Определение эффективности системы контроля на предприятии и ее совершенствование (на материалах УП «ЖЛОБИНМЕТАЛЛУРГСТРОЙ»)

4-я группа объединяет в себе методы или виды контроля, например предварительный (диагностический, терапевтический), текущий, заключительный и др.

5-я группа представляет процесс определения цели контроля, в который входят: целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля.

Немецкий специалист по менеджменту  Г. Шредер выявил следующие негативные проявления контроля:

• тот факт, что сотрудник находится под наблюдением, вынуждает его наблюдать за собой, но при этом человек начинает задумываться над своими автоматически протекающими действиями и теряет уверенность в себе;
• контроль является признаком разницы в статусе. Он идет вразрез с человеческой потребностью в признании и высокой оценке (тот, кого контролируют, является в большинстве случаев подчиненным);
• контроль особенно неприятен, когда наблюдаемы не знает точно, что именно контролируют;
• так как контроль узаконен, никто не может от него защититься; возникающее по этой причине раздражение «выливается» где-нибудь в другом месте;
• контроль зачастую субъективно воспринимается как придирки, хотя руководитель об этом не думает;
• контроль может восприниматься как недоверие, в этом случае он препятствует хорошим отношениям между руководителем и подчиненным.

Г. Шредер также разработал правила, или рекомендации, которых  необходимо придерживаться при проведении контроля, для того, чтобы уменьшить  его возможные негативные последствия:

• сотрудник должен видеть, что контроль направлен не на его личность, а на рабочий процесс;
• сотрудник должен знать, что именно контролируется;
• контролировать следует открыто;
• осуществлять контроль надо за результатом, а не за действиями;
• при организации контроля следует ограничиваться существенными моментами;
• осуществляя контроль, необходимо придерживаться товарищеского тона при общении;
• при доведении рабочих указаний особое внимание следует уделять изложению признаков контроля;
• надо постоянно иметь ввиду целевую установку контроля, не позволять ему превратиться в самостоятельную функцию;
• контроль должен соответствовать характеру контролируемого процесса;
• необходимо обосновывать контроль, делать понятно его цель;
• следует делегировать ответственность.

Средства контроля, применяемые организацией, весьма разнообразны и определяются спецификой ее деятельности. К наиболее распространенным средствам  контроля можно отнести:

• - распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;
• - внутренние и внешние сверки расчетов;
• - встречные взаимопроверки бухгалтерских записей, систему контроля со стороны старших бухгалтеров за качеством работы подчиненных им сотрудников;
• - проверку правильности осуществления документооборота, в том числе сплошную нумерацию создаваемых документов, регистрацию документов в специальных журналах, брошюровка документов, проверку порядка их хранения и архивирования и т.д.;
• - плановые и внезапные инвентаризации активов и обязательств организации в соответствии с установленным порядком;
• - использование для целей контроля информации, полученной из внешних источников;
• - осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам организации;
• - реализацию мер, направленных на ограничение доступа неуполномоченных лиц к системе документооборота и ведения бухгалтерского учета;
• - проведение анализа хозяйственной деятельности, сравнительного анализа фактических показателей с плановыми и нормативными показателями, выявление причин существенных расхождений.

Несмотря на многообразие средств контроля, их применение должно обеспечить достижение ряда целей. Среди них можно выделить следующие.

1. Хозяйственные операции должны выполняться с разрешения руководства.

2. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете в суммах, соответствующих первичным документам, на надлежащих счетах бухгалтерского учета в периоде времени, соответствующем проведению хозяйственной операции, согласно принятой учетной политике и обеспечивать возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.

3. На доступ к активам (имуществу) должно быть разрешение руководства организации.

4. Соответствие отраженных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов должно определяться руководством с установленной периодичностью, а в случае расхождений руководству следует предпринимать меры согласно законодательству.

Как бы внимательно  и добросовестно ни относились руководство  и персонал организации к реализации контрольных мероприятий, не может  быть абсолютной уверенности, что система  внутреннего контроля полностью  отвечает предъявляемым требованиям. Даже при самой отлаженной системе  всегда существует вероятность возникновения  сбоев.

Прежде всего  существует объективное ограничение  затрат на организацию системы внутреннего  контроля. Как и к любой управленческой деятельности, к организации системы  внутреннего контроля применимо  требование рациональности (экономичности), которое заключается в оптимальном  соотношении затрат на осуществление  контрольных мероприятий и получаемых от их применения экономических выгод. Если довести до абсурда идеи построения всеобъемлющей системы внутреннего  контроля, то к каждому сотруднику организации надо приставить проверяющего. Логично предположить, что такие  меры повлекут за собой увеличение расходов на оплату труда как минимум  в два раза. Однако подобные затраты  могут быть обоснованными, если они  приведут к сопоставимому увеличению дополнительно получаемых экономических  выгод.

Например, затраты  на систему охраны и надзора за сотрудниками, которая будет считаться  разумной в производстве драгоценных  металлов, изготовлении ювелирных изделий  или банковском деле, в других отраслях коммерческой деятельности может оказаться  ничем не оправданным расточительством. Поэтому одним из ограничений  является естественное требование руководства  организации, чтобы затраты на осуществление  контрольных мероприятий были меньше экономических выгод, которые эти мероприятия дают. Кроме того, эффективность даже хорошо зарекомендовавших себя контрольных процедур значительно снизится либо вообще будет потеряна при существенном изменении таких факторов, как нормативная база, условия хозяйствования экономического субъекта, правила ведения бухгалтерского учета, персональный состав учетных работников.

Огромное влияние  на надежность системы внутреннего  контроля оказывает субъективный человеческий фактор. Сотрудники организации могут  допускать непреднамеренные ошибки из-за небрежности, невнимательности, усталости, неверных суждений или непонимания  инструктивных и руководящих  материалов. Могут иметь место  и факты умышленного нарушения  системы внутреннего контроля в  результате сговора сотрудников  организации между собой или  с третьими лицами. Нельзя также  исключить и вероятность нарушений  системы внутреннего контроля вследствие злоупотреблений со стороны некоторых  руководителей, ответственных за конкретные участки контроля.

Надежность системы  внутреннего контроля характеризуется  ее способностью эффективно достигать  общих и частных целей (целей  всей системы и ее составляющих - системы бухгалтерского учета, контрольной  среды и средств контроля). Функционирование в организации тщательно спланированной и организованной системы внутреннего  контроля гораздо эффективнее, чем  применение отдельных ее средств  и элементов [15, с. 171].

Масштабы и  особенности системы внутреннего  контроля, а также степень их формализации должны соответствовать размерам экономического субъекта и специфике его хозяйственной  деятельности.

При хорошо организованной системе внутреннего контроля повышается надежность учетных и отчетных данных, а также минимизируется вероятность  недостач или растрат активов (имущества), нецелевого и нерационального использования  ресурсов.

Основная из современных  форм управленческого контроля - внутренний аудит, под которым понимается регламентированная внутренними документами организации  деятельность по контролю звеньев управления и различных аспектов функционирования организации, осуществляемая представителями  специального контрольного органа в  рамках помощи органам управления организации (общему собранию участников хозяйственного товарищества или общества или членов производственного кооператива, наблюдательному  совету, совету директоров, исполнительному  органу). Мало у кого возникнут сомнения по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних отечественных коммерческих организациях. В экономически развитых государствах внутреннему аудиту уделяется такое же пристальное внимание, как и внешнему. Но, если становление внешнего аудита в Беларуси, можно сказать, уже состоялось, то отечественный внутренний аудит и в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспектах сегодня находится еще в "зачаточном" состоянии. Администрация разрабатывает политику компании. Однако персонал может не всегда ее понимать или не всегда содействовать ее реализации. Менеджеры не имеют достаточного времени проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы помогают им в этом, обеспечивают защиту от ошибок и злоупотреблений, определяют "зоны риска" и возможности устранения будущих недостатков или недостач, помогают идентифицировать и устранить слабые места в системах управления и найти те принципы управления, которые были нарушены. Все эти действия дополняются обсуждениями с высшими органами управления, нужды и предложения которых и определяют процедуры внутреннего аудита (внутренние аудиторы должны обеспечить управляющих любой информацией, касающейся их компетенции). Таким образом, органы управления организацией пользуются услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, помогающими им осуществлять свои функции. Иными словами, внутренний аудит вводят с целью помощи органам управления организации в осуществлении эффективного контроля над различными звеньями (элементами) системы внутреннего контроля. Главная задача отдела внутреннего аудитора - обеспечение удовлетворения потребностей органов управления в части предоставления контрольной информации по различным интересующим их вопросам. В общем же виде функции внутренних аудиторов могут быть представлены следующим: а) оценка адекватности управленческих систем - осуществление проверок звеньев управления и предоставление обоснованных предложений по устранению выявленных недостатков и рекомендаций по повышению их эффективности; б) оценка эффективности деятельности - осуществление экспертных оценок различных сторон функционирования организации и предоставление обоснованных предложений по их совершенствованию. Для органов управления организацией деятельность отдела внутреннего аудита имеет информационное и консультационное значение. К институтам внутреннего аудита также можно отнести и ревизионные комиссии (ревизоров), деятельность которых регламентирована действующим законодательством (этот институт в основном распространен в акционерных обществах, обществах с ограниченной ответственностью и производственных кооперативах).

Применительно к УП «Жлобинметаллургстрой» создание обособленного подразделения, осуществляющего внутренний аудит предприятия, не является целесообразным, поскольку, как и в большинстве мотечественных организаций с малой численностью работников, на УП «Жлобинметаллургстрой» функционируют инвентаризационная комиссия (при необходимости проведения инвентаризации) и ревизионная комиссия (в профсоюзном комитете).  Тем не менее, целесообразным является наделение отдельных работников предприятия функциями оперативного контроля в различных направлениях деятельности, обеспечивая их ротацию. Например, работники службы снабжения могут осуществлять периодические проверки соблюдения нормативов использования запасов в производстве и выполнении работ.

Как было отмечено во 2-й главе на УП «Жлобинметаллургстрой» присутствуют некоторые проблемы в организации системы внутреннего контроля в различных направлениях деятельности предприятия. Для их возможного устранения предприятию целесообразно провести следующие мероприятия:

1. В отделе снабжения следует усилить контроль за недопущением задержек в поставках сырья и материалов, разработать четкий график их поступления с целью исключения образования сверхнормативных остатков запасов. В этой связи следует активизировать претензионную работу с привлечением юриста. При необходимости в каждом случае возникновения просрочки в поставке сырья следует ставить в известность руководителя предприятия. Следует также (по возможности) осуществлять поиск альтернативных поставщиков с целью снижения операционных рисков на данном направлении деятельности.
2. В отделе сбыта следует усилить контроль за расчетами за отгруженную продукцию, выполненные работы. По наиболее «проблемным» дебиторам следует проработать возможность использования авансовых платежей или аккредитивов в качестве условий расчетов. Для мониторинга платежной дисциплины покупателей возможно ведение базы данных исполненных договоров. При заключении договоров с новыми покупателями целесообразно проверять их деловую репутацию и платежеспособность с привлечением юриста и работников финансовой службы.
3. Следует усилить ответственность работников за нарушение трудового распорядка.
4. Целесообразно ввести в штат предприятия должность заместителя директора по финансам, что будет способствовать усилению финансового контроля за денежными потоками предприятия.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Как видно из целей, задач  и функций контроля, система контроля — это очень сложный процесс, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого работника предприятия. Система контроля — это своеобразная организация внутри организации, при правильном руководстве которой можно качественнее и быстрее достичь своих целей.