Деловые беседы

Деловые беседы

 

План

1. Определение и классификации бесед.
2. Кадровые беседы
3. Организационные беседы
4. Творческие беседы
5. Беседы с посетителями
6. Подготовка к беседе (схема проведения, приемы, ошибки)

 

1. Определение и классификации бесед.

 

 Наиболее распространенной формой общения считается беседа. «Словарь современного русского литературного языка» в 20 т. так толкует основные значения слова беседа и их оттенки.

1. Разговор (обычно продолжительный); обмен мнениями. 
Дружеская, задушевная беседа. //Официальный разговор с кем- 
л. Беседа с лечащим врачом. //Предназначенный для печати, передачи по радио, телевидению и т. п. разговор, обмен мнениями 
журналиста с кем-л.; интервью. Беседа корреспондента с главой 
делегации.

2. Собеседование на политические, научные и т. п. темы, рассчитанные на обмен мнениями между присутствующими, выяснение каких-л. вопросов. // О популярной лекции, передаваемой по радио, телевидению, или о научно-популярной статье в газете, журнале.

Все эти значения подчеркивают диалогический характер беседы, обязательное участие в общении двух сторон.

Исходя из значений слова  беседа, зафиксированных в толковом словаре, можно утверждать, что беседа - это далеко не однозначное явление.

Беседы (разговоры) по сфере использования условно  делят на бытовые и деловые.

Деловые беседы ассоциируются  с общением на работе, с исполнением  служебных обязанностей, с решением производственных задач, организационных, коммерческих проблем и т. д.

Под деловой  беседой понимается межличностное  речевое общение, предполагающее обмен взглядами, точками зрения, мнениями, информацией, направленное на решение той или иной проблемы.

Характер деловой беседы, особенности ее протекания, тематика обсуждаемых вопросов определяются профессиональными и деловыми интересами ее участников, а также типом отношений между собеседниками (субординационные «но вертикали» - «сверху-вниз», «снизу-вверх» и партнерские — «по горизонтали»).

По характеру обстановки, в которой обсуждаются те или  иные вопросы, деловые беседы бывают официальные и неофициальные, т. е. с соблюдением и без соблюдения определенных правил и формальностей. Деловые беседы могут проводиться в кабинете, на рабочем месте, в столовой, ресторане, во время прогулки, дружеского застолья и т. д.

По характеру обсуждаемых  вопросов наиболее распространенными считаются следующие виды деловых бесед:

1. кадровые (прием на работу, увольнение с работы, перемещения по должности); дисциплинарные, связанные с нарушением трудовой дисциплины, уклонением от выполнения служебных обязанностей и т. п.;

2. организационные, определяющие технологию выполнения 
задания;

3. творческие, посвященные выработке концепции того или 
иного проекта, задания и др.

4. деловые беседы во время приема посетителей.

 

2. Кадровые беседы.

 

Правильный подбор и  расстановка кадров оказывает решающее влияние на эффективность работы любой организационной структуры. Важное место в решении кадровых вопросов отводится деловым беседам, которые позволяют руководителю лучше понять и оценить сотрудника или претендента на должность, помогают составить о нем мнение, выявить его слабые и сильные стороны, сформулировать собственную позицию для принятия решения.

2.1. Особое значение эти беседы приобретают при приеме на работу. Обычно их называют собеседованиями. Существуют определенные методики проведения таких собеседований. Так, например, любое собеседование при найме на работу сводится к восьми основным (стержневым, базовым) вопросам и соответствующим ответам на них.

1. Что вы за человек ?

Руководитель-итервьюер  просит претендента рассказать о себе, он хочет знать о кандидате как можно больше.

2. Почему вы ищете работу?

Для руководителя важно  понять причины поиска новой работы, логичность их обоснования.

3. Чем вы можете быть полезны?

Руководитель выяснит, насколько поступающий в курсе  дел организации, в которой он хочет работать.

4. Каковы ваши сильные стороны?

Необходимо, чтобы претендент подтвердил наличие названных качеств примерами из своей практической деятельности, повседневной жизни. Целесообразно предложить ему описать свое поведение в одной из конфликтных ситуаций в вашей организации.

5. Каковы ваши слабые стороны?

Этот вопрос позволяет  выяснить, насколько кандидат на вакантное место откровенен, искренен, психологически уравновешен, умеет ли извлекать уроки из своих ошибок.

