Лекции по "Теория управления"

. Все эти функции рассматриваются  как взаимосвязанные.

   С точки зрения последовательности  управление как процесс дифференцируется на стратегическое управление (выработка цели, планирование) и оперативное управление (организация, мотивация, контроль).

ВОПРОСЫ

1.Что такое процесс управления.

2.Что такое этап процесса  управления.

3.Назовите основные типы процессов управления

4. Назовите основные функции  процесса управления

5.Как дифференцируется процесс  управления с точки зрения  последовательности управления.   

   Тема 18 Решения в процессе управления

18.1 Место, значение, сущность и функции  решений в управлении.

18.2 Интеллектуальная деятельность  при разработке решений.

18.3 Информационное обеспечение  решений.

   Потребность в управляющем  воздействии возникает в процессе  функционирования системы, когда в результате изменения внешних или внутренних условий появляется проблема. Управленческое решение- это акт управляющей системы, ведущий к разрешению проблемы, обеспечивающий нормальное функционирование или развитие социально-экономической системы. Решение- итог сложного в творческом отношении процесса, предполагающего три части: создание допустимых вариантов действий, анализ этих вариантов, выбор из представленных вариантов при условии отсутствия объективно обусловленного варианта действий.

   Управленческое решение  должно отвечать следующим требованиям: 1. четкость формулировок,2. реальная осуществимость,3. обоснованность,4. своевременность,5. экономичность. Особенностью управленческого решения является то, что оно выступает как особая формула управленческого воздействия на управляемый объект и предопределяет действия, необходимые для осуществления изменений в его состоянии.

   Под управленческим решением  понимается выбор уполномоченным  лицом наиболее рационального из альтернативных действий, осуществляемых в пределах его должностных полномочий (компетенции) и ориентированных на достижение целей организации. В общем виде принятие решения (программы, приказа, распоряжения и т.д.) состоит в выборе цели действия и способов её достижения, ориентированных на изменение ситуации при данных или предполагаемых обстоятельствах. Качеством решений определяется эффективность функционирования системы. Всякое решение- это прообраз будущего, создаваемый на основе анализа и оценки настоящего состояния системы и окружающей её среды исходя из предполагаемых перспектив их развития.

   Руководитель должен стремиться  к тому, чтобы принимаемые им  решения были максимально близки  к оптимальным, что предполагает  обоснованное определение цели, разработку средств и методов  её достижения. При этом к внешним  ограничениям относятся: законодательство, поставщики, потребители и т.д., к внутренним ограничениям относятся: размеры ресурсов организации, её состояние, социально-психологический климат в коллективе и т.д. Возможность оптимизации решения тем шире, чем в большей мере проектируемый процесс поддается количественному анализу и измерению. Повышение качества управления ведет к усложнению решаемых задач, т.к. решения приходится принимать, руководствуясь не одним, а несколькими критериями в соответствии с некоторым множеством разнородных целей. В этом случае эффективным будет такое решение, проект которого не может быть далее улучшен ни по одному из критериев, без ухудшения его по другому критерию.

   Классификация и основания  принятия решений: в классификации  должны находить отражение такие моменты, как специфика принятия решений в организации и характер ответственности за их исполнение; своеобразие решений, как по природе, так и по набору элементов; отсутствии формальных правовых оснований;  необходимость увязки решений, принимаемых внутри организации, а также согласования решений между смежными  организациями, субъектами выше- и нижестоящего уровня и др. Каждый тип решений имеет свою информационную базу, обусловленную уровнем, задачами и условиями функционирования организации (на высшем уровне необходима вся информация, для подсистем низшего уровня достаточно определенной однородной информации).

