Применение методов исследования информационных потоков в проектировании систем управления

Порядок графа и функциональных результатов является, таким образом, некоторой оценкой потока информации. Время погашения и продолжительности хранения может использоваться при анализе организации и объема внешней памяти.

3 этап – создание графа, упорядоченного по тактам движения потоков информации.

Строится центральный граф — «дерево» взаимосвязи показателей — и графы расчетов, показывающие потоки и преобразование информации при расчете отдельных показателей.

Дерево взаимосвязи показателей формируется с учетом иерархии, ребра ориентированы от исходных показателей к результирующим, для которых, в свою очередь, имеется более высокая ступень укрупнения (уровень).

Описание системы в виде дерева возможно в тех случаях, когда имеется результирующий или главный показатель на каждом уровне. Так как некоторые исходные показатели могут служить при образовании нескольких результирующих, не исключено срастание деревьев. Деревья расчета могут объединяться путем подстановки в дерево вместо значения какого-либо исходного показателя дерева расчета этого показателя.

Такая процедура может повторяться до тех пор, пока среди исходных показателей не будет вторичных, т. е. имеющих свои деревья расчета.

Информационная модель в виде графа типа «дерево» содержит в себе следующие сведения:

1. наименование и характеристику блоков преобразования информации;
2. последовательность преобразования информации в процессе планирования;
3. наименование и характеристику блоков преобразования информации;
4. источники входной информации;
5. адреса выходной информации.

Схема дает обобщенную характеристику функционирования планового органа, указывает типы преобразований информации, их последовательность, направления и адреса потоков информации. Схема может являться первым звеном при разработке сетевой модели организационного проекта.

4 этап  – Анализ упорядоченного графа 

Анализируется документооборот по предприятию, оценивается эффективность существующей модели, предлагаются мероприятия по рационализации движения информационных потоков.

 

 

3. ИССЛЕДОВАНИЕ СИСТЕМЫ С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ.

 

Проведем исследование системы Филиала ОАО «ЦЭПиТР» на основе графоаналитического метода исследования информационных потоков.

На предприятии существует широкая сеть информационного потока и большой объем документооборота, такой поток занимает достаточное количество временных затрат предприятия.

Для оптимизации движения документов на предприятии и сокращении затрат на их обработку проведем исследование путем использования графоаналитического метода.

На первом этапе построим схему информационного потока, где вершины – графы будут структурное подразделение предприятия.

 

 

 

 

 

Рис.3.1. Схема информационного потока Филиала ОАО «ЦЭПиТР» на 2012г.

Цифрами обозначены следующие структурные подразделения:

1 – Аппарат  управления

2 – Отдел  Кадров

3 – Департамент  скважинных работ

4 – Департамент  поддержки капитального строительства

5 – Департамент реинжиниринга и инжиниринга

6 – Отдел ПУЭК

7 – Отдел ОТ, БС и ООС

8 – Управление  по развитию потенциала МС  в ключевых дисциплинах РиД. [12]

Из схемы видно, что на аппарат управления приходится большая доля входящей и исходящей информации.

Второй этап, построение матрицы смежности.

На основе схемы движения документооборота по предприятию, составим матрицу смежности и определим числовой порядок структурных подразделений (компонентов).

Таблица 3.1

Матица смежности

	1	2	3	4	5	6	7	8
1		1	1	1	1	1	1	1	7
2	1					1	1		3
3	1				1			1	3
4	1				1			1	3
5	1		1	1			1	1	5
6	1	1							2
7	1	1			1				3
8	1		1	1	1				4
	7	3	3	3	5	2	3	4

 

Проанализировав данную матрицу, присеваем структурным подразделениям следующий порядок:

Аппарат управления – компонент 7-го порядка;

Департамент реинжиниринга и инжиниринга – компонент 5-го порядка;

Управление по развитию потенциала МС в ключевых дисциплинах РиД – компонент 4-го порядка;

Отдел Кадров, Департамент скважинных работ, Департамент поддержки капитального строительства, Отдел ОТ, БС и ООС – компоненты 3-го порядка;

Отдел ПУЭК – компонент 2-го порядка.

На третьем этапе, на основе числовых порядков подразделений построим графа, упорядоченного по тактам движения потоков информации.

  7-й порядок 

  5-ый  

  4-ый

 3-ий

2-ой

 

Рис.3.2 Граф, упорядоченный по тактам движения потоков информации.

Согласно Графу видно, что на предприятии очень сложная и объемная система документооборота. Из-за большого разветвления компонентов, врямязатраты на обработку входящей документации увеличиваются, что снижает эффективность работы предприятия.

Для рационализации системы информационных потоков предлагаем рассмотреть следующие мероприятия:

1.Внедрение системы электронного документооборота с использованием цифровых подписей сотрудников. На данную систему работы на сегодняшний день перешло достаточно большое количество предприятий.

В первую очередь это обусловлено повышением уровня защищенности организационной информации. Если в процессе передачи письменного документа, он может попасть не по назначению и быть использован во вред данному предприятию, то благодаря внедрению данной системы такая ситуация исключается. Это достигается с помощью присвоения каждому сотруднику электронной подписи, с помощью которой он может документ подтверждать (т.е. подписывать), а также благодаря которой определяется возможность его доступа к определенным видам документации.

Так, составив и подписав отчет, сотрудник адресует его в другой отдел с указанием получателя; в базе данных есть цифровая подпись указанного адресата, поэтому только он сможет ознакомиться с информацией, содержащейся в данном отчете; в случае попытки другим сотрудником, не указанным среди адресатов, ознакомиться с данным отчетом, доступ ему будет запрещен, а руководитель получит о произошедшем соответствующее уведомление (данная система подразумевает возможность доступа руководителя ко всем документации предприятия).

2.Усовершениствование системы  движения информационных потоков, предприятия. Рассмотрев рис 3.2 видно, что аппарат управления перегружен  числом поступающей информации, для оптимизации работы следует распределить  бремя обработки информации между отделом кадров и отделом ПУЭК. И на основе работы локальных сетей, данное мероприятие снизит затраты времени и упростит работу с документацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Информационный поток на предприятии обширен и разнообразен по документации движущейся в ней. Эффективный поток информации позволят оптимизировать и улучшить работу предприятия.

В данной курсовой работе были рассмотрены различные методы исследования информационных потоков на предприятии.

На основе графоаналитического метода, были выявлены и проанализированы особенности движения документооборота на предприятии:

- большая  информационная нагрузка аппарата  управления ( присвоение ему 7-го  порядка);

- недостаточное  эффективное применение цифровых  и электронных способов передачи  документов между структурными  подразделениями.

Для решения данных проблем было предложено внедрение системы электронного документооборота, для снижения временных затрат на получении и обработку поступающей документации, возможностью контролем за исходящей информации.

Так же оптимизацию системы управления за документацией позволит мероприятие по усовершенствованию информационного потока и разграничения зон ответственности за обработку документов между подразделениями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛОССАРИЙ

 

1.Исследование систем управления - это вид деятельности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющимися внешними и внутренними условиями.

2. Информационное обеспечение – это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

3. Информационный поток — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.

4. Исследование информационных потоков – совокупность методов и мероприятий по анализу и рационализации информационных потоков.

5. Графоаналитический метод - основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. Возможность использования в отдельных звеньях логистической системы для анализа и проектирования информационных потоков с высокой результативностью.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Алексеев С.И. Исследование систем управления: Учебно-методический комплекс. — М.: Изд. центр ЕАОИ. 2008. — 195 с.
2. Антонюк. Информационные системы в управлении. - М.: Юнити, 2004. – 468с.
3. Валуев С.А. Системный анализ в экономике и организации производства./ Валуев С.А., [и др.] - Л.: Политехника, 2009.- 422с.
4. Коротков Э.М. Исследование систем управления. М., «ДеКА». 2010. - С.361
5. Макашева З.М. Исследование систем управления. М., КНОРУС, 2008. - С. 176
6. Маторин О.В. Современные информационные системы // Менеджмент. - 2006. - №2 - С.101-106.
7. Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем: учебник для вузов. М.: Юнити, 2005. – 553с.
8. Мишин В.М. Исследовании систем управления. - М.: ЮНИТИ, 2009. – 332 с.
9. Мухин В.И. Исследование систем управления: Учебник для вузов - М.:«Экзамен», 2008.-384с.
10. Ползунова Н.Н. Исследование систем управления. Учебное пособие - М.: Академия, 2005. – 327с.
11. Положение о Филиале ОАО «ЦЭПиТР». 2010. – 30с.
12. Положение о структурных единицах Филиала ОАО «ЦЭПиТР». 2010. – 128с.
13. Ременников В.Б. Разработка управленческого решения: Учебное пособие./ Ременников В.Б. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2011.-472с.
14. Фрейдина Е.В. Исследование систем управления. М., «Омега - Л», 2008. – 367 с.
15. Яновский А. Информационное обеспечение управленческой деятельности/Вопросы управления. - 2004. - №2. 18 – 20 с.