Деловая беседа

- отбросить личные предубеждения против собеседника («Все равно ничего нового я от него не услышу», «Опять он мне будет твердить свое», «Ну, это надолго, и ничего путного не скажет»);

- не спешить с ответами и заключениями («Хватит, я все понял...», «Достаточно, мне все ясно», «Я это знаю...»);

- попытаться разграничить факты и мнения;

- быть беспристрастным в оценке того, что вы услышали;

- не отвлекаться на посторонние мысли;

- пока слушаете, нельзя обдумывать следующий вопрос, а тем более, готовить в этот момент контраргументы;

- не ждать с нетерпением паузу в разговоре, чтобы вставить свое слово.

Необходимо также продумать  последние слова:

- в случае успеха;

- при компромиссном решении;

- при неудаче¹.

В следующей главе  будут рассмотрены особенности  этикета деловой беседы по телефону.

 

 

 

 

4. Особенности  этики деловой беседы по телефону

Современную деловую жизнь невозможно представить без телефона. Благодаря ему многократно повышается оперативность решения множества вопросов и проблем, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или совершать поездки в другое учреждение, город для выяснения обстоятельств какого-либо дела. По телефону можно сделать очень многое: провести переговоры, отдать распоряжения, изложить просьбу и т.д. Большую роль телефон играет и при проведении деловых бесед, особенно если деловой партнер находится на большом расстоянии и личная встреча с ним невозможна.

К деловому телефонному  разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводят к значительным потерям рабочего времени (до 20–30%). Так утверждает американский менеджер А. Маккензи. Среди 15 главных причин потерь рабочего времени бизнесменом, менеджером он поставил на первое место телефонные разговоры. Психологи отмечают, что продолжительность телефонных разговоров зависит от их эмоциональной окраски. Излишняя эмоциональность создает предпосылки для речевой нечеткости, неделовитости фраз, что увеличивает время телефонного разговора.

Известно также, что  при телефонном разговоре наблюдается  такое явление, как пресыщение общением. Оно может явиться источником напряженности между сторонами. Поэтому во время разговора надо соблюдать меру. Иначе может потеряться смысл общения и возникнуть конфликт. Признаки пресыщения общением: возникновение и усиление беспричинного недовольства партнером, раздражительность, обидчивость и т.п. Следует вовремя выйти из контакта с партнером, чтобы сохранить деловые отношения. Кроме того, ведя длительные телефонные разговоры, вы можете получить репутацию зануды или пустомели. Подобная репутация подорвет интерес к вам и к вашим деловым предложениям. Чтобы восстановить доброе имя фирмы и свое реноме, придется затратить значительно больше усилий, чем при установлении первого делового контакта.

Искусство ведения телефонных разговоров состоит в том, чтобы кратко сообщить все, что следует, и получить ответ. Основа успешного проведения делового телефонного разговора – компетентность, тактичность, доброжелательность, владение приемами ведения беседы, стремление оперативно и эффективно решить проблему или оказать помощь в ее решении. Важно, чтобы служебный, деловой телефонный разговор велся еще в спокойном вежливом тоне и вызывал положительные эмоции.

Эффективность делового телефонного общения зависит  от эмоционального состояния человека, от его настроения.

По мнению психологов, положительные эмоции тонизируют деятельность головного мозга, способствуют четкому рациональному мышлению. Отрицательные эмоции приводят к нарушению логических связей в словах, аргументации, создают условия для неверной оценки партнера, его предложений. Существенное значение имеет также умелое проявление экспрессии. Она свидетельствует об убежденности человека в том, что он говорит, в его заинтересованности в решении рассматриваемых проблем. Во время разговора надо уметь заинтересовать собеседника своим делом. Здесь поможет правильное использование методов внушения и убеждения. Голос, тон, тембр, интонации внимательному слушателю говорят очень много. По данным психологов, тон, интонация могут нести до 40% информации. Нужно только обращать внимание на подобные «мелочи» во время телефонного разговора. Самому же стараться говорить ровно, сдерживать свои эмоции, не пытаться прерывать речь собеседника.