   Решения могут быть однокритериальными  и многокритериальными. В качестве  критериев могут быть приняты: 1.функциональное назначение- разработка  целей, прогнозирование, планирование, оперативное управление, контроль; 2. содержание решений - экономические, технико-экономические, структурные, организационные, кадровые, социальные; 3. характер целей- стратегические (определяющие генеральные задачи), тактические ( в которых решаются частные задачи), оперативные ( ориентированные на решение первоочередных задач); 4. срок действия- текущие, среднесрочные, долгосрочные; 5. степень сложности- элементарная ( требующая рутинных решений), средняя ( предполагающая выбор из возможных вариантов одного по одному или нескольким, но непротиворечивым критериям предпочтения),высокая ( когда не только заданная цель может быть достигнута путем выбора нескольких вариантов решений, но критерии предпочтений различны) 6. мера обоснованности- детерминированные и недетерминированные, принимаемые в условиях неопределенности и риска; 7. надежность исходной информации- т.е. её детерминированность и вероятность, 8. степень изменяемости - жесткие и гибкие, 8. сфера воздействия- глобальные (относящиеся к данному объекту управления в целом), локальные ( адресуемые его отдельным подразделениям) 9. форма принятия- единоличные и коллегиальные. Непродуманные решения приводят к тому, что впустую растрачиваются труд, ресурсы, время. Решения призваны скоординировать и субординировать функции компонентов системы, её внутренние и внешние связи. Важным моментом является своевременность принятия решения, для этого необходимо обладать достаточной для принятия решения информацией.

    Обстоятельства, в которых принимается решение, традиционно классифицируются как условия определенности (руководитель в точности знает результат каждого из альтернативных вариантов выбора), риска (результаты не являются определенными, но вероятность каждого результата известна), неопределенности (невозможно оценить вероятность потенциальных результатов).

   Время и изменяющаяся  среда. Ход времени обычно обусловливает  изменение ситуации, которые могут  преобразить критерии для принятия  решений настолько, что они станут  недействительными. Поэтому решения следует принимать и воплощать в жизнь пока информация и допущения, на которых основаны решения, остаются релевантными и точными. Учет фактора времени иногда заставляет руководителя опираться на суждение или интуицию, тогда как в нормальных обстоятельствах он предпочел бы рациональный анализ.

   Информационные ограничения  связаны с тем, что получение  дополнительной единицы информации  обусловлено дополнительными затратами  на её сбор, обработку и т.д. Руководитель должен определить выгода от каждой дополнительной единицы информации: 1. равна затратам на её получение, 2.перекрывает расходы,3. расходы выше выгоды.

ВОПРОСЫ

1. Что такое управленческое решение.
2. Каким требованиям должно отвечать управленческое решение.
3. Что влияет на качество управленческого решения.
4. Что принимается в качестве критериев управленческого решения.
5. С чем связаны информационные ограничения при принятии управленческих решений.    

 Тема 19. Модели и методы принятия решений

19.1 Технологии и модели процесса  разработки решений.

19.2 Моделирование процесса разработки  решений.

19.3 Использование технических средств  в процессе моделирования.

   Требования к обоснованности  решений: 1. по своему содержанию  каждое решение должно быть выполнимо, ставить лишь достижимую цель и исходить из реально располагаемых ресурсов и времени; 2. содержать механизм реализации (хорошо продуманный порядок осуществления всех сопутствующих задач, основные организационные мероприятия, тщательный расчет материально-финансового и кадрового обеспечения),3. располагать необходимым запасом устойчивости гибкости по отношению к основным вариантам допущенных ошибок и нестабильности внешней среды.

   Обоснованность управленческих  решений обусловливает позитивный  конечный результат и эффективность  выполнения задач всего процесса управления. Эффективным можно считать только такое решение, положительный эффект которого превышает эффект от нежелательных последствий.

   Под технологией управленческих  решений понимается система подходов, методов, приемов, этапов работы управленческого персонала с управленческим решением. Выделяется два общепринятых подхода: нормативный (количественный) и дескриптивный (качественный). Нормативный (как правило, при линейных зависимостях)- во главу угла ставятся формализованные модели УР (изучаемые экономико-математическими, инженерно-экономическими и компьютерными методами). Дескриптивный (как правило, при нелинейных зависимостях)- опирается на качественное описание и анализ проблем технологий УР, осуществляемых в рамках традиционной социологии и психологии.

   Технология работы над  решениями: 1. моделирование решения,2.подготовка  решения, 3.выбор решения,4.организация выполнения решения.

