Определение эффективности системы контроля на предприятии и ее совершенствование (на материалах УП «ЖЛОБИНМЕТАЛЛУРГСТРОЙ»)

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение            3

1. Сущность контроля в системе менеджмента     5
1. Контроль как одна из функций управления предприятием  5
2. Классификация системы контроля      7
3. Организация процесса контроля в менеджменте    11

4. Контроллинг, как современная система контроля    15

2. Анализ системы контроля на УП «Жлобинметаллургстрой»  22
2. Организационно-экономическая характеристика предприятия 22
3. Организация системы контроля на предприятии    24
3. Совершенствование системы контроля на предприятии   29

Заключение           38

Список использованных источников       40

Приложения           42

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В условиях постоянно изменяющейся внешней среды функция контроля является особенно актуальной. Это  обуславливается тем, что под  действием разнообразных внешних  факторов возникает необходимость  изменять уже утвержденные планы  и программы работ. Целью контроля в этом случае является своевременное  нахождение отклонений выявление их причин и устранение. Процесс контроля присутствует на каждом этапе жизненного цикла продукции начиная с входного контроля материальных и человеческих ресурсов, заканчивая контролем утилизации и демонтажа.

Весь процесс складывается в комплексную систему, от эффективности которой зависит успешность функционирования всего предприятия в целом. Как правило решение вопросов контроля возложено на руководителей функциональных подразделений. Необходимая информация для контроля чаще всего поступает с опозданием, руководители узнают о результатах контроля, когда уже сложно повлиять на эффективность деятельности и предотвратить потери. Правильно организованный контроль позволяет не только своевременно обнаруживать изъяны в деятельности предприятия, но и вовремя принимать меры по их устранению и предотвращению в дальнейшем. В настоящее время линейному руководителю приходится тратить огромное количество времени и сил на осуществление процесса контроля. Это приводит к тому, что сильно сокращается время на выполнение своих прямых обязанностей. В свою очередь это говорит о том, что еще многое необходимо исследовать и усовершенствовать в системе контроля.

Целью курсовой работы является исследование теоретических и методических основ и установление рекомендаций по совершенствованию системы контроля в организации.

Для достижения цели работы необходимо решить следующие задачи.

• рассмотреть существующие теоретические и методические аспекты организации системы контроля;
• проанализировать систему контроля на предприятии;
• определить направления совершенствования системы контроля на предприятии.

Объект  исследования: Унитарное предприятие «Жлобинметаллургстрой».

Предметом исследования является система контроля на предприятии.

В ходе написания  курсовой работы была использована экономическая  литература по менеджменту отечественных  и зарубежных авторов, таких как  Акулич, В.В., Мескон, М., Олдкорн Роджер и др.

Следует отметить, что тема исследования достаточно емко отражена как в учебной литературе, так и в периодических изданиях, что обусловлено ее особой актуальностью  в современных условиях хозяйствования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

 

1. Контроль как одна из функций управления предприятием

 

Успешность  управления в компании зависит от того, насколько результативно осуществляется руководством контроль за деятельностью организации и насколько адекватны возникшие в результате этого контроля изменения в текущих бизнес-процессах компании.

Управленческий  контроль — это одна из функций  управления, без которой не могут  быть реализованы в полной мере все  другие функции управления: планирование, организация, руководство и мотивация. Так, планирование должно постоянно  учитывать реальные возможности  и изменяющиеся условия функционирования и развития фирм. Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной ситуации и тем самым создавать предпосылки для внесения корректив в запланированные показатели развития, как отдельных подразделений, так и всей фирмы. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирмы и достижение ею намеченных целей, как в долгосрочной перспективе, так и в вопросах оперативного руководства.

Целями  организации системы контроля на предприятии являются:

1) повышение  управленческой эффективности и  экономичности операций.

2) проверка соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;

3) контроль сохранности имущества предприятия.

В функцию  контроля входят: сбор, обработка и  анализ информации о фактических  результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение  их с плановыми показателями, выявление  отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых  для достижения намеченных целей. В  связи с этим контроль рассматривается  не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций  развития. Наличие отклонений в одном  из звеньев может потребовать  принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения [15, с. 54].

Важной  функцией управленческого контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, идентичным для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки представления отчетности могут быть различны. Как правило, более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности (производственно-хозяйственной группе, производственному отделению, дочерней компании), а также по фирме в целом.

