Роль методологии в исследовании систем управления

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Методология и организация исследования систем управления……………………3
2. Этапы и их характеристика при проведении исследований………………………..8
3. Источники получения сведений о деятельности организации…………………….11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 В настоящее время необходимость проведения исследования темы: «Роль методологии в исследовании систем управления», признается всеми. Изучение методологий исследования систем управления организацией выполняет три основные задачи:

1) направляет внимание  руководителя на актуальные или  перспективные проблемы, решение  которых позволяет повысить эффективность  организации;

2) углубляет понимание  руководителем регулируемых процессов, а также условий и обстоятельств, в которых действует организация;

3) позволяет руководителю  действовать более рационально, т.е. экономить время и ресурсы.

 Чтобы исследование помогло руководителю решить перечисленные задачи, оно должно быть организовано, т.е. выполняемые действия должны быть упорядочены. Для этого необходимо освоить основные понятия, которые применяются при изучении систем управления. Знакомство с ними поможет руководителю сориентироваться в результатах исследования, квалифицированно и грамотно сформулировать цель исследования.

  Понятие - это средство, помогающее не только осознанно воспринимать поток жизни, но и изучать его. Кроме того, понятие расширяет наши возможности мысленно представить то, что непосредственно не наблюдается. Как говорил Эйнштейн, «исследователь иногда напоминает человека, желающего понять механизм часов, которые он не может открыть. Исходя только из того, что он видит и слышит (вращение стрелок, тиканье), он ищет наиболее простые объяснения многочисленных невидимых элементов. Понятия движения, зубчатых колес и т.д. позволяют ему, не видя, понять механизм часов». Понятия создаются путем таких мыслительных операций, как абстракция и обобщение. При выполнении исследования полезно помнить, что понятие - это абстракция, а не само явление, и поэтому значение понятия зависит от контекста, из которого оно взято. А это означает, что смысл понятия может изменяться в зависимости от подхода к нему. Поэтому осторожный исследователь приведет в соответствие общепринятое понятие с методологией изучаемого явления в исследовании систем управления и еще более остро отметит значимость четко систематизированных и отработанных на практике методологических приемов указав на их огромную значимость.

 Цель работы «Роль методологии в исследовании систем управления» - изучить и проанализировать роль методологии в исследовании систем управления. Для достижения указанной цели в работе решаются следующие исследовательские задачи:

1. Рассмотреть методологию и организацию систем управления
2. Определить основные этапы и их характеристики при проведении исследований
3. Выявить источники получения сведений о деятельности организации
4. Сделать краткие выводы

 

 

 

1. Методология  и организация исследования систем  управления

Методология исследования систем управления основывается на разумной организации деятельности руководителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение целей, предмета исследований, границ исследования, выбор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ.

Методология и организация исследования систем управления требует учета ряда системных характеристик, к которым относятся: потребность в исследованиях; объект и предмет исследования; ресурсы для проведения исследований; эффективность исследований; результаты исследований.

Раскроем эти характеристики:

1. Потребность в исследовании предопределяет масштаб и глубину исследования системных характеристик, реализация которых в наибольшей степени влияет на Достижение поставленных целей.

2. Объектом исследований  является система управления  конкретной организации. Для ее  изучения необходимо знать утвержденные  схемы управления, должностные инструкции, Положение о подразделениях. Предметом  исследования являются взаимоотношения  между сотрудниками аппарата  управления, а также между подразделениями, расположенными на разных уровнях  системы управления. При этом предметом исследования является конкретная проблема (или комплекс проблем), решение которой требует проведения исследований

Выбор основной проблемы организации, сдерживающей ее развитие, ее всестороннее исследование и анализ -- это интуиция и мастерство, профессионализм менеджера и руководителя организации.

3. Ресурсы - это комплекс средств, обеспечивающих успешное проведение исследований. Это, прежде всего, материальные ресурсы, трудовые ресурсы, финансовые ресурсы, информационные ресурсы, технические средства, необходимые для обработки результатов, а также правовые документы, характеризующие объект исследования.

4. Эффективность исследований  требует соизмерения затрат на  проведение исследований и полученных  результатов.

5. Результаты исследований  могут быть представлены в  различных формах. Это может быть  новая модель системы управления, новые регламентирующие документы, скорректированные расчетные формулы, новая корпоративная культура.

С практической точки зрения методика проведения исследований, как правило, включает три основных раздела: теоретический, методический, организационный.

В теоретическом разделе определяются основные цели, задачи, предмет и объект исследования.

Методический раздел содержит обоснование выбора метода проведения исследований, сбора и обработки данных, анализ полученных результатов, способы их оформления.

Организационный раздел представляет, прежде всего, план проведения исследований, формирование команды исполнителей, распределение трудовых и финансовых ресурсов. Здесь же определяется и организационная форма проведения исследований, т.е. индивидуальные или коллективные исследования, исследования, проводимые внутренними или внешними специалистами. Выделяются специальные отделы, службы управления изменениями, целевые проектные подразделения, которые будут задействованы в проведении исследования систем управления[4].

