Стиль управління і ефективність його застосування працівниками апарату управління підприємства» ДП ДГ «Христинівське»

   3.2 Організація спілкування  керівника з підлеглими  та мотивація їх  до продуктивної  діяльності 

    Розробляючи свою класифікацію ролей керівника  Г.Мінцберг поставив на перше місце ролі міжособистого спілкування. Така класифікація управлінських ролей свідчить про те, що міжособистісні комунікації перебувають у центрі діяльності будь-якого менеджера. За даними досліджень, менеджери проводять більше половини свого робочого часу в спілкуванні з іншими людьми. У менеджерів вищої ланки відсоток робочого часу, зайнятий спілкуванням, доходить до 80%. Ясно, що за таких умов відсутність навичок міжособистісних комунікацій різко знижує ефективність професійної діяльності менеджера.

    Будь-яке  спілкування починається з того, що в одного з учасників комунікації з'являється бажання виразити певну думку. Так виникає зміст повідомлення, що посилає одна людина іншій, причому вербальна інформація може бути цілком конкретною, але існує безліч способів передати її, користуючись різноманітними видами невербального спілкування. Ефективність комунікацій зменшується, або виникають труднощі при спілкуванні у людей, які мають різний рівень знань, тобто бракує компетенції в обговорюваній області. Виявляється, людина майже ніколи не може абсолютно точно виразити свою думку або почуття — цьому перешкоджають “комунікативні шуми”. Термін «шум» використовується в теорії комунікацій майже в тому ж значенні, що, наприклад, в електроніці - це все, що приводить до “перекручування” вихідного. сигналу (у нашому випадку - змісту повідомлення). Джерела комунікативних шумів різноманітні. Особливо слід зазначити культурологічний шум. Процес спілкування має виражене забарвлення як національної, так і професійної культури. Незнання певних правил спілкування (наприклад, невірне використання жесту) може привести до повного перекручування змісту повідомлення. Погане знання мови також може призвести до “перекручування” змісту повідомлення

    Людина, яка бажає поліпшення навичок  комунікацій, повинна опановувати мистецтвом керування своїми невербальними сигналами та мистецтвом читання “сигналів” співрозмовника. Дослідження показують, що невербальні елементи становлять більше половини всіх елементів при міжособистісному спілкуванні. Кожній людині необхідно пам'ятати, що в процесі спілкування у неї працюють певні “ментальні фільтри” (заздалегідь сформовані установки та переконання). Наприклад, якщо колега попередить вас, що у вас мають бути переговори з дуже розумним і жорстким партнером, то ви, мабуть, під час переговорів будете проявляти особливу обережність, підозрюючи підступ навіть там, де його насправді немає - це і є дія ментального фільтра. Аналогічну роль грають емоційні фільтри, тобто ті емоції, які вами володіли безпосередньо перед актом комунікації. Так, негативні емоції змушують нас дивитися на все, що відбувається через “темні окуляри”, а позитивні емоції - через “рожеві” окуляри. Таким чином, під впливом всієї сукупності комунікативних шумів зміст повідомлення, яке передається, може істотно спотворюватися. Потім повідомлення сприймається адресатом (іншою стороною) і на цьому етапі можуть додатися нові шуми (згадайте хоча б тріск у слухавці).

    Але нехай повідомлення в тій або  іншій формі все-таки дійшло до адресата, який має сприйняти його зміст. При сприйнятті повідомлення адресат буде виходити із власного життєвого та професійного досвіду, який може суттєво відрізнятися від досвіду відправника повідомлення. Це означає, що додадуться додаткові шуми, тепер уже пов'язані з людиною, яка приймає повідомлення. Джерела шумів практично не відрізняються від тих, що були перераховані при описі процесу передачі повідомлення.

    Кожна людина має певні  комунікаційні  навички: слухання, читання, мовні навички, навички письма. На ефективність комунікацій впливають вербальні і невербальні чинники. До вербальних ми відносимо такі види комунікацій як телефонна розмова, голосовий зв’язок, нарада, переговори, доповідь, презентація, лист, звіт. До невербальних комунікацій можна віднести жест, вираз обличчя, позу, інтонацію, гучність голосу.