6. Каким, на ваш взгляд, должен быть начальник? 
Осторожно следует отнестись к ответам, в которых претендент стремится показать свою покладистость, бесконфликтность.

7. Каковы ваши самые сильные достижения?

Если кандидат не способен назвать хотя бы один значительный успех, то вряд ли он готов к серьезной и ответственной работе.

8. На какую зарплату вы можете рассчитывать?

Если претендент занижает сумму своего вознаграждения, то это  нередко свидетельствует о его неуверенности в своей квалификации. Предлагаемый претендентом высокий уровень оплаты может говорить о его завышенной самооценке, отсутствии чувства реальности.

Перечисленные вопросы  по существу не касаются содержания будущей работы, поэтому заканчивая разговор с претендентом, целесообразно поставить ему приблизительно такой вопрос: «Не хотите ли вы обсудить что-нибудь, о чем мы с вами не упомянули в разговоре?». Ответ на этот вопрос покажет отношение кандидата к будущей работе

Рекомендуют также составлять «словесный портрет» требуемого на определенное место сотрудника, содержащий перечень основных характеристик: пол, возраст, образование, семейное положение, стаж работы, опыт работы в данной области и т. Д-

Перед собеседованием претенденту  можно предложить написать письменное заявление-анкету. Это позволит интервьюеру создать представление о претенденте и сразу исключить неподходящую кандидатуру.

Некоторые руководители составляют перечень основных показателей, по которым они оценивают претендентов в баллах. Например: внешний вид, культура речи, коммуникабельность, деловые качества, профессиональные знания и т. д.

Этот метод особенно удобен, когда  собеседование проводится совместно с коллегами. Сопоставление объективных оценок каждого позволит сделать правильный выбор.

Успех собеседования во многом зависит от соблюдения его участниками определенных этических правил поведения.

Назовем некоторые из них:

Собеседование должно начаться в строго обозначенное время. Претендента следует заранее оповестить о месте, дате и времени встречи.

Пришедший на собеседование должен иметь возможность 
привести себя в порядок (причесаться, посмотреть на себя в 
зеркало, пристроить свои вещи и т. д.).

Хозяин кабинета должен подняться  навстречу вошедшему, 
приветливо улыбнуться, протянуть руку для рукопожатия, предложить сесть, расположиться поудобнее.

Следует подумать о пространственном расположении руководителя и претендента в кабинете: руководитель может оставаться за своим рабочим столом, сесть напротив претендента за отдельным столом, сесть рядом с ним и т. д.

Важно расположить к себе собеседника, помочь преодолеть скованность, неловкость в новой обстановке. Необходимо 
создать атмосферу доброжелательности и заинтересованности.

Руководителю следует обращаться к кандидату на вакантное место по имени и отчеству.

Проведение собеседования при приеме на работу должно носить творческий характер, здесь невозможно все заранее запрограммировать. У опытных руководителей, как правило, имеются свои «секреты мастерства» и свои «рецепты», свои методы и приемы ведения разговора с претендентами. Их «наметанный глаз» позволяет сделать в большинстве случаев правильный выбор.

2.2. Беседа при увольнении с работы. Не менее важное значение приобретают деловые беседы при увольнении с работы.

Чаще всего в производственной деятельности приходится сталкиваться с двумя типичными ситуациями:

1.сотрудник сам принимает решение об уходе с данного 
места работы;

2. руководство организации решает уволить своего работника.

Следует иметь в виду, что увольнение человека с работы независимо от ситуации всегда сопряжено с переживаниями, волнениями, хлопотами, а нередко и конфликтами.

Увольнять людей с работы приходится также в связи выходом человека на пенсию, из-за серьезных нарушений трудовой дисциплины, допущенных сотрудником, а также в силу других обстоятельств.

Во всех этих ситуациях администрации  не рекомендуется занимать позицию оправдывающихся, испытывающих чувство вины и угрызения совести, не следует произносить фразы типа «Мы бы, конечно, оставили вас, но...», «Нам бы очень хотелось продолжать с вами работать, но...» и т. д. Это вселяет надежду увольняющемуся, и он пытается найти различного рода основания, чтобы остаться. В неловком положении может оказаться и сам руководитель.

Надо отметить, что некоторые  руководители при увольнении работников испытывают затруднения психологического свойства - им бывает трудно самим объявить сотруднику о своем решении, и они стараются переложить это на других.

