Стиль управління і ефективність його застосування працівниками апарату управління підприємства» ДП ДГ «Христинівське»

          Правила ведення телефонних розмов:

       - Можна заощаджувати час, коли  заздалегідь підготовлено

         головні пункти змісту і максимальний  час розмови.

       - Можна концентрувати головні  телефонні розмови на

         визначений час дня, коли ви  упевнені, що партнер відповість.

       - Визначте собі час дня без  телефону, щоб спокійно реалізувати

         завдання.

       - Коли Вам дзвонять, третя особа  (секретар) повинна зняти

         телефонну трубку і визначити  важливість дзвінка за Вашими

         інструкціями. Можна також включити  автовідповідач.

       - Дайте номер Вашого мобільного  телефону тільки окремим

         партнерам, що телефонуватимуть  при важливих обставинах.

       - Коли ви зайняті, скажіть про  це людині, що вам дзвонить.

         Домовтеся на інший час.

          Керівництва фірм проводять засідання  традиційно у визначений час  і у визначеному колі. При цьому часто звертають увагу не на зміст порядку денного. Менеджер повинний подумати про своє особисте відношення до різних засідань. Пропонують наступні правила стосовно засідань:

- перед  кожним засіданням учасники повинні  одержати порядок денний,       за яким потрібно проводити засідання;

- коли  у вас є великий об’єм роботи  і зміст порядку денного не  торкається вашої діяльності, вибачтеся  в голови, і не приймайте участі  в засіданні;

- коли, на  вашу думку, на засіданні нічого  важливого не  розглядається, запропонуйте його скасувати і заощадити усім час;

- з метою  поширення інформації потрібно  використовувати пошту, або комп’ютерну  мережу. Поширення інформації не  повинне бути предметом засідання  менеджменту;

- коли  ви хочете заощадити час, намагайтеся  організувати засідання стоячи. Коли учасники дискусії стоять, вони коротше і швидше викладають свої аргументи.

- організація  засідання має передбачити обставини,  що унеможливлюють участь деяких  членів менеджменту. Їм потрібно  дати шанс на письмовий виклад  своїх аргументів за або проти пропонованого ухвалення рішення.

          Бувають менеджери, що організують  план дня в усній формі. Але  вони часто щось забувають  або діють не за найефективнішим  методом або раціональній послідовності.  Тому багато керівників мають списки з завданнями на визначений день або записну книгу для планування робочого дня.

Менеджмент  часу дає наступні важливі поради:

      1) складайте щоденний робочий план (лист, календарна книжка);

      2) щодня потрібно працювати з  таким планом (і аналізувати причини, коли щось не вийшло);

      3) час від часу подумати про  майбутнє (особистий план просування  по службі, про підвищення кваліфікації, про перебування на більш цікавому  робочому місці);

      4) плануйте важливі справи на  цілий рік (листок таблиці по  місяцях, календарна книжка)

      5) плануйте достатньо часу для  підготовки об’ємної роботи (проект, ділова пропозиція партнерській  фірмі);

      6) спробуйте себе оцінювати при  роботі для економії часу або   більш ефективного використання  робочого часу (використовувати  списки з питаннями або список констатації);

      7) у планування часу потрібно  також включити спілкування з  колегами і із шефом.

    Ефективність  роботи керівника значною мірою залежить від уміння раціонально розподіляти свій робочий та вільний час. Менеджеру, що не звертає уваги на планування своєї діяльності, завжди буде не вистачати часу на ті чи інші справи, він буде часто спізнюватись, не буде мати змоги відпочити і відновити сили для подальшої діяльності.

    З урахуванням цього заслуговують на увагу поради по організації праці менеджерів, сформульовані американським спеціалістом з менеджменту Алленом Лейкеном:

