Деловая беседа

   

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное образовательное  учреждение

среднего  профессионального образования

«Красноярского  колледжа радиоэлектроники, экономики  и управления» 
 

 
 

Реферат 

По  теме “Деловая беседа” 
 

для студентов  специальности:

230105 Программное  обеспечение вычислительной техники  и 

автоматизированных  систем 
 
 

Выполнил  студент 

Принял  преподаватель 
 
 
 
 
 
 

    Красноярск, 2011 

Введение           

Деловая встреча  и деловые переговоры, в общем, имеют одно определение – это деловое взаимное общение с целью достижения совместного решения. Но деловую встречу можно рассматривать и как первый этап переговорного процесса или его составную часть, в процессе которого уточняется предмет дальнейших переговоров, решаются организационные вопросы. От результатов таких предварительных контактов, от впечатления, произведенного вами при «ознакомительной» деловой встрече, во многом зависит успех дальнейших переговоров.

         В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для установления деловых отношений, разрешение деловых проблем или выработке конструктивного подхода к их решению.

         Таким образом, одна из главных задач беседы – убедить собеседника принять конкретное предложение. 

Подготовка  к деловой беседе.          

Не существует единых безошибочных правил подготовки к деловой беседе. Однако будет  полезно указать на следующий  вариант схемы такой подготовки: планирование; сбор материала и его обработка; анализ собранного материала и его редактирование.          

Место беседы выбирается с учетом его влияния на ожидаемый  результат. Для лиц, не работающих в  фирме. Наиболее удобным местом будет  служебный кабинет принимающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым. Обстановка в любом случае должна быть спокойной, уединенной, исключать неожиданное появление посторонних, шум, звонки и т.д., ибо это нервирует, но не «интимной». Во многом ее определяет даже цвет стен, освещенность, мебель и характер ее расстановки.         

С сотрудниками можно встречаться и на их рабочем  месте. Допустимо проведение деловых  бесед и вне службы, например, в ресторане, кафе или даже в домашних условиях. Главное, чтобы ваш собеседник чувствовал себя свободно и раскованно и мог полностью переключиться на деловой разговор.         

Затем следует  выбрать наиболее удачный момент и только потом договариваться о  встрече. В этом случае инициатива будет  в ваших руках, и поэтому контролировать ситуацию будет легче.         

Когда беседа уже  назначена, составляется план ее проведения. Сначала следует определить стоящие  перед вами цели, а затем разработать  стратегию их достижения и тактику  ведения беседы.         

Такой план –  это четкая программа действий по подготовке и проведению конкретной беседы. Однако далеко не все это  понимают, рассуждая примерно так: «Ну  как можно планировать деловую  беседу, если один новый факт, внезапно всплывший во время встречи, может все изменить самым кардинальным образом и разрушить все предварительное планирование?».          

Но ведь целью  планирования как раз и является попытка смягчить, нейтрализовать влияние  неожиданно появившихся новых фактов или непредвиденных обстоятельств на ход беседы. Подготовка и планирование беседы позволяют заранее предвидеть возможные неожиданные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника. Кроме того, приобретается навык быстрой и гибкой реакции при возникновении непредвиденных обстоятельств.         

Планирование  деловой беседы позволяет определить ее конкретные задачи уже в начале подготовки к ней, найти и устранить  «узкие» места в беседе, согласовать  время ее проведения.          

Начало  беседы. 

Начало беседы – очень важный этап, и поэтому им не следует пренебрегать. Задачи этого этапа беседы следующие:

- установление  контакта с собеседником;

- создание рабочей  атмосферы;

- привлечение  внимания к предстоящему деловому  разговору.         

Любая деловая  беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10-15% времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности. Если встреча происходит между людьми разных рангов, инициативу должен взять на себя старший. Если между гостями и хозяевами – представитель принимающей стороны. В последнем случае желательно предложить прибывшим слегка подкрепить свои силы, например, выпить  прохладительные напитки.         

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое  значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т.е. решение выслушивать вас дальше или нет.         

Собеседники  обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам и к самой беседе (т.е. создание рабочей атмосферы). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а как известно, эффект «первого впечатления» всегда запоминается очень надолго.         

