Применение методов исследования информационных потоков в проектировании систем управления

Используя данные основы исследования систем управления на практике, при возникновении проблемы в организации, возможно оперативное формулирование конкретных эффективных управленческих решений, применимых для сложившейся ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСОБЕННОСТИ МЕТОДОВ ИССЛЕДОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ

 

2.1 Характеристика  методов исследования информационных  потоков.

Реализация требований предъявляемых к анализу организации управления, во многом зависит от качества и объема информации о состоянии анализируемого объекта. Информация должна быть необходимой и достаточной, объективно характеризовать организацию управления, используя количественно определенные характеристики.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.[15]

 Информация  как элемент управления и предмет  управленческого труда должна  обеспечить качественное представление  о задачах и состоянии управляемой  и управляющей систем и обеспечить  разработку идеальных моделей  желаемого их состояния.

Информационное обеспечение – это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются:

1. данные отчетности и текущего года. Этот источник дает возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники;
2. изучение директивной документации (приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.);
3. специальные обследования.

В настоящее время в системе управления движется большой поток документации, и для ее рационального использования следует проводить исследования информационных потоков.

Рис. 2.1. Характеристика информационного потока.

Проведение исследования потоков информации системы управления предусмотрено методическими материалами по разработке организационных систем управления. Целью такого исследования является изучение и формализация информационных процессов. Исследования проводятся по заранее разработанной программе.

В программе указывается, что и в какой последовательности необходимо выполнить.

При изучении форм документации, техники их заполнения и обработки выделяется примерный перечень вопросов:

1. назначение документа;
2. количество одновременно выписываемых экземпляров;
3. наименование обязательных реквизитов и показателей документов;
4. кем заполняются реквизиты и их показатели;
5. правила формирования показателей;
6. значимость каждого показателя;
7. периодичность составления документов;
8. частота разработки показателей.

Объектами исследования являются документированные и недокументированные сообщения, отражающие процессы производственно-хозяйственной деятельности и управленческих работ, а также связанные с ними процессы формирования показателей и документов и маршруты их движения.

При исследовании процесса обработки данных в управляющей системе и ее подразделениях различаются процессы расчета показателей и процессы формирования документов. Расчет показателей осуществляется на основе определенных правил — процедур с исходными данными, которые проявляются в виде последовательности их обработки. Формирование документов производится на основе определенных правил подбора источников исходных показателей, самих данных и последовательности записи в форму документа.

Далее уточняются маршруты движения документов по подразделениям органа управления, начиная с момента их формирования до передачи на хранение или выхода за пределы управляющей системы.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

• описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
• моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
• отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и процессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение — ее частичную или полную перестройку;
• интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Для этого современные ученые предлагают следующие методы исследования информационных подходов. [8]

 

Методы визуального исследования:

1. Графический метод.

Описание потоков информации в виде графической схемы Основные элементы потока – документы. Отношение между ними изображается в виде процедуры последовательного преобразования элементов потока (обработки документов).

2. Методы с использование теории графов.
1. Сетевой график - построение сетевого графика информационных процессов.

Параметры графика : работа – определенная задача управления; событие – определенный документ, составленный в ходе выполнения работы (конечное событие), либо использованный в ходе выполнения работ (начальное событие).

2. Графоаналитический метод - основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. Возможность использования в отдельных звеньях логистической системы для анализа и проектирования информационных потоков с высокой результативностью.
3. Метод описания потоков информации с помощью графов типа “дерево” - Предполагает построение центрального графа-дерева взаимосвязи показателей и графов расчетов, показывающих потоки и преобразование информации при расчете отдельных показателей.
3. Метод схем информационных связей.

Предполагает графическое отображение состава, источников и приемников информации, направления ее дальнейшего использования.

 

Аналитические методы:

1. Функционально – операционный анализ - предназначен для организации, синтеза и обработки информации, необходимой для управления каким-либо объектом.
2. Метод семиотического анализа - предполагает рассмотрение информационного сообщения как языка, то есть определенной знаковой системы, обеспечивающей общение функциональных подразделений друг с другом и с внешней средой.