Надо помнить, что телефон  усугубляет недостатки речи; быстрое  или замедленное произношение слов затрудняет восприятие. Особенно необходимо следить за произношением чисел, имен собственных, согласных букв. Если в разговоре встречаются названия городов, поселков, имена собственные, фамилии и т.п., которые плохо воспринимаются на слух, их нужно произносить по слогам или даже передавать по буквам.

Этикет делового телефонного  разговора имеет в своем запасе целый ряд реплик для корректировки  общения. Например: «Как Вы меня слышите?», «Не могли бы Вы повторить...?», «Извините, очень плохо слышно.», «Простите, я не расслышал, что Вы сказали, и т.п.».

Прежде чем позвонить  кому-либо, необходимо вспомнить, что  длительное воздействие телефонных звонков отрицательно сказывается на нервной системе (поэтому сами лучше самому снимать с аппарата трубку, как только услышан звонок), ненужные телефонные разговоры нарушают рабочий ритм, мешают решению сложных вопросов, требующих глубокого анализа, обсуждения в спокойных условиях, т.е. мешают работать тем, кто находится рядом.

Звонок по домашнему  телефону деловому партнеру, сослуживцу для служебного разговора может быть оправдан лишь серьезной причиной, кому бы вы ни звонили – начальнику или подчиненному. Воспитанный человек не станет звонить после 22 часов, если для этого нет острой необходимости или не получено предварительное согласие на этот звонок.

Как показывает анализ, в  телефонном разговоре 30–40% занимают повторения слов, фраз, ненужные паузы и лишние слова. Следовательно, к телефонному разговору надо тщательно готовиться: заранее подобрать все материалы, документы, иметь под рукой необходимые номера телефонов, адреса организаций или нужных лиц, календарь, авторучку, бумагу и т.п.

В отношении телефонных переговоров действует общее  правило – заканчивает телефонный разговор, тот, кто позвонил.

До того как вы решили набрать номер, следует точно определить цель разговора и свою тактику его ведения. Составьте план беседы, запишите вопросы, которые хотите решить, или сведения (данные), которые хотите получить, продумайте порядок постановки вопросов. Четко сформулируйте их, чтобы ваш собеседник не мог многозначно толковать их. Первой же фразой старайтесь заинтересовать собеседника. Держите в памяти даты и номера документов, официальных материалов, имеющих отношение к разговору, постарайтесь спрогнозировать контраргументы собеседника и свои ответы ему. Если обговариваете несколько вопросов, то последовательно заканчивайте обсуждение одного вопроса и переходите к следующему. С помощью стандартных фраз старайтесь отделять один вопрос от другого. Например: «Итак, по этому вопросу мы договорились?», «Могу я считать, что по этому вопросу мы достигли соглашения?», «Как я Вас понял (в этом вопросе), мы можем рассчитывать на Вашу поддержку?»

Разговор по каждой теме должен заканчиваться вопросом, требующим однозначного ответа.

Для подготовки к деловому разговору по телефону, в особенности междугородному и международному, лучше подготовить специальный бланк, в котором будущий разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов.

 

5. Анализ итогов  деловой беседы

Результаты деловой  встречи полезно проанализировать. Примерная схема анализа следующая:

- Не забыли ли вы о цели разговора?

- Каков конкретный результат встречи?

- Мог ли он быть лучшим для вас или для дела?

- Все ли аргументы вы использовали? Что еще можно было сказать?

- Все ли вы выяснили у партнера, что хотели?

- Удачно ли вы отвечали на вопросы?

- Удачно ли вы парировали возражения?

- Какой была атмосфера разговора?

- Какую психологическую позицию занимал партнер? Правильную ли позицию занимали вы?

- Удовлетворен ли встречей партнер?

- Какое впечатление вы на него произвели?

- Есть ли необходимость и возможность повторной встречи?

Анализируя разговор, не следует корить себя за возможные  упущения, лучше подумать, как действовать дальше. Встреча считается не напрасной, если она оставила возможность для продолжения контракта.

 

 

Заключение

Задача повышения норм и стандартов этики деловой беседы, как и вообще этики делового общения, во многих странах сегодня выдвигается как одна из важнейших. Проблема стоит достаточно остро. Так, согласно опросам общественного мнения, среди широких слоев населения США господствует убеждение, что ценности этического поведения неуклонно снижаются.

Существуют различные  средства и способы повышения  уровня моральности делового общения. В качестве примеров повышения показателей этичности поведения, как руководителей, так и рядовых работников можно привести следующие: разработка этических нормативов на предприятии, создание комитетов и комиссий по этике, проведение социально-этических ревизий, обучение этическому поведению.

Этические нормативы  делового общения и поведения  должны описывать общую систему и правила этики, которых, по мнению организации, должны придерживаться ее работники. Эти нормативы разрабатываются с целью улучшить деловое общение на различных уровнях и в разных сферах деятельности организации. Цель их создания – установление нормальной нравственной атмосферы и определение этических рекомендаций при принятии решений. Каждое предприятие, если оно дорожит своей репутацией, будет стремиться к тому, чтобы утвердить у себя высшие стандарты этики делового общения и деловых бесед, являющейся важнейшим компонентом бизнеса.

На Западе организации  обычно доводят этические нормативы  до своих работников в виде печатных материалов. Некоторые фирмы создают рабочие группы или постоянные комитеты по этике. Другие нанимают специалиста по этике бизнеса, называемого адвокатом по этике. Его роль сводится к выработке суждений по этическим вопросам, в том числе и по этике делового общения. В России, к сожалению, этике деловых бесед и вообще этике делового общения не придается пока должного внимания.

Организации, фирмы, руководители и предприниматели всех уровней должны приложить максимум усилий для повышения этичности делового общения и деловых бесед, используя для этого различные способы и средства, в том числе и обучение этике делового общения.

 

 

Литература

 

1. Баева О.Е. Ораторское искусство и деловое общение. Минск: Наука, 2001.
2. Безруких М. Этика делового общения. Курс лекций. М., 2001.
3. Бороздина Г.В. Психология делового общения. Минск.: Наука, 2000.
4. Вебер М. Избр. произведения. М.: Прогресс, 1990.
5. Конфуций. Изречения. М.: МГУ, 1994.
6. Ксенофонт. Воспоминания о Сократе. М.: Наука, 1993.
7. Курбатова В.И. О деловой этике и этикете. М.: Фонд «Правовая культура», 1994.
8. Психология и этика делового общения.// Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. М., 1997.
9. Радхакришнан С. Индийская философия в 2-х т. Т.1. Пер. с англ.: СПб: Стикс, 1994.
10. Фромм Э. Психоанализ и этика: Пер. с англ. М.: Республика, 1993.

¹ Психология и этика делового общения.// Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. М., 1997. С. 145.

¹ Радхакришнан С. Индийская философия в 2-х т. Т.1. Пер. с англ.: СПб:  Стикс, 1994. – С. 187.

² Конфуций. Изречения. М.: МГУ, 1994 – С. 31.

³ Ксенофонт. Воспоминания о Сократе. М.: Наука, 1993. – С. 82.

¹ Вебер М. Избр. произведения. М.: Прогресс, 1990. – С. 85

² Фромм Э. Психоанализ и этика: Пер. с англ. М.: Республика, 1993. –  С. 68-69.

¹ Курбатова В.И. О деловой этике и этикете.  М.: Фонд «Правовая культура», 1994. С. 45.

¹ Бороздина Г.В. Психология делового общения. Минск.: Наука, 2000. С. 213.

¹ Бороздина Г.В. Психология делового общения. Минск.: Наука, 2000. С. 220.

¹ Баева О.Е. Ораторское искусство и деловое общение. Минск: Наука, 2001. С. 144.

¹ Безруких М. Этика делового общения. Курс лекций. М., 2001. С. 80.

¹ Безруких М. Этика делового общения. Курс лекций. М., 2001. С. 82.