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в деловых взаимоотношениях порождает атмосферу доброжелательности и способствует успеху любых переговоров. Но это должна быть не казенная улыбка, а искренняя, свидетельствующая о том, что вы испытываете неподдельную радость от общения со своим собеседником. Тогда вам будет намного легче установить контакт с деловым партнером и уладить все недоразумения, возникающие во время деловой беседы.         

В начале беседы следует избегать извинений, проявления признаков неуверенности. Нужно  исключить любые проявления неуважения, пренебрежения к собеседнику. Не следует первыми вопросами вынуждать собеседника подыскивать контраргументы и . занимать оборонительную позицию, хотя это вполне логичная и совершенно нормальная реакция. Однако с точки зрения психологии это  явный промах¹.                        

Постановка проблемы и передача информации.          

Следующий основной этап деловой беседы – информирование присутствующих, т.е. передача сведений, с которыми вы хотите их познакомить. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности, путаницы, недосказанности), профессионально правильной и по возможности наглядной (использование общеизвестных ассоциаций и параллелей, а также наглядных пособий).

`При этом  всегда, когда это возможно, следует  сообщать присутствующим источники вашей информации и указывать на их надежность.          

Особое внимание нужно уделять краткости изложения. Необходимо не забывать о временных  рамках беседы. Вольтер как-то сказал: «Секрет быть скучным состоит  в том, чтобы рассказать все»¹.          

Постоянно следует  помнить о направленности беседы, т.е. держать в голове ее основные задачи и не отклоняться от темы, даже если собеседники забрасывают  докладчика вопросами.         

В процессе информирования не стоит прерывать собеседника  без крайней необходимости, но и не нужно бояться пауз в разговоре – возможно, он просто собирается с мыслями, чтобы сказать что-то важное. Но если пауза затягивается, необходимо приободрить собеседника косвенным вопросом, на который односложно ответить нельзя, и вольно или невольно приходиться пускаться в пространные рассуждения. И здесь нужно уметь выбирать подходящие моменты для замечаний и делать их обоснованно, в тактичной форме, помня о необходимости самокритики.                           
 

После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция как вами, так и вашим собеседником. С помощью аргументов можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положения и факты, изложенные обеими сторонами.         

Аргументация – это способ убеждения кого-либо посредством значимых логических доводов. Она требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний, при этом ее результат во многом зависит от собеседника.         

В аргументировании выделяют две основные конструкции: доказательная аргументация, когда вы хотите что-то доказать или обосновать, и контраргументация, с помощью которой вы опровергаете утверждения партнеров по переговорам.                                                    
 

Завершение беседы           

Последний этап беседы – ее завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе решаются следующие задачи:

- достижение  основной или (в неблагоприятном  случае) запасной (альтернативной) цели;

- обеспечение  благоприятной атмосферы;

- стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий;

- поддержание  в дальнейшем (в случае необходимости)  контактов с собеседником, его  коллегами;

- составление  резюме с четко выраженным  основным выводом, понятным всем  присутствующим.         

Любая деловая беседа имеет свои подъемы и спады. В связи с этим возникает вопрос: когда переводить беседу  в завершающую фазу – фазу принятия решения. Практика доказывает, что это надо делать, когда беседа достигает кульминационного момента. Например, вы настолько исчерпывающе ответили на очень важное замечание вашего собеседника, что его удовлетворение вашим ответом очевидно.          

Пример его  типичного комментария в данном случае: « Это обязательно надо было выяснить!»         

Ваш ответ сразу  следует добавить положительным заключением, например: « Вместе с вами мы убедились, что внесение этого предложения будет для вас очень выгодно».                   

Завершение беседы нельзя сводить только к простому повторению наиболее важных ее положений. Основные идеи должны быть сформулированы очень четко и кратко. Вы должны придать общему выводу легко усваиваемую форму, т.е. сделать несколько логических утверждений, полных смысла и значения. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме.                   

Достигнув цели, попрощайтесь собеседником. Как только будет принято решение, поблагодарите  его, поздравьте с разумным решением, скажите, что он будет доволен  своим выбором, и удалитесь.                                             

Заключение

Выше были приведены все этапы проведения деловой беседы от подготовки до завершения. В современное время очень важно правильно использовать все методы, стратегии  проведения деловой беседы, в итоге будут достигнуты цели беседы, принято правильное решение, можно считать, что беседа удалась. От результатов  деловой беседы, от впечатления, произведенного вами на делового партнера будут зависеть успех дальнейших переговоров