  важность этих действий. Провалы в  общении обходятся очень дорого. Когда в пансионат « Кристалл», была внедрена  новая должность экономиста  (никаких других изменений не было), была достигнута 5-процентная экономия благодаря тому, что он внедрил эффективную систему общения. Насколько мог судить персонал, все дело было в том, что с новым экономистом люди стали понимать:

а) суть проблемы;

б) чего они хотят добиться;

в) то, как, по мнению экономиста , стоящая проблема должна быть решена;

г) какова собственно их роль в достижении положительных  результатов.

При этом они знали, насколько успешно они продвигаются к поставленным личным целям,

    Нам необходимо помнить, что новое поколение  работников гораздо более привычно к участию в различной деятельности - в школе, колледже, университете, и, следовательно, они ждут продолжения этого участия и на работе. Если люди будут полностью понимать решения руководства, которые на них отражаются, и причины, обусловившие принятие этих решений, то это только усилит их желание работать с максимальной отдачей. Людям необходимо понимать:

• что им нужно делать и зачем;
• насколько эффективно они выполняют поставленные задачи и планы;
• каковы условия их найма.

    Только  в этом случае они будут выполнять  свою работу с увлечением, что положительно отразится на производительности, моральном  настрое и взаимодействии. Тщательно организованная система общения необходима в офисах, исследовательских лабораториях, конструкторских бюро, больницах, а также в цехах. Если целью ставится достижение эффективного общения, то случайные методы здесь неприемлемы. 
 
 
 
 
 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

    Результат анализа позволил выявить положительные  и отрицательные стороны в  коммуникациях ООО Пансионат  « Кристалл».

    В атмосфере доверия, которая является положительной стороной в  ООО  Пансионат « Кристалл» расширяются информационные потоки и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.         

    Проблемами  в межличностных коммуникациях  в пансионате  являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния.

    Другая  часть проблем межличностных  контактов связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что в  организации,  и  в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

    Проблемы, возникающие в межличностных  информационных обменах, имеют психологическую природу и разрешаются, прежде всего, путем повышения психологической культуры руководителей и, в частности, совершенствованием навыков делового общения. Однако трудности в процессах коммуникации вызваны в пансионате « Кристалл» и причинами иного — организационного характера.

    В данной организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом «сжимают»: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это  приводит  к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации.

    Кроме того в пансионате « Кристалл», сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии,  часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

    Перегрузка  каналов связи — другая причина трудностей в организационных коммуникациях пансионата « Кристалл». Она  вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации (или их техническим несовершенством), так и избыточностью информационных потоков.

    Нерациональная  организационная структура - еще одна причина, на предприятии ООО « Кристалл», которая  вызывает  проблемы в коммуникациях. Структура организации продумана не достаточно хорошо, вызывает дублирование функций, задач и полномочий, это неизбежно приводит и к параллельным потокам информации, ее искажениям и замедлению движения. Кроме того, чем больше уровней руководства в организационной структуре, тем больше вероятность информационных искажений, так как каждый уровень фильтрует и корректирует передаваемую информацию. Нерациональная структура  вызывает конфликты между различными подразделениями и отдельными руководителями, что естественно создает серьезные проблемы при обмене информации и принятии управленческих решений.

    Для совершенствования коммуникационного  процеса в Пансионате « Кристалл»предлагаю развить новые информационные технологии, более современные, организовать более технологический процесс переработки информации с помощью новых информационных технологий. Развитие информационных технологий - переход от технологии обработки данных и технологиям обработки знаний.

    Новые информационные технологии включают:

    -новые  технологии обработки информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и, специализированных рабочих мест;

    -новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

    -технологии, исключающие бумагу как основной  носитель информации;

    -новые  технологии принятия решений на основе средств искусственного интеллекта - баз знаний, экспертных систем, систем моделирования с различными - формами представления моделируемых ситуаций.

    Внедрение новых информационных технологий в  управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно - коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

    О широких возможностях -новых информационных технологий можно судить по перечню  функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения.

    Функции новых информационных технологий следующие:

      - общая обработка документов, их  верификация и оформление;

     -локальное  хранение документов;

     -обеспечение  сквозной доступности документов  без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документами;

     -поддержка,  способов общения, не покидая  привычной обстановки рабочего  места;

     -персональная  обработка данных;

     -составление,  воспроизведение и полиграфическое  размножение документов;

     -обмен информацией между базами данных;

     -ведение  персональных, баз данных;

     -управление  ресурсами; 

     -контроль  исполнении;

     - контроль автоматической корреспонденции; 

     -поддержка  технического и профессионального  инструктажа служащих;

     -передача  данных;

     -обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала;

     -моделирование  решение и имитация их принятия, информационная поддержка принятия  решений; 

     -автоматизированное  бучение; 

     -служба  консультаций;

     -обмен  локальной и персонализированной  информацией; 

     -служба видеотекста;

     -обмен  и интеграция программных средств; 

     -перенос  документов с одного носителя  на другой;

     -полиграфическое  оформление документов;

     -телефонные  и телевизионные совещания; 

     -групповой  контакт через терминалы.

     Информационная  технология - система методов и способов сбора передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации

     Таким oбpaзoм, автоматизиpoваннaя информационная технология состоит из технических устройств, чаще всего компьютеров, коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, организационно-методических материалов, персонала, объединённых- в технологическую цепочку. Эта цепочка обеспечивает сбор, передачу, накопление, хранение, обработку, использование и распространение информации.