Подразделяется на:

Синтаксический анализ - устанавливает соответствие правилам формирования и переформирования документов(документ строится из набора высказываний), правил построения показателей, иными словами, формализацией процедур составления и обработки документов. 
Прагматический анализ - рассматривает отношение документа к его производителям и потребителям, а именно, при решении каких задач необходим данный документ, информативность документа для данной задачи, оптимальная форма документа. 
Семантический анализ - рассматривает смысловое значение элементов языка, а именно проблемы однозначной передачи и уточнения смысла языковых выражений.

3. Модуль-метод - применяется для анализа структуры информационного потока. Для каждого фиксированного сообщения составляется типовая карточка, которая затем пускается по выявленному информационному каналу.
4. Метод реквизитов - позволяет анализировать детальный состав информационных потоков с целью их увязки и реализации системного подхода при проектировании информационных систем.

 

Имитационные методы

1. Матричное моделирование – матричная информационная модель представляет собой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи подразделений организации и ее внешнего окружения (через движение документов и показателей), а также формирование новых данных в процессе функционирования системы управления. Это – модель выявления потоков информации любого подразделения организации, выражающая количественно и качественно все их внешние и внутренние характеристики.
2. Транспортное моделирование - применение для решения задачи оптимизации документопотоков алгоритма транспортной модели.. В качестве критерия оптимальности выбирается суммарная кратность передач документов по маршрутам их движения.

 

При использовании данных методов можно исследовать потоки информации на предприятии, оценить их объем и содержательность, а так же рациональность их движения и использования.

 

2.2 Организация проведения исследования с использованием методов информационных потоков.

Описание потоков информации процессов управления с помощью графов является одним из наиболее разработанных методов. С его помощью достигается наглядность функционирования системы управления и движения потоков информации; применение математического аппарата теории графов позволяет оптимизировать работу управления и каналов связи; имеется возможность также представить динамику управления и движения информации, которая ускользает при пользовании другими методами.

Метод основан на построении информационного графа и анализе его матрицы смежности. В любой управляющей системе различаются входы, выходы и внутренняя память. Через входы управляющая система получает исходные Данные из внешней среды, через входы во внешнюю среду выдаются результаты работы системы. В процессе функционирования управляющей системы появляется промежуточное звено между исходными данными и результатами Функционирования. Все три звена вместе образуют компоненты потока информации — хi. Между компонентами потока информации существует упорядоченность. Так, нулевой порядок имеет исходные данные, наивысший — результаты функционирования.

1 этап – Построение схемы  потока информации.

На основании такой схемы потоков информации можно построить граф, вершинами которого служат xi — компоненты потока информации и которые соединяются дугами в том случае, если переход между ними осуществляется без каких-либо промежуточных результатов (в противном случае недоопределена вершина). Дуги ориентируются в направлении результатов более высокого порядка. Построенный граф называется информационным.

2 этап – Построение матрицы  смежности.

Матрица смежности для графа строится следующим образом: элемент (i,j), стоящий на пересечении i-й строки и j-roстолбца, равен единице, если из вершины в вершину xj идет дуга, и равен нулю в противном случае.

Матрица смежности является компактной моделью информационного графа. В дальнейшем строится последовательность матриц, представляющих собой матрицу смежности, возведенную в квадрат, третью степень и т. д. Общее количество матриц равно порядку информационного графа.

Матричная модель позволяет определить:

1. порядок схемы потока информации;
2. порядок каждой компоненты потока;
3. число компонент, непосредственно участвующих в формировании каждого результата;
4. число результатов, в формировании которых непосредственно участвует каждая компонента;
5. число путей фиксированной длины, связывающих любые две компоненты потока;
6. число возможных путей, связывающих любые две компоненты потока;
7. все результаты, для формирования которых используется каждая компонента, и все компоненты, необходимые для формирования каждого результата;
8. номер такта, после которого может быть погашена во внешней памяти каждая компонента исходных данных и промежуточных результатов;
9. число тактов, в течение которых каждая компонента хранится во внешней памяти.