При проведении деловых бесед, связанных  с увольнением, рекомендуется соблюдать ряд правил этического характера.

1.Не следует приглашать на беседу увольняемого сотрудника накануне выходных или праздничных дней.

2.Беседу лучше проводить в кабинете руководителя, а не на рабочем месте в присутствии других работников.

 3.Такая беседа не должна быть продолжительной.

4.Специалисты считают, что она может длиться не более 20 минут. Сдержанный, корректный и одновременно доброжелательный тон беседы позволит его участникам избежать обострения отношений, снять почти неизбежную в этих случаях напряженность, ослабить стрессовое состояние.

2.3. К кадровым относятся и беседы в связи с переменой должностного положения работника. Перемещения по должности могут быть и по вертикали, и по горизонтали.

Повышение в должности  обычно радует человека, понижение огорчает, а к переходу на другую работу, родственную прежней, человек относится чаше всего спокойно. С учетом этого руководитель и должен строить стратегию и тактику своего поведения во время беседы.

Особого внимания требуют  люди, которых освобождают от руководящей должности, но которые остаются работать в коллективе. Причины могут быть самые различные: пенсионный возраст, состояние здоровья, серьезные просчеты в работе, появление более достойного кандидата и т. п.

Как правило, бывшие руководители очень тяжело переживают изменение своего статуса. Поэтому приходится щадить самолюбие человека, подчеркивать уважительное к нему отношение и, если это возможно, следует сохранить за ним, хотя бы на первое время, некоторые льготы и даже атрибуты его прежней власти (кабинет, отдельный стол, телефон и т. п.).

2.4.Дисциплинарная беседа. Вероятно, трудно найти организацию, в которой бы не было нарушений трудовой дисциплины, отступлений от правил внутреннего распорядка, несвоевременного или небрежного выполнения заданий и т. п.

Это неизбежно приводит к необходимости проведения с  сотрудниками так называемых дисциплинарных бесед, которые во многих случаях могут предотвратить административные меры наказания (замечание, выговор, строгий выговор, предупреждение о неполном служебном соответствии, увольнение). Проведение таких бесед требует от руководителя большой выдержки, такта, чувства меры, а также твердости, уверенности и принципиальности.

Готовясь к встрече, необходимо хорошо разобраться в  ситуации, собрать и проанализировать нужную информацию. В начале разговора следует дать возможность сотруднику самому объяснить причину своего поступка. Вполне вероятно, что он приведет какие-то новые факты.

Если причины уважительные, то требуются одни меры, а если это халатность, недобросовестное отношение к делу, пренебрежение своими служебными обязанностями, то другие.

При проведении дисциплинарных бесед следует иметь в виду, что осуждать надо действия и поступки работников, критиковать промахи и просчеты, а не их личные качества. Недопустимы «разносы», «разгоны», оскорбительные выпады, брань, унижение чувства достоинства сотрудников. Целесообразно такие беседы проводить один на один, в доверительной обстановке. Специалисты советуют, когда это уместно, использовать во время беседы прием «бутерброда» - делать практические замечания между комплиментами — и по возможности заканчивать разговор на дружеской ноте.

2.5.Проблемные беседы. Проблемными условно можно назвать беседы, вызванные необходимостью решения различных конфликтных ситуаций, возникающих в организации.

Важнейшей особенностью проблемной беседы является глубокий и всесторонний анализ конфликта, выяснение причин и обстоятельств его возникновения, рассмотрение социальной практики снятия подобных конфликтов, наконец, поиск взвешенного и обоснованного решения.

 

3.Организационные беседы.

 

Так называются беседы, в ходе которых обсуждается технология выполнения того или иного производственного задания, анализируются полученные результаты, высказываются критические соображения по поводу решения поставленных задач.

При проведении такой  беседы важно учитывать, что реакция  собеседника на предъявляемые требования может быть различной. Одни сотрудники, заботящиеся о своем будущем и перспективах организации, готовы услышать и принять критику, стараются изменить либо себя, либо ситуацию, за которую они отвечают. Иные пытаются переложить ответственность на других.

Третьи вообще не принимают  критику, они уверены в своей  правоте и пытаются все оставить без изменения. Естественно, что речевое поведение руководителя тоже будет разным.

 

4.Творческие беседы.