Деловые беседы

 

Все большее значение в деловом общении приобретают творческие беседы, предполагающие выработку общей концепции работы организации, обсуждение принципа выполнения различных программ, проектов, заданий и т. д. Они позволяют определить перспективы развития данной структуры, расширяют горизонты видения проблемы, способствуют повышению качества работы.

В творческих беседах  особенно ценятся неординарность мышления, оригинальность выражения мысли, умение найти убедительные аргументы и отстоять свою позицию, создание банка идей, полет фантазии собеседников.

 

5.Беседы с посетителями.

 

Есть данные, что значительная часть рабочего времени руководителя тратится на посетителей (сотрудники, представители других организаций, посторонние лица и др.). Многие администраторы устанавливают часы приема с предварительной записью и формулированием вопроса для обсуждения. В зависимости от специфики организации и личности руководителя прием может вестись и в течение рабочего дня.

Общение с посетителями имеет свои особенности, которые важно учитывать в практической деятельности.

Прежде всего необходимо выяснить цель визита, понять причину посещения, вникнуть в суть предлагаемой проблемы, просьбы, предложения. А для этого следует внимательно выслушать собеседника, определить свои возможности в решении данного вопроса и занять определенную позицию.

Чаще всего приходится сталкиваться с такими вариантами:

1.руководитель в процессе обсуждения положительно решает проблему посетителя;

2.руководитель делегирует решение проблемы другим должностным лицам;

3.руководитель не может решить проблему в данный момент и назначает время новой встречи;

4. руководитель вынужден отказать посетителю в просьбе;

5. руководитель вообще не может решить проблему посетителя, ссылаясь, например, на действующее законодательство,

6.руководитель не хочет  по тем или иным мотивам  пойти навстречу посетителю.

Независимо от варианта решения проблемы руководитель 
должен продемонстрировать максимум уважения к посетителю, 
произвести на него хорошее впечатление, показать желание оказать ему содействие.

Следует отметить, что  порой приходится прилагать большие усилия, чтобы в чем-то убедить посетителя, изменить его мнение по какому-либо вопросу.

Особую трудность, представляет диалог с человеком, который настроен враждебно, не желает слушать никаких доводов, которому обида или раздражение мешают реально воспринимать факты или события.

 

6. Подготовка к беседе.

 

Залогом успешного проведения любой деловой беседы является тщательная подготовка к ней. Конечно, невозможно все предусмотреть заранее, повороты в ходе самой встречи могут оказаться самыми неожиданными, действия партнера порой бывают непредсказуемыми.

В процессе подготовки к беседе целесообразно наметить план будущего разговора.

При этом надо иметь в  виду, что беседа обычно строится по следующей схеме:

1.Начало беседы (установление контакта, создание благоприятного для беседы «климата отношений»).

2. Изложение своей позиции и обоснование ее.

3. Выяснение позиции собеседника.

4. Совместный анализ проблемы (устранение сомнений собеседника, опровержение его замечаний, поиск вариантов решения и т. п.).

5. Принятие решений.

При подготовке к деловому общению особое внимание следует уделить началу разговора, первой фразе, чтобы вызвать у оппонента положительную реакцию, заинтересовать его или нейтрализовать, смягчить его намерения.

Следует подумать и как  завершить беседу. Обычно это слова  благодарности за помощь и поддержку, интересные предложения, пожелания успехов и удач в дальнейшем сотрудничестве, благополучного разрешения всех проблем и т. п.

Иногда необходимо дать понять собеседнику, что разговор окончен  и продолжение его не имеет  смысла. Есть приемы, которые используются, чтобы сократить затянувшийся разговор.

Выбор их зависит от важности беседы и статуса собеседника.

1. Предупредите посетителя до разговора или перед его заверением о том, что ваше время ограничено и вас ждут другие посетители.

2. Договоритесь со своим секретарем о том, чтобы он прервал

разговор и напомнил о следующей встрече.

3. смотрите на наручные часы.

4. Выскажите обобщающие замечания, подведите итог беседы. При проведении беседы ее участники нередко допускают различного рода ошибки, назовем наиболее типичные из них:

1. проявляют авторитарность, не считаются с мнением других;

        2. игнорируют состояние собеседника;  

3. не учитывают мотивы состояния собеседника;

4. не проявляют интереса к проблеме собеседника;

5. не слушают собеседника;  

6. перебивают говорящих;

7. говорят, не будучи уверенными, слушают ли их;

8. говорят долго и ограничиваются одним предложением (не 
используют всего банка идей).