При проведении системного анализа важное значение приобретает коллектив исполнителей. В состав группы по проведению системного анализа должны входить:

- Специалисты в области системного анализа - руководители группы и будущие руководители проектов;

- Инженеры по организации производства;

- Экономисты, специализирующиеся в области экономического анализа, а также исследователи организационных структур и документооборота;

- Специалисты по использованию технических средств и компьютерной техники;

- Психологи и социологи.

В общем виде организацию проведения исследования можно представить следующим образом:

-  Подготовка исследования, т.е. разработка программы, определение единиц наблюдения, определение методов сбора информации, проведение пробного (пилотажного) исследования;

-  Сбор необходимой информации с учетом ее синтаксических, семантических и прагматических аспектов;

-  Подготовка информации к обработке;

-  Обработка информации и ее анализ;

-  Подготовка результатов исследования.

Сбор данных является основным этапом исследования. Для этих целей используется ряд методов, среди которых наиболее эффективными являются: беседы со специалистами аппарата управления; изучение технико-экономических и статистических сведений о развитии производства рассматриваемого предприятия; изучение опыта развития родственных предприятий[1].

Особое значение в исследовании имеют беседы с персоналом аппарата управления, которые в короткие сроки позволяют получить сведения о положительных и отрицательных факторах в развитии объекта, проанализировать и обобщить эти данные, а также наметить конкретные направления работ. Во многих случаях сведения по определенной группе факторов легче и быстрее получить в ходе беседы с работниками предприятия. Результаты анализа представляют на рассмотрение руководства предприятия или специальной экспертной комиссии. Обсуждение результатов целесообразно организовать с участием представителей всех подразделений системы управления. Итоги обсуждения фиксируют в специальном документе и используют при разработке текущих и перспективных планов развития предприятия или рассматриваемой организации. Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим в условиях становления рыночных отношений в целях повышения эффективности управления. Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений. Хозяйственный механизм определяется экономическими законами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организациях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из такого положения, что положить в основу конструирования организационного механизма[3]?

Под организационным механизмом понимается социально-управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имеющая определенную структуру и позволяющая управлять коллективами людей путем принятия решений.

Такое определение нацеливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления. Практически организация управления -это система принятия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обеспечивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действующих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления -- результата решения[2].

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления. Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее:

На 1-ом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в общем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каждом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделений с функциями, изложенными в должностных инструкциях и Положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая корректировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафиксировать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

2-ой этап - это разработка организационных процедур принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры дается ее описание, формируется перечень документов, используемых в этой процедуре. При построении схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда поступают эти документы, какими документами она завершается; для выполнения такой процедуры не обходи - мы выходные документы данной процедуры.

3-ий этап - выяснение взаимосвязей между процедурами принятия решений н построение блок-схемы принятия решений.

На 4-ом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируются уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений.

 

На 5-ом этапе происходит проверка реальной схемы принятия решения.

На котором на основе логики и здравого смысла предусматриваются все управленческие процедуры, выполняемые в подразделении, документация, необходимая для выполнения каждой организационной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления,

6-ой этап - непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управленческого аппарата отдельного подразделения организации[7].

Остановимся кратко на задаче проектирования системы управления организаций.

Первостепенная задача - формирование его целей функционирования. Проблема формирования целей функционирования имеет принципиальное значение при проектировании организационных систем по многим причинам. Во-первых, потому, что по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектировать организацию необходимо только исходя из целей, период действия которых сопоставим с периодом проектирования организации. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, а следовательно, число целей функционирования должно быть по возможности ограниченным[6].

Выбор целей с помощью экспертных методов требует применения специальной методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки является анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений. Структуризация целей функционирования должна быть осуществлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления. Задача проектирования системы управления предполагает также моделирование управленческих решений, структуры которых мы выявили на стадии обследования[1].

Моделирование состава управленческих решений осуществляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяется количеством структурных подразделений. Оптимальность процесса подготовки управленческих решений достигается путем выявления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе.

Формальная постановка задачи моделирования функциональных групп управленческих решений такова. Известен полный список управленческих решений, необходимых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество необходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики. Распределение решений по уровням управления осуществляется с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления. Задача оптимального распределения управленческих решений формируется следующим образом: для каждого выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропускной способности необходимо определить перечень управленческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник должен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача решается последовательно для всех уровней управления. Формирование схемы управления организации всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается матрично-штабная схема управления. Формирование схемы управления предполагает распределение управленческих решений по уровням управления. Расчет загрузки уровня управления для координационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатывайся документы, регламентирующие деятельность системы управления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей[8].