Проектный менеджмент в деятельности туристической фирмы

     Материально-техническое  обеспечение проекта (закупки и  поставки) обеспечивают организации - поставщики, которые можно объединить под названием Поставщик.

     Подрядчик- юридическое лицо, несущее ответственность за выполнение работ в соответствии с контрактом.

     Особое  место в осуществлении проекта  занимает Руководитель Проекта (в принятой на Западе терминологии - Проект-менеджер или Менеджер проекта). Это лицо, которому заказчик (инвестор или другой участник проекта) делегируют полномочия по руководству работами по проекту: планированию, контролю и координации  работ участников проекта. Под руководством Руководителя Проекта работает Команда  Проекта - специфическая организационная  структура, возглавляемая руководителем  проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью  эффективного достижения его целей[3].

     Схема 1. Участники проекта

       
 
 

1.3. Условия применения  и обеспечение эффективности проектного менеджмента в туризме

     Коммерческое управление проектом - это обычно компромисс между двумя базисными формами организации - чистым управлением проектом и более стандартным функциональным выравниванием. Большинство туристских компаний за рубежом (поскольку российский рынок пока еще дает мало примеров), так же как и их отделения в России, предоставляет одному единственному менеджеру полную ответственность за проект и полный контроль над ресурсами, необходимыми для его реализации.

     Среди основных причин успешного применения принципов нового подхода к управлению проектами можно выделить следующие:

      • организация отбирает к исполнению только те проекты, которые наилучшим образом соответствуют стратегии развития организации; Стратегия организации – это генеральный план действий, определяющий приоритеты стратегических задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей. 

     • все обязательства принимаются только для реально осуществимых целей: технических, бюджетных и календарных;

     • ответственность за управление портфелями проектов, программами и проектами тщательно распределена и неукоснительно реализуется;

     • каждый проект планируется, исполняется и контролируется (управляется) так, чтобы все обязательства по нему были выполнены;

     • команды управления проектом должны работать совместно и в соответствии с обязательствами по целям, планам и графикам исполнения проекта

     Что касается затрат на управление проектами, то их величина будет изменяться в  зависимости от типа, размера и  числа проектов, а также от уровня развития системы управления проектами  в данной организации.

     На  сегодняшний день проектный менеджмент является очень важным этапом в разработке туристского предприятия, расширении сфер его деятельности, для выполнения одноразового задания, определяемого условиями единственного, определенного конечного результата и большим размером и комплексностью по сравнению с теми задачами и действиями, которые организация раньше достаточно успешно выполняла.

     Но все-таки, на предприятиях туризма всякий новый проект является уникальной или редкой попыткой существующей управленческой группы. Недостаточная ознакомленность или недостаток прецедента обычно приводят к разногласию или неопределенности в отношении того, как следует управлять предприятием. Старшие исполнители обычно обеспокоены больше тем, насколько реальны первоначальные оценки затрат и временные обязательства, а управленцы нижнего звена ожидают, как правило, более четких указаний, что делать. Следовательно, хотя единственное техническое изменение в одном пункте предложения турпродукта не является подготовкой к управлению новыми проектами, происходит полное переоформление и новое представление продукта на товарной линии.

     Решающий  критерий, определяющий проект, часто  сводится к степени взаимоувязки заданий. Если данное задание зависит от выполнения других работ в других функциональных сферах и если это, в свою очередь, влияет на производственные и временные затраты последующих задач, то здесь, возможно, придется прибегнуть к  проектному  менеджменту.

     Планы по продвижению маршрута не могут  быть реализованы до тех пор, пока неизвестны даты его введения. На наличие  и пригодность туристских услуг  влияет много факторов, которые зависят  от преодоления разногласий между  маркетинговым планированием и  планированием отдела разработок и  исследований в отношении характеристик  маршрута. За пределами этого нужно  уменьшать множество конфликтующих  мнений, касающихся взаимосвязанных  подходов к техническим аспектам, производству, сбыту и финансам. Если никто не сможет подготовить  подходящий детализированный план, с  которым все могли бы согласиться, и если предварительные оценки и  расчеты повторно не выдержат рассмотрения, а планы, представленные различными отделами, останутся несогласованными, то, вероятно, будет достигнута «критическая масса», требующая специального проекта.

     Последний критерий, который может перевесить в пользу проектного управления, в  конечном итоге выступает как  доля капитала организации. Повлекут ли за собой невыполнение работы в срок и выход за рамки бюджета серьезные  трудности для компаний? Если так, то данная ситуация для управления проектом непростая.

     Глава 2. Использование  проектного менеджмента  в деятельности туристической  фирмы ООО «Тур-Лайн»

2.1. Характеристика деятельности  турфирмы ООО «Тур-Лайн» 

     Фирменное наименование предприятия: ООО “Тур-Лайн, действующего на основании Лицензии ТД №0005900 о праве ведения туристической деятельности.

     Организационно-правовая форма – ООО, общество с ограниченной ответственностью.

     Агентство расположено по адресу: 355012, г. Чебоксары ул. Гагарина, 35Б (здание кафе "Парус", офис 20), Тел.: 240413, 89176506195, E-mail: tour-line@yandex.ru.

     Генеральным директором является Васильева Ольга Николаевна.

     Миссия  организации – обеспечить качественный отдых туриста.