   Моделирование решения рекомендуется  в рамках технологий и процедур, регламентирующих порядок подготовки, согласования и принятия решений. Особенности зависят от масштаба, сложности и целей. Технологическая последовательность состоит из следующих этапов: 1. анализ информации и целей с учетом всей совокупности экономических и социальных условий, определение задач (проблемных ситуаций), 2. сбор и переработка информации, необходимой для подготовки альтернативных решений, анализ ситуаций, 3. разработка альтернативных решений, расчет времени и ресурсов, требующихся для их выполнения,4. изучение и оценка вариантов этих решений и определение возможных последствий, 5. выбор наиболее приемлемых вариантов решения, 6. организация выполнения решения, 7. корректировка решения в ходе его выполнения, 8. подведение итогов выполнения решения, 9. внутренняя информация о ходе выполнения решения. Все они объединяются в три блока: 1. подготовительный (выявление и анализ проблемной ситуации, формулирование целей, выявление наиболее полного перечня альтернатив, отбор допустимых альтернатив, предварительный выбор предпочтительной альтернативы), 2. основной - принятие решения ( сравнительная оценка альтернатив, проверка альтернатив, выбор наиболее приемлемого решения),3. заключительный- организация выполнения решения- реализация ( определение этапов сроков и исполнителей выполнения решения, обеспечение работ и контроля по выполнению решения, выполнение решения, анализ).

   Подготовка решения начинается  с формулировки целей и определения  вытекающих из них задач. Анализ проблемной ситуации характеризуется несоответствием желаемого и фактического состояния, необходимо четко сформулировать проблему и описать ситуацию, в которой её предстоит решать, т.е. сформулировать вопросы: что, где, когда, кто, почему, с какой целью, при каких условиях? Полученная информация позволит составить представление о сущности проблемной ситуации. Важно осуществить сбор и обработку информации о внутреннем состоянии системы и окружающей её среде.

   Выбор решения осуществляется  после анализа вероятных последствий  реализации вариантов решения, выбирается наиболее эффективный с точки зрения заданных критериев. Выбору предшествует процесс его согласования(внутреннего т.е. с подразделениями) и внешнего( с неподчиненными органами и не имеющими непосредственного отношения к вопросам, охватываемым проектом решения) со всеми заинтересованными сторонами. Выбор решения может быть произведен лишь после обработки необходимого и достаточного количества информации, формирования критериев выбора для выявления наиболее рационального решения. Предпочтителен коллективный метод разработки решения, в т.ч. с привлечением экспертов. Применяются методы Дельфы, мозговой атаки и т.д.

   Организация выполнения  решения осуществляется на основании  его оформления в виде постановления, распоряжения, приказа, докладной записки, представления, предписания и других документов. Всякое решение должно точно и ясно передавать сущность и объем задания, содержать только необходимый минимум информации, указывать ответственного исполнителя, сроки и способы реализации, т.е. отвечать на вопросы: что делать, кому, когда, а зачастую и как делать? Нормативные акты, как правило, содержат констатирующую и распорядительную части. Необходимо довести решение до непосредственных исполнителей, разъяснить коллективу смысл и назначение принятого решения, возможные результаты его реализации.  Важнейшим элементом заключительного этапа принятия решений является контроль его исполнения. Руководитель несет ответственность за принимаемые им решения. Эффективность контроля может быть существенно повышена за счет применения современных технических средств учета решений и документов.

ВОПРОСЫ

1. Технология принятия решений.
2. Этапы технологии принятия решений.
3. Что включает этап подготовки решения.
4. Что включает этап выбора решения.
5. Что включает этап реализации решения.

Тема 20. Ситуационный подход в процессе управления

20.1 Необходимость и значение  применения различных методов  управления с учетом сложившихся  конкретных ситуаций.

20.2  Ситуационное мышление в  процессе управления.

20.3 Ситуация - как центральный момент  ситуационного подходов в процессе управления.

    Ситуационный подход  в процессе управления - пригодность  различных методов управления  определяется ситуацией. При этом  ситуация- центральное понятие ситуационного подхода, т.е. конкретный набор обстоятельств или факторов, которые влияют на организацию в конкретное время. Самым эффективным методом в конкретной ситуации является тот, который в наибольшей степени соответствует данной ситуации. Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и методы управления с конкретными специфическими ситуациями, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.