    Серед факторів, що впливають на ефективність спілкування, першими виділяються  навички вербальних комунікацій. На якість вербальних комунікацій досить сильно впливає також тип особистості  людини. Визначення типу особистості є широко розповсюдженою технікою. На практиці використовуються різні класифікації  наприклад з 1980р. на теренах пострадянського простору відома «модель А», яку розробила А. Аугустінавічюте. Вона, як і інші класифікації базується на типології особистості швейцарського психолога К.Г. Юнга. На його думку кожна людина унікальна, але в поведінці різних людей є спільні риси. В своїй роботі «Психологічні типи» К. Юнг пропонує такі виміри: екстраверсія-інтроверсія (поновлення енергії): екстраверт здобуває енергію із зовнішнього світу, інтроверт поповнює енергію із свого внутрішнього світу; мислення-почуття (прийняття рішень): людина логічного типу приймає рішення спираючись на логіку, об’єктивні міркування, людина почуттів приймає рішення “серцем”, спираючись на суб’єктивні цінності; відчуття-інтуїція (збір інформації): людина відчуттів збирає інформацію за допомогою п’яти органів відчуттів, спираючись на реалії, людина інтуїтивного типу отримує інформацію переважно за допомогою “шостого відчуття” і віддає перевагу можливостям; раціональність-іраціональність (спосіб життя): людина раціонального типу веде “розпланований”, впорядкований спосіб життя, людина іраціонального типу віддає перевагу гнучкому довільному способу життя. Ось деякі рекомендації щодо спілкування із представниками деяких типів особистості

   Спілкуючись з людиною, яка відноситься до сенсорного типу, рекомендують бути точним у викладенні фактів, спиратися на минулий досвід, треба достеменно знати свою справу, підтверджувати свою думку за допомогою документів. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до інтуітивного типу, рекомендують  зосереджуватися на  ситуації в цілому, використовувати уявлення цієї людини, будувати свою поведінку на реакції співрозмовника. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до логічного типу, рекомендують  під час дискусії використовувати логічні висновки, зберігати спокій,  аналізувати різні  варіанти з всіма “за” та “проти”. Спілкуючись з людиною, яка відноситься до етичного типу (людина почуттів), рекомендують з самого початку спілкування намагатися встановити дружні стосунки, демонструвати інтерес до того, про що говорить ваш співрозмовник , налаштовуватися на пошук компромісів. К.Юнг стверджує, немає поганих типів, ми всі різні. Ефективне спілкування збільшує взаємопорозуміння між партнерами, якщо воно максимально вільне від перекручування. Знання типу особистості партнера по спілкуванню допоможе в процесі спілкування і досягнення порозуміння. Ця техніка не є абсолютною гарантією успіху, але вона дає вам ще одну можливість його домогтися. Вмінням визначати тип особистості повинен володіти кожний керівник, щоб мати можливість ефективно здійснювати комунікації із своїми підлеглими, колегами, партнерами, тощо.

   Організація спілкування директора ДП ДГ «Христинівське»  з підлеглими базується на вертикальній взаємодії — тобто, переважну частину службових комунікацій складають інструктажі, доведення до виконавців наказів та розпоряджень. Зворотний зв’язок реалізується черз звітування працівниками про виконану роботу чи уточнення виробничих завдань. Спілкування керівників нижчого рівня може мати як вертикальну, так і горизонтальну форму. Однак, спілкування керівників одного рівня займає невеликий відсоток, в більшості випадків — це неформальні контакти. Однією з причин цього є централізоване управління господарством, тобто управлінські рішення, що стосуються спільної діяльності різних бригад чи відділів, мають бути узгоджені з директором і на рівні співпраці керуючих цими структурними одиницями, як правило, не вирішуються.

    На  будь-якому підприємстві та у підприємництві в цілому успіх значною мірою залежить від складу кадрів, їхніх мотиваційних стимулів. Адже кадри вирішують все. Межа між нарощуванням виробничих потужностей і банкрутством, покращенням і погіршенням, прогресом і застоєм, багатством і бідністю визначається саме людськими ресурсами та мотивацією, удосконалення яких – головний фактор вирішення соціальних, економічних, правових, організаційних проблем. І в кінцевому результаті виграє той, у кого більш дійова мотиваційна система.

    Мотиваціє є складовою людських стосунків, способом їхньої взаємодії. Ступень цих стосунків у бізнесі залежить від якісних характеристик кадрів, культури і філософії підприємства, стилю управління, характеру організації господарської діяльності, системи стимулювання та умов праці.

    Практика  свідчить про те, як важливо підтримувати хороші людські стосунки, обстановку довіри і відкритості. Доброзичливе спілкування з підлеглими приносить  фірмі реальні результати. Коли вони працюють більш продуктивно. Отже, у  людських стосунках потрібно поєднувати у єдину систему три складові: керівництво з боку підприємця і менеджерів, спілкування та мотивацію праці.

    Підприємницьке  керівництво – це спроможність спонукати  людей до дії. Тип керівництва  визначається вимогами поточного моменту, потребами, особистими якостями лідера, етичними нормами.

    Завдання  керівника-підприємця – не нав’язувати  власні мотиви, ідеї, а переконувати партнерів по бізнесу, підлеглих  у користі обраного виду господарської  діяльності, його перспективі, можливості отримання зиску. Підприємець, що запалює всіх своїм ентузіазмом, напружено працюючи сам, досягне більшого успіху, ніж той, хто лише демонструє напоказ свою владу і використовує жорсткі засоби впливу, контролю, щоб примусити колектив працювати. Підприємці повинні вчитися розрізняти владу, тобто спроможність примусити будь-кого зробити щось, та керівництво, тобто здатність спонукати інших. Справжній лідер – той хто допомагає людям виявити їхній справжній потенціал. Він як правило швидше забезпечить підвищення продуктивності праці та продуктивності фірми.