Организационно  финансовый контроль осуществляется через  подразделения на разных уровнях  управления. В высшем звене управления он ведется через аппарат контролера (центральная служба). Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические (в основном финансовые) результаты деятельности за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей и, в особенности, от показателей по прибыли и затратам. Они также анализируют степень выполнения планов и причины отклонения. Поскольку система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволили оперативно и точно передавать по назначению информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать в связи с этим срочные решения. Это дало возможность осуществлять систематический контроль за производственной и сбытовой деятельностью всех подразделений в поэтапном ее осуществлении, координировать и своевременно вносить необходимые коррективы в связи с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т.е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Большое влияние на усиление контроля в глобальном масштабе оказало использование  современных средств транспорта и связи. Так, современное авиасообщение позволяет осуществлять в целях контроля регулярные поездки представителей высшего звена управления и центральных служб на заграничные дочерние компании, т.е. поддерживать личные контакты с целью контроля. Многие крупные фирмы имеют внутрифирменные системы связи, которые позволяют набирать телефонный номер любой заграничной дочерней компании и осуществлять повседневный контроль за их оперативной деятельностью. Все это способствует усилению централизованного контроля за деятельностью каждого подразделения фирмы независимо от его местоположения и соответственно ведет к ограничению автономности заграничных компаний. Иначе говоря, появились материальные предпосылки и основа для объединения территориально разобщенных многочисленных дочерних компаний в единый механизм.

Система централизованного контроля позволяет  поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, поскольку предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям соответствующих подразделений.

На  этом уровне осуществляется контроль за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояние портфеля заказов. Такой контроль обычно называют оперативным контролем (а также административным, или тактическим) в отличие от общего, стратегического контроля. Оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В то же время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижение намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов и тесно связан с перспективным планированием. Поэтому общий управленческий контроль требует централизации, в то время как оперативный контроль — децентрализации.

Вместе  с тем система контроля дает возможность  использовать преимущества как самостоятельности подразделений, так и эффективного руководства из центра. Функция контроля, так же как и функция планирования, служит важнейшим средством централизации управления со стороны высшего руководства фирмы и одновременно позволяет достигать оптимального сочетания централизации и децентрализации в управлении фирмой в целом [10 с. 32].

Как видно из целей, задач  и функций контроля, система контроля — это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.

2. Классификация системы контроля

 

Как было отмечено выше, по периодичности контроль разделяют на стратегический, тактический и оперативный.

Задачей стратегического контроля является оценка и регулирование деятельности организации с позиций выполнения ею долгосрочных целей и взаимоотношений с внешней средой. Этот вид контроля наиболее сложный, так как стратегия организации зависит от изменений в окружающей среде. Непредсказуемость внешней среды усложняет разработку стандартов и параметров, а следовательно, и само проведение контроля.

Тактический контроль нацелен на анализ выполнения тактических планов организации. Он осуществляется как в целом по предприятию, так и по ключевым подсистемам. Периодичность совпадает с длиной периода, на который составлены планы тактического развития. Главная задача: своевременное выявление отклонений от стандартов и проведение корректировочных мер.

Оперативный контроль. Осуществляется по периодам характерным для проведения отдельных  проектов или работ. Может осуществляться ежедневно. Он включает контроль выполнения работ и методов, используемых для  производства продукции и услуг, и выполнение всех видов процессов  организации.

Оперативный контроль в свою очередь подразделяется на:

1. Предварительный (упреждающий). Осуществляется до фактического начала работы. Основным средством осуществления является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Используется в трех ключевых областях: По отношению к человеческим ресурсам (Анализ деловых и профессиональных знаний и навыков, отбор наиболее квалифицированных кадров. Контроль курса предварительного обучения уже в процессе работы.); материальным ресурсам (Выработка стандартов минимально допустимых уровней качества, проведение проверок соответствия этому качеству. Обеспечение запасов материалов на должном уровне.); финансовым ресурсам (важнейшее средство контроля - бюджет. Обеспечение уверенности в средствах и установление предельного уровня затрат.)
2. Текущий (производственный). Осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Необходимо наладить систему обратной связи, для своевременного получения данных о результатах. Руководитель воздействует на систему, внося вовремя изменения.
3. Заключительный (последующий). Проводится по окончании работы. Имеет две важные функции: Дает руководству организации информацию, необходимую для планирования аналогичных работ, способствует мотивации работников, достигших определенного уровня результативности. Результаты заключительного контроля дают информацию руководству организации о качестве системы управления и о ее узких местах, нуждающихся в совершенствовании.