1. Щоденно обдумувати нові заходи щодо економії свого часу і часу співробітників у відповідності із специфікою підприємства. Для цього серед інших кроків слід доручити помічнику, референту, секретарю або спеціально виділеному співробітнику систематично інформувати про всі новинки у цій галузі, які з’являються у пресі, Інтернеті і т. п.
2. Хай першим вашим заняттям ранком на початку роботи стане визначення точного графіка дня і пріоритету питань, які ви збираєтесь розглядати.
3. Малоістотні, другорядні питання потрібно накопичувати і присвячувати їм 3-4 години щомісяця.
4. Один раз на місяць слід перевіряти стан виконавчої дисципліни і ступінь усвідомлення відповідальності ваших підлеглих шляхом скрупульозної перевірки виконання одного із важливих завдань. Будь-яка перевірка повинна закінчуватись відповідними висновками.
5. Завжди носіть при собі блокнот для запису вдалих ідей, задумів або важливих спостережень.
6. Якомога більше справ доручайте для виконання підлеглим; для виконання специфічних задач використовуйте спеціалістів.
7. Не примножуйте кількість кореспонденції, позбавляйтесь непотрібної інформації.
8. Не працюйте у вихідні дні.
9. Вирішивши важку і важливу задачу, нагороджуйте себе вільним часом, щоб розвіятися.
10. Не розпилюйтеся, концентруйте увагу і зусилля на одному фундаментальному для даного моменту питанні.
11. Перегортайте книги, періодику, звіти, доповіді швидко, відшукуючи головні думки і висновки.
12. Аналізуйте свої звички і схильності, щоб вони не входили у протиріччя з інтересами справи.
13. Використовуйте «години очікування» для вирішення дрібних питань (відправляючись на нараду чи прийом, захопіть із собою декілька паперів з такими питаннями).
14. Не витрачайте час на ремствування і терзання з приводу невдач.
15. Запам’ятайте: для важливих справ у вас є досить часу.

    У книжці англійських консультантів  з управління Майкла Вудкока і  Дейла Френсіса «Раскрепощенный менеджер» викладені не позбавлені інтересу міркування щодо індивідуальної діяльності менеджера. Вони спрямовані на використання і розвиток потенціалу керівника, оцінку особистих обмежень ефективності і пошук шляхів їх подолання.

    На  думку авторів, найчастіше бар’єрами  зростання управлінської діяльності менеджера є:

• побоювання нових ситуацій, які, на думку деяких менеджерів, підвищують ризик у роботі;
• невіра у власні сили щодо можливості здійснення змін;
• недостатність умінь та навичок для того, щоб змінити самого себе.

    У монографії пропонується складати особистий  план розвитку менеджера, яким передбачається з’ясування обмежень росту, оцінка та обговорення їх, подолання перепон, набуття нових умінь і впровадження нових методів роботи.

    На  аналізованому підприємстві індивідуальною роботою у вільний час для  підвищення своєї кваліфікації займаються лише спеціалісти економічного напряму діяльності. Наприклад, серед головних спеціалістів вважають необхідним додатково працювати за межами робочого місця і після закінчення робочого дня лише головний бухгалтер Хомчук Ігор Олексійович та головний економіст Ткачук Людмила Володимирівна. В цілому у ДП ДГ «Христинівське» не розроблені заходи, що сприяли б заохоченню працюючих до самостійної роботи. Для підвищення ефективності та продуктивності праці у господарстві слід розробити програми підвищення кваліфікації, направляти спеціалістів на різноманітні курси для підготовки та перепідготовки фахівців, розробити систему матеріального стимулювання зростання освітньо-кваліфікаційного рівня працюючих. Інвестиції в освіту та підготовку кадрів на підприємстві є надзвичайно перспективно і вбільшості випадків затрати повертаються у вигляді зростання прибутків підприємства, можливості використання нових технологій. У підприємствах, де керівники дбають про додаткове навчання персоналу, продуктивність праці завжди буде вищою, буде досягнуто економії робочого часу та інших ресурсів підприємства за рахунок їх більш раціонального використання.

 

    Розділ  ІІІ. Основні шляхи удосконалення стилю управління 

1. Здійснення  принципу єдиноначальності, розвитку діловитості  та зміцнення авторитету керівника

 

   “Тіло з двома головами - чудовисько” 

   (А.  Файоль)

   Принцип одноначалія використовують більшість  організацій. Підлеглий одержує  накази тільки від одного начальника та відповідає тільки перед одним  начальником. Це, можливо, найстаріший  принцип організації. Принцип єдиноначальності є механізмом координації. Формально особа, в якої виникла якась проблема, не може звернутись через голову свого безпосереднього начальника до керівника вищої ланки з даного питання. Також керівник вищої ланки не може віддати наказ співробітнику нижнього рівня без керівників проміжних рівнів. Але завдяки владі та неформальним відносинам іноді є можливість обійти ланцюг команд. При великій довжині такого ланцюга команд принцип єдиноначальності може значно сповільнити обмін інформацією та прийняття рішень у деяких випадках.

