Презентация: смысл, назначение, содержание

  2.3 АНАЛИЗ ЦЕЛИ.

  В процессе создания собственной  карьеры человек  может делать презентации  или произносить  речи по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает презентацию перед потенциальными инвесторами.

  Такие презентации и  речи могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости  от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации, а также, как показывает данный график, уровень взаимодействия аудитории с презентующим.

  График  зависимости взаимодействия аудитории с презентующим в зависимости  от целей последнего (график 1) показывает необходимость и важность анализа аудитории если целью вашей презентации является убеждение, однако не следует пренебрегать анализом аудитории и при других целях. (см. подробнее в следующей главе)

  График 1: Зависимость уровня взаимодействия с аудиторией от целей презентации.

   Уровень

  взаимодействия

  с аудиторией.

  

 

  Высокий                                          

  

 

  Средний     Мотивирование                                  Убеждение

                    и развлечение                                       

    Информирование                                       

    и анализ

  Низкий

  

 

 

                                               Цели презентации

  · Мотивирование или  развлечение. Когда  пытаешься кого-нибудь развлечь, то в основном презентация состоит  из обычной речи. Например, когда вы говорите несколько  слов об уходящем на пенсию работнике, сначала  сделаете несколько  веселых комментариев о хорошей работе пенсионера и опишите как он помог компании. В процессе речи вы мотивируете этого работника на новые рабочие подвиги. Аудитория в течении такой речи ведет себя пассивно. Если цель вашей презентации имеет такой характер, то необходимо тщательно подготовить лишь саму речь и не обращать особого внимания на подготовку к вопросам.

  · Информирование или  анализ. Когда цель вашей речи информирование или предоставление анализа, то такая  презентация предусматривает  взаимодействие с  аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определеной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.

  · Убеждение или  приглашение к  сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью  которой является убеждение кого-либо принять участие  в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутсвующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постарать ся к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко сдедить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля.

  Зачастую  речи и презентации  используют несколько  из перечисленных  целей одновременно.

  2.4 АНАЛИЗ АУДИТОРИИ

  Как только вы поставили  цели для вашей  презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ?

  Аудитория - это еще один базовый элемнент вашей презентации  и т. к. именно для  аудитории речь и  делается, нельзя не придавать анализу  никакого значения и  пропускать его, а  наоборот именно анализу  аудитории необходимо уделить особое значение.

  Вы  можете добиться лучшего  результата, если будете знать характеристики будущей аудитории  и используете  полученные данные в  подготовке к речи.

  Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие  группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным.

  Зависимость размера аудитории  от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории  в презентации, тем  больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей пришедших на презентацию.

  Также необходимо сопоставить  другую нужную информацию об аудитории. Вот  некоторые вопросы  на которые желательно знать ответы перед  презентацией:

  1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения?

  2. Заботят ли их  темы, через которые  вы хотите убедить  их принять участие  в конкретном дествии?

  3. Какой у аудитории  уровень понимания,  образованность?

  4. Сколько они знают о том, что вы собираетесь им преподнести?

  5. Знают ли они  вас?

  6. Уважают ли они  вас? 

  Ответы  на эти вопросы  помогут вам выбрать  лучший путь для поведения  эффективной презентации.

  А теперь несколько  слов о том, как  проводить анализ аудитории. Анализ проводится в соответствии с пунктами в таблице 4.2.1

  Таблица 2.4.1 : Вопросы для  анализа аудитории.

 

  2.5 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕЧИ  ИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

  Разработка  стратегии разворачивания выступления сложнее, чем написание документа. Если вы не сделаете вашу презентацию легкой для понимания, возможно аудитория не отреагирует на нее нужным для вас образом и вы потеряете потенциальный выгодный контракт или инвестора в ваш проект, т. к. они могут просто не понять или прослушать важные пункты вашего выступления.

  Для максимального эффекта  и достижения намеченных целей, после анализа  аудитории необходимо приступить к разработке плана речи или  презентации придавая этому ничуть не меньшее  значение.

  2.6 РАЗРАБОТКА ГЛАВНОЙ  ИДЕИ

  Первый  шаг - это определение  главной идеи, вокруг которой и будет  строиться ваша презентация. Главная идея должна быть связана с  вашим объектом и  должна служить стержнем, на который каждый присутствующий должен нанизывать получаемую от вас информацию. Это подобно рекламному девизу, который напоминает покупателю о достоинствах рекламируемого продкта. Ваша цель - разработать такую главную идею, чтобы сделать презентацию интересной для аудитории и сделать объект презентации для присутствующих таким же интересным, как он интересен вам.

  Попытайтесь сформулировать вашу главную идею в  одно предложение.

  Вот несколько примеров:

  · Спрос на низкокалорийные  высококачественные замороженные продукты повысится из-за социальных и экономических  перемен.

  · Реорганизация кассового  отдела приведет к  улучшению сервиса  с одновременным  понижением затрат.

  · Размещение заказа у  нас имеет смысл  потому, что мы предлагаем быструю доставку и скидки.

  · Новая программа  оздоровления побудит  рабочих к более  качественному труду и уменьшит пропуски по болезни.

  · Господин Сидоров  был очень нужным работником в нашей  фирме и мы будем  по нему скучать, когда  он удет на пенсию.

  · После 10-ти месяцев  неудач, убытков и  неопределенности мы можем гордиться  нашей компанией, которая пережила полосу неудач и стала получать прибылль.

  Отметьте, что каждый пример содержит главную  информацию (summary) о  конкретном предмете презентации и  благоприятно действует  на аудиторию.

  2.7 ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ

  С хорошо разработанной  главной идеей  вашего выступления, можете приступить к распланированию времени и структуры вашего выступления. Структура, которую вы утрвердите для выступления, должна быть связана с целью, аудиторией, предметом презентации и от отведенного для выступления времени.

  Если  у вас 10 или меньше минут для выступления, необходимо организовать его так, чтобы уместить основные пункты, следовательно оно будет похоже на короткую выдержку из полной, развернутой презентации.

  Начните с небольшого плана  вашей будущей  речи, в основной части объясните все аспекты предмета презентации, в заключении коротко повторите основные части выступления и главную мысль.

  Более длинные речи и  презентации должны быть организованы как  отчеты. Если ваша цель - развлечь, мотивировать или информировать, используйте естественный порядок в зависимости от объекта, жесткой структуры тут быть не может. Если же цель - анализировать, убеждать или склонять к сотрдничеству организуйте презентацию вокруг основных аргументов, мыслей. Используйте натуральный порядок если аудитория дружественно настроена, восприимчива и наоборот - подходите к основным вашим аргументам аккуратно, если вы чувствуете сопротивление аудитории.

  Как только слушатели  потеряли нить выступления, очень сложно будет  возвратить их обратно, кроме того, они могут пропустить важные пункты вашей презентации. У них нет удобной функции просмотра того, что было сказано несколько минут назад, так, что из-за потери внимания слушателей страдаете прежде всего вы. Научитесь планировать свою речь так, чтобы рутинные блоки информации чередовались с интересными фактами статистики или историческими аспектами. Так, что именно вы должны думать как организовать передачу основных мыслей аудитории.

  Объясните как вы собираетесь  организовать свое выступление и постарайтесь лимитировать количество основных пунктов и мыслей вашего выступления до 3-4 даже если речь или презентация довольно длинная. Удостоверьтесь, что вы выбрали наиболее полезные и интересные данные так, что вы контролируете внимание публики. Помните, что слушатели не могут пропускать ненужную информацию, как во время чтения, таким образом, сократите до минимума такого рода информацию.

  2.8 ПРИМЕРЫ ПЛАНИРОВКИ  РЕЧИ

  Вот пример планировки короткой речи: