Управление персоналом на предприятиях малого бизнеса

Предъявляются и определенные требования к знаниям офис- менеджера. В рамках данной организации и для выполнения вышеизложенных должностных обязанностей офис-менеджер должен знать:

- источники обеспечения предприятия кадрами;

- порядок избрания (назначения) на должность;

- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

- порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

- порядок составления отчетности по кадрам;

- методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

- основы психологии и социологии труда.

Офис-менеджер починяется непосредственно директору предприятия.

На время отсутствия офис-менеджера его обязанности выполняют бухгалтер и заместитель директора (см. приложение З).  

На данном предприятии новый офис-менеджер работает с 17.04.2006г. Анализ резюме и личной карточки данного сотрудника показал, что он подходит на данную должность по основным квалификационным требованиям. Так как он имеет высшее профессиональное образование (по специальности юриспруденция) и общий стаж работы 4 года: опыт работы в должности специалиста по управлению персоналом 2 года,  в должности офис-менеджера  2 года. Но для эффективного и качественного выполнения вышеизложенных функциональных обязанностей требуется более глубокие знания в области управления персоналом. В связи с этим для данного работника целесообразно организовать обучение с отрывом от производства.

Для того чтобы ввести функциональные обязанности для директора и заместителя директора мы не будем анализировать затраты рабочего времени, так как функциональные обязанности, прописанные в новых должностных инструкциях, в настоящее время данными сотрудниками полностью выполняются.

Теперь официально за должностью «директор» помимо основных обязанностей будут закреплены следующие должностные обязанности см. приложение И):

- возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах, информирования работников внутри предприятия о имеющейся вакансиях;

- разрабатывает кадровую политику и стратегии предприятия;

- контролирует правильность использования работников в подразделениях; 

- осуществляет контроль над процессами приема, размещения и расстановки молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью;

- осуществляет контроль над работой по адаптации вновь принятых сотрудников к производственной деятельности;

- осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях;

- разрабатывает системы комплексной оценке работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

- обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства;

- проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по улучшению;

- разрабатывает системы материального и нематериального стимулирования;

- разрабатывает и утверждает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

В должностные обязанности заместителя директора будут входит (см. приложение К):

- проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала предприятия и его подразделений;

- принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду;

- организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и  информационное обеспечение, принимает участие в анализе аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационной комиссии, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке;

- проводит изучение и анализ результатов аттестации работников и оценке их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах;

- организует работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности;

- принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия;

- принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

- обеспечивает размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки работы по адаптации к производственной деятельности;

- организуем подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и наградам;

- участвует в разработке систем комплексной оценке работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

- анализирует и разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

3.1.2. Разработка проекта совершенствования системы управления персоналом на предприятиях «Х2» и «Х3»

Для совершенствования системы управления персоналом на предприятии «Х2» и «Х3» мы предлагаем в штатное расписание вышеуказанных организаций ввести менеджера по персоналу. Однако, в связи с тем, что две организации находятся в одном административном здании и средняя численность на апрель 2006 года в организации «Х2» составляет 49 человек, а в «Х3» - 17 человек, мы предлагаем следующее: в штатное расписание организации «Х2» ввести менеджера по персоналу на основной вид работы, а на предприятие «Х3» того же человека, занимающего ту же должность принять по совместительству. Таким образом, один менеджер персоналу будет обслуживать две организации.

Поскольку данная должность является «новой» для штатных расписаний организаций, то необходимо соответствующим приказом ввести одну штатную единицу данной должности в штатное расписание организации «Х2» и 0,5 штатной единицы (по совместительству) в штатное расписание организации «Х3».

Следующим этапом будет составление должностной инструкции менеджера по персоналу и ее последующее утверждение (приложение Л).

Только потом организация должна осуществлять набор, отбор и прием кандидата на вакантную должность, обладающего качествами необходимыми для достижения целей, поставленных организацией, и полостью отвечающего требованиям должности.

3.1.3. Разработка проекта совершенствования системы управления персоналом на предприятии «Х1»

Для организации «Х1» мы предлагаем создать службу управления персоналом. Данная служба будет являться структурным подразделением данного предприятия, но помимо этого служба управления персоналом будет оказывать услуги другим организациям, находящимся в одном административном здании. 

Поскольку службы управления персоналом на данном предприятии никогда не было, и направления работы по управлению персоналом поддерживаются очень слабо, опираясь только на внутренние ресурсы, довольно сложно построить работу подразделения по управлению персоналом. На наш взгляд, помочь здесь могут внешние специалисты.

В нашем дипломном проекте мы предлагаем определенную программу действий по формированию службы управления персоналом при привлечении внешнего консультанта и кадрового агентства (рекрутинговое агентство) в рамках организации «Х1».

Первым этапом является диагностика. Данный этап целесообразно провести по двум направлениям одновременно: анкетирования и интервью с руководителем предприятия и руководителями структурных подразделений. При этом интервью позволяет уточнить понимание и видение руководящим составом основных задач и функций управления персоналом, возможностей и трудностей на пути их достижения. Результаты анкетирования должны информировать о наличии в компании документов, регламентирующих основные процессы управления персоналом, а также степени реализации отдельных функций. В анкете, на наш взгляд, обязательно должны присутствовать блоки, посвященные функциям в работе с персоналом организации, насколько она регламентирована, а также насколько ее выполнение актуально и необходимо. Анализируется существующая кадровая политика. Можно сказать, что выделяется определенный список задач и проблем, решение которых будет возложено на службу управления персоналом, и основные направления ее будущей работы. 

Только после этого возможен второй этап, от которого в большей степени зависит успешное функционирование выстраиваемой службы персонала  - определение и разработка стратегии управления персоналом.  Не стоит забывать, что это основополагающая, наиболее сложная область, которая обеспечивает единый подход в реализации всех функций службы персонала, для ее разработки внешнему консультанту целесообразно провести диагностику «проблемного поля» организации. Результаты данного исследования подтверждают существующее положение большим количеством получаемой информации и помогают в определении приоритетных направлений по разработке стратегии управления персоналом.

Следующим этапом, на наш взгляд, является разработка базового набора функций службы управления персоналом. Для этого необходимо проведение кадрового аудита и составление аналитического отчета по имеющимся базовым функциям и состоянию документации. Исследование помогает нам определить основные функции управления персоналом, а также определить перечень документов, которые должны быть созданы или требуют коррекции. В рассматриваемом случае для организации «Х1» может быть разработан следующий пакет стандартных форм и инструктивных материалов по управлению персоналом. Данный перечень материалов базового функционала был разработан, опираясь на статью Т.Н. Лобановой «Построение службы персонала в банке» [16, с. 24].

По функции учета кадров и кадрового делопроизводству:

1.      Документы службы по работе с персоналом

1.1.           Система управления персоналом

1.2.           Цели и функции управления персоналом

1.3.           Матрица распределение функций и задач внутри службы

1.4.           Краткосрочные и долгосрочные цели по персоналу

2.      кадровый учет и делопроизводство

2.1.           Процедура оформления на работу

2.2.           Процедура перевода сотрудника

2.3.           процедура увольнения

3.      Пакет стандартных форм для кадрового документооборота

3.1.           Анкета для поступающих на работу

3.2.           Результаты собеседования с кандидатом

3.3.           Общие условия трудовой деятельности

3.4.           Удовлетворенность персонала работой в компании (анкета, интервью)

4.      Оформление и учет командировок, отпусков, больничных листов, поощрений и взысканий сотрудников

5.      Правила внутреннего трудового распорядка

6.      Штатное расписание

6.1.           штатное расписание и сопровождение структурных изменений

7.      Обеспечение системы управление персоналом соответствующей нормативной базой

8.      Реализация социальных программ

9.      Адаптация персонала и введение в должность

9.1 Процедура адаптации персонала

9.2. Структура адаптационного семинара

10. Контроль за прохождением испытательного срока новыми сотрудниками

10.1. Процедура прохождения испытательного срока

10.2. Оценка работников после испытательного срока

11. Ведение статистики внутренних и внешних кадровых изменений, состава и использования человеческих ресурсов

11.1. Отчет о движении персонала

12. Ведение табельного учета

По функции подбора и отбора персонала:

1.  Планирование и прогнозирование потребности в персонале

2.  Исследование рынка труда и формирование базы данных внешнего резерва

3.  Стандарты положений о структурных подразделениях, а также должностных инструкций для персо­нала

3.1.   Положения о подразделениях

3.2.   Должностные инструкции

4. Подбор и отбор персонала на вакансии в банке

4.1.  Процесс подбора (используемые подходы)

4.2.  Процедура отбора и найма основного персонала

4.4.  Вопросник для собеседования

4.5.  Результаты собеседования с кандидатом (форма)