     Стратегические  цели:

1. Выйти на рынок тур – операторских  услуг;
2. Создать сеть структурных подразделений;

     Учредительным документом организации является Устав  туристического агентства. Согласно которого турфирма вправе осуществлять любые виды деятельности, не запрещенные законом, включая:

     • турагентская деятельность;

     • туроператорская деятельность;

     • иная деятельность по организации путешествий;

     • организация культурного досуга населения;

     • организация массовых зрелищных, культурных и спортивных мероприятий;

     • оказание бытовых услуг;

     • организация общественного питания;

     • другие виды деятельности, не запрещенные действующим законодательством.

     Основными направлениями деятельности работников  турагентства  являются:

     - предоставление информации клиентам;

     - работа с клиентами; бронирование  и оформление билетов; 

     - продажа тура, маркетинг и реклама; 

     - работа с туроператорами;

     - выполнение административных функций.

     Виды  туров, предоставляемые туркомпанией: круизы, паломнические туры, шоп-туры, горные лыжи, детский и молодежный отдых, экскурсионные туры, автобусные туры, пляжный отдых, свадебные туры и мн. др.

     Туристическое агентство было основано в марте 2009 года. За прошедшие годы успешной работы, сотрудники агентства стали  высочайшими профессионалами своего дела. Как турагентство, заработали себе доброе имя и надежную, положительную репутацию.  Турагентство  имеет грамоты и сертификаты, официально подтверждающие признание компании как добросовестной и успешной компании. У компании наработана постоянная клиентская база. Клиенты компании знают высочайшее качество предоставляемых агентством туристических услуг и приходят к ним снова и снова, не желая менять  турагентство.

     Компания  не стоит на месте, постоянно развивается. Директор осознает необходимость совершенствования  кадров и отправляет своих сотрудников  на различные выставки и семинары. Также присутствует такой вид  мотивации и обучения, как участие  сотрудников в рекламных турах  от различных тур. операторов.

     Агентство имеет несколько городских и  международных телефонных линий, факс, ксерокс, несколько компьютеров, принтер, кондиционер, подключение к локальной  сети Internet. Так же для удобной работы сотрудников есть в наличии основные канцелярские принадлежности, которые облегчают многие вопросы, связанные с работой с бумагами, оформлением договоров, составлением различных документов.

     На  базе такого сочетания возникает  социально-экономический сервис, присущий туристской деятельности. Именно здесь  качественная сервисная услуга туристу  должна сопровождаться качественным сервисным  обслуживанием его как до начала оказания туристской услуги, так и  во время путешествий и пребывания в непостоянных местах жительства.

     В настоящий момент компания активно  развивает три направления бизнеса: выездной туризм, продажу авиационных  билетов и корпоративное обслуживание, что позволяет считать ее наиболее диверсифицированной компанией  на российском туристическом рынке.

     Общая численность штата работников предприятия- 6 человек. Опыт успешной деятельности сотрудников компании на рынке туристического бизнеса более пяти лет. Организационная структура предприятия линейная.

     Схема 1. Организационная структура предприятия

     

     Линейная  организация предполагает относительную  автономность в работе и характеризуется  в целом простотой, одномерностью  связей (вертикальные связи), поэтому  она широко используется при организации  мелкого и среднего бизнеса.

     Режим работы круглогодичный: с 09:00 до 19:00 (пон-пят), с 10:00 до 14:30 (суббота, воскресенье).

2.2. Использование проектного менеджмента

в турфирме ООО «Тур-Лайн» 

     Компания  «Тур-Лайн» имеет сертификат соответствия на туристическую деятельность.

     О проектном менеджменте в туристической  фирме знают не понаслышке. Всего за три года работы в данной сфере деятельности, проектный менеджмент турфирмы использовался дважды: первый раз - при создании бизнес-плана на первой стадии разработки туристического агентства, и во второй раз - проект переезда в новый офис в прошлом году.

     Заказчиком и инвестором была сама турфирма, а исполнителем выступал наемный работник, исполняющий функции проектного менеджера. Судя по отзывам директора и менеджера по продажам туристических путевок в одном лице, со своей работой он справлялся отлично, во время составлялись отчеты, презентации и документация (см. Приложение 2, 3).

     Каждый  проект содержал:

     1. Концепция. Вид деятельности: турагент; туроператор; смешанная деятельность; Дополнительные услуги: продажа авиа и ж/д билетов; услуги трансфера, заказ лимузинов; реализация подарочных сертификатов; бронирование и заказ столиков в ресторанах, билетов на мероприятия; прокат туристического оборудования; аренда автомобилей; Приоритетные туристические направления: по типу туристического направления; по стоимости; странам; виду туризма.

     2. Организационный план: Местоположение офиса турфирмы: центр; окраина; удаленность от метро. Статус офиса: аренда; собственное помещение; иное. Тип офиса: витринный офис на первой линии; в бизнес-центре; в административном офисном здании; в торговом центре; на первом этаже жилого дома. Размер офиса: два рабочих места, Оборудование для офиса (калькуляция стоимости): компьютеры, телефоны, факс, принтеры (2 шт. минимум), сканер, ксерокс, телевизор, CD и DVDплеер для демонстрации фильмов о странах и курортах, кондиционер, кулер с водой, аптечка, часы, канцелярские принадлежности, настенная карта мира или глобус. Дизайн-проект офиса: зонирование пространства; дизайн помещения согласно концепции туристической компании; план помещения.