   Ефективність  менеджменту багато в чому залежить від втілення в життя принципу єдиноначальності в поєднанні з  колегіальністю. Необхідність єдиноначальності зумовлена, зокрема, потребами великого виробництва, яке передбачає найсуворішу єдність усіх працівників. Єдиноначальність означає підпорядкованість у трудовому процесі усіх працівників одній особі — керівникові, який має необхідні права щодо управління дорученою йому ланкою і несе повну відповідальність за її роботу.

   Єдиноначальність  дає змогу усувати знеосібку  і безвідповідальність. Кожний працівник  відповідає за свою ділянку роботи і підпорядкований певному керівникові, розпорядження останнього є для  нього обов’язковими. Принцип єдиноначальності розпорядництва вимагає, щоб виконавець отримував розпорядження тільки від одного начальника.

   Управління  діяльністю підприємств,  акціонерних  товариств і об’єднань завжди має колективний характер. У розробці та здійсненні соціально-виробничих програм, крім керівників беруть участь спеціалісти і рядові працівники. Тому єдиноначальність в управлінні трудовими колективами повинна уміло поєднуватись з колегіальністю, додержанням повноважень загальних зборів трудових колективів, рад, широким залученням спеціалістів до розв’язання важливих господарських рішень.

   Єдиноначальність  допомагає уникнути зволікання з  виконанням розпоряджень через суперечливість наказів керівників однакових рангів. Крім того, за умови використання цього  принципу авторитет керівника є  більш стабільним. Якщо працівники постійно отримують розпорядження від однієї і тієї ж людини, вони звикають довіряти їй і влада менеджера в колективі постійно зростає.

    Ефективність  керівної діяльності багато в чому залежить від авторитету керівника. Думка про те, що з отриманням певної посади керівник автоматично набуває авторитету, помилкова.

    Авторитет — це особистий вплив людини на колектив, якого він набуває своєю працею, професійними знаннями, організаторськими здібностями, нововведеннями, умінням працювати з людьми.

    Для того, щоб авторитет посади керівника  поєднувався з авторитетом його особистості, він повинен об'єднати в собі лідерські і керівні функції.

   Могутня підтримка співробітників — це ключ до ефективного керівництва. Бути хорошим керівником — це, перш за все, бути в хороших стосунках з підлеглими. Вони мають найвірніше уявлення про стиль вашого керівництва. Те, як ви виглядаєте в їх очах, і пояснює всі ваші успіхи і невдачі. Підлеглі чудово розуміють різницю в роботі з поганим і хорошим керівником. При хорошому керівництві їх робота стає цікавою, а досягнуті результати підкріплюють відчуття професійної гордості. При поганому керівництві підлеглі відбувають трудову повинність.

   Отже, для кожного керівника надзвичайно  важливою є побудова довіри підлеглих, здобуття авторитету і його підтримка. Працівники мають усвідомлювати те, що менеджер є висококваліфікованим професіоналом, який добре знає свою справу і у своїй діяльності орієнтується на розвиток як підприємства в цілому, так і трудового колективу зокрема, намагається звертати увагу на проблеми співробітників та сприяти їх вирішенню.

   Для досягнення успіху в будь-якій діяльності керівник має бути людиною ініціативною, творчою, енергійною, з бажанням працювати  та створювати щось нове чи вдосконалювати існуюче.

   Прагнення до досягнення мети і заповзятливість - найважливіші риси сучасного керівника. У тісному зв'язку з ними знаходиться  схильність особи до ризику. Керівник не повинен зупинятися на половині справи, має бути здатний ризикувати і прораховувати свій ризик. Хороший керівник займається бізнесом не стільки ради грошей, (вони є для нього показником успіху, а не засобом збагачення), а, скільки із-за постійної необхідності концентрації всіх розумових здібностей для вирішення нескінченної кількості різноманітних проблем. Бізнес для хорошого керівника є необхідним стимулом і життєво важливою дозою адреналіну.

   В ДП ДГ «Христинівське» досить добре реалізується принцип єдиноначальності — кожний працівник отримує розпорядження лише від свого безпосереднього керівника. Від директора підприємтсва розпорядження надходять керуючим відділками, далі — до начальників бригад, вони, в свою чергу, доводять накази до відома працюючих. Будь-який наказ має пройти всі рівні управління. Але в такої системи є й певні недоліки. При виконанні термінових завдань необхідно довести розпорядження послідовно до відома керівників усіх рівнів по вертикалі, що знижує оперативність виконання. Підприємству варто було б поєднувати лінійну та функціональну структури управління, надати змогу керівникам вищого рівня у разі необхідності безпосередньо керувати виконанням робіт.