    Другою  складовою сприятливого мікроклімату в підприємництві є спілкування  як обмін інформацією між працівниками. Під час розмов, обговорень ділових  справ, одночасно будуються особисті зв’язки та схеми взаємодії з працівниками різних організацій, які мають авторитет серед бізнесових кіл. Ефективне ділове спілкування, ввічливість, взаємоповага, відкритість, бажання йти назустріч має бути, з одного боку, між підприємцем та його персоналом, а з іншого – між керівництвом та представниками підприємницьких структур, державних, владних структур, громадських організацій. Це потрібно для розширення комерційних зв’язків, зміцнення позицій підприємства, підвищення іміджу фірми.

    Третій  фактор, що формує людські стосунки – це мотивація праці робітників, яка передбачає створення стимулів для повної віддачі, забезпечує зростання продуктивності. Мотиваційні засоби, які активізують, спрямовують та підтримують самостійну поведінку працівника, підвищують його віддачу значно вище того рівня, який би був досягнутий за допомогою вимог, тиску.

    Розумний  підприємець бере до уваги індивідуальні  потреби робітників і вміє переконувати їх у тому, що ці потреби реально  можуть бути задоволенні у рамках даного підприємства. Спонукальні мотиви до праці у підлеглих будуть посилюватись якщо вони будуть отримувати пристойну заробітну плату з урахуванням вкладу кожного працівника у загальні справи, коли вони відчувають відповідальність за виконану роботу та її результати.

    Щоб посилити мотивацію підприємницької діяльності, забезпечити її активність, необхідно поставити цілі, які б дозволяли отримати результат (ефект). Це стосується як юридичних, так і фізичних осіб – суб’єктів підприємництва, які створюють власну справу, намагаються втілити у життя бізнес-ідею.

    З мотивацією тісно пов’язане таке поняття, як моральний дух, який характеризує ступінь ставлення людини до своїх  колег, керівника, підприємства в цілому. Те, як працівник відчуває себе на робочому місці, впливає на його моральний  стан.

    На  практиці деякі керівники вважають, що продуктивність праці визначається лише об’єктивними умовами роботи: доступні ресурси для забезпечення нормального господарського процесу, компетентні співробітники,ефективні організаційні структури, чіткі цілі та завдання. Але в сучасних умовах все більше керівників усвідомлюють, що суб’єктивні умови теж можуть суттєво впливати на результати діяльності підприємства.

    До  таких факторів відносять:

• Справедливість. Моральний клімат у колективі визначає авторитет людини за правдивими оцінками, виносить справедливі рішення у процесі обговорення питань управлінського, кадрового, організаційно-технологічного характеру, створення дружньої атмосфери, дає стимул для просування по службі на основі досягнених заслуг, оцінених об’єктивно.
• Визначеність. Цілі підприємства, структурних підрозділів, кожного робітника чітко сформовані у рамках загально фірмового планування та індивідуальних планів.
• Визначення заслуг. Працівники впевнені, що керівництво належно оцінює їхній вклад у роботу фірми.
• Зворотний зв’язок. Трудовий персонал впевнений, що керівнику-підприємцю небайдужі їхні проблеми, бажання, існуючі поточні проблеми.
• Приналежність. Працівники знають, що вони вносять свій конкретний вклад у досягнення загальних цілей підприємства.

    У практиці менеджменту і бізнесу існують такі основні теорії мотивації трудової діяльності:

• Класична теорія мотивації;
• Ієрархія потреб за Маслоу
• Теорія мотиваторів та гігієнічних факторів за Герцбергом;
• Теорія мотивації за Мак-Клелландом;
• Теорія чекань;
• Теорія справедливості.

    Класична  теорія мотивації – це теорія, згідно якої гроші є єдиним стимулом до трудової діяльності. З цієї точки  зору, люди – «економічні істоти», які працюють лише для того, щоб  оплачувати їжу, одежу, житло. Працівники будуть отримувати більше грошей, якщо діятимуть в інтересах фірми.

    Ієрархія  потреб за Маслоу. Основні положення:

• Потреби, що є чіткою п’ятирівневою ієрархічною структурою.
• Після того як потреба нижчого рівня задоволена, людина прагне до задоволення потреби більш високого рівня.
• Коли ця потреба задовольняється її мотивуючий вплив припиняється.

    Американський психолог Абрахам Маслоу визнавав, що люди мають різноманітні потреби, які можна об’єднати у струнку  організаційну побудову залежно  від їхньої значущості, зокрема: