Лекции по "Теория управления"

Тема 16. Коммуникации в процессе управления

16.1 Понятие коммуникации.

16.2 Основные элементы коммуникационного  процесса.

16.3 Вербальные и невербальные  коммуникации.

16.4 Методы эффективной передачи  и восприятия информации.

    Коммуникация- это путь сообщения, связь одного места с другим; это общение, передача информации от человека к человеку, т.е. специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности, осуществляющаяся главным образом при помощи языка (реже при помощи других знаковых систем). Коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации, общества, она образует самую суть социальной системы или организации.

   Организационная структура  придаёт человеческой коммуникации предсказуемость и устойчивость и тем самым способствует выполнению административных задач. Коммуникации осуществляются в сильно регламентированных условиях, когда на процесс коммуникации воздействует организационная структура. Так, коммуникация между подчиненным и руководителем существенно отличается от коммуникации между людьми с равным статусом в организации. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование .Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений .С позиций теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация представляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Коммуникация- это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Как только коммуникация приостанавливается, организационная деятельность прекращается, Вместо нее возникает нескоординированная деятельность индивидов. Коммуникация является обязательным элементом функционирования организации. Коммуникация в организации и между организацией и её средой вместе составляют организационную коммуникацию.

   Основные компоненты модели  коммуникации: источник—сообщение—канал—получатель. При этом необходимо осуществление  обратной связи.

Источник- создатель сообщения. Сообщение- это сигнал, который источник передает получателю (состоит из символов). Канал- это средство, с помощью которого сообщение передаётся от источника к получателю, т.е. путь физической передачи сообщения (СМИ и межличностные каналы). Получатель сообщения наиболее важный элемент коммуникационного

процесса. Обратная связь (положительная или отрицательная) – это реакция получателя на сообщение источника.

   Основные результаты коммуникации: изменения в знаниях получателя; изменение установок получателя; изменение явного поведения получателя сообщения.

   Коммуникационная сеть полной  системы охватывает устойчивые  схемы коммуникации всех индивидов в системе. Коммуникационная группа определяется как подсистема, элементы которой взаимодействуют друг с другом относительно чаще, чем с другими элементами коммуникационной системы. Личностная сеть коммуникации определяется как устойчивая схема коммуникационных потоков данного индивида с любыми другими индивидами (радикальная личностная сеть или взаимосвязанная личностная сеть).

   Существование большого  разнообразия типов построения  организаций ведет к установлению  разных видов взаимоотношений  между членами организации, занимающими различные посты и должности: линейные отношения (между руководителем и подчиненными), функциональные отношения (между специалистом, который уполномочен выполнять ту или иную функцию в рамках всей организации с другими членами организации), отношения управленческого аппарата ( имеют место в случае представления чьих либо прав и полномочий), латеральные отношения ( коллегиальные- между служащими одного отдела, подчинение одному начальнику и параллельные- между служащими, занимающими одинаковое положение в организации, но работающими в разных отделах, подразделениях)

   Преграды на пути межличностных коммуникаций: обусловленные восприятием; по причине конфликта; обусловленные социальными установками; не позитивный климат в коллективе, семантические барьеры, плохая обратная связь.

   Преграды в организационных  коммуникациях: искажение сообщений, информационные перегрузки, неудовлетворительная структура организации.

   Символы коммуникаций - слова, жесты, интонации. Отправитель кодирует  сообщения с помощью вербальных и невербальных символов. Вербальные- с помощью слов могут иметь разные значения для разных людей, то, что источник сообщает, не обязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Невербальные коммуникации- то, как произносятся слова (интонация, модуляция голоса, плавность речи и т. д., а также выражение лица, жесты, мимика и т. д. Невербальная передача информации зачастую происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

   Совершенствование коммуникаций  в организации осуществляется  путем регулирования информационных потоков.

ВОПРОСЫ.

1. Что является коммуникацией.
2. Назовите основные компоненты модели коммуникации.
3. Источник в  модели коммуникации.
4. Сообщение в  модели коммуникации.
5. Канал коммуникации.
6. Что представляют собой результаты коммуникации.
7. Что такое вербальная и невербальная коммуникации.

 Тема 17.  Управление как процесс

17.1 Содержание, набор действий и  функций, осуществляемых в процессе  управления

17.2 Характеристика основных функций, осуществляемых организацией в  процессе управления

17.3 Процессный подход школы административного  управления.

  Процесс управления - это процесс  превращения цели в согласованную  деятельность; функционирование системы управления; взаимодействие звеньев; разработка управленческих решений; деятельность менеджера во времени и пространстве; последовательность действий, составляющих управление (воздействие); процесс формирования воздействия; решение проблем развития предприятия.

   Управление рассматривается  как процесс, т.к. это не единовременное  действие, а серия непрерывных  взаимосвязанных действий (где каждое  действие само по себе является процессом), т.е. функций.

   Функции управления имеют  две общих характеристики: 1. все  они требуют принятия решений,2. для выполнения всех функций необходима коммуникация. Эти характеристики называют связующими процессами.

   Принятие решений - это управленческая работа, руководителям приходится перебирать многочисленные комбинации потенциальных действий для того, чтобы найти правильное действие для данной организации: в данное время и в данном месте. Руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей, выбор одной из альтернатив - это решение.

   Процесс управления складывается  из чередования определенных  этапов и проявляется как непрерывная последовательность целенаправленных действий аппарата управления и руководителя для достижения определенных результатов. Разделение на этапы - это аналитический инструмент, позволяющий выявить закономерности процесса управления и наметить пути его совершенствования. Этап процесса управления - это совокупность управленческих операций, действий, характеризующаяся качественной определенностью и однородностью и отражающая необходимость их существования. Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов: целеполагание, оценка ситуации, определение проблемы, управленческое решение. При этом цель- это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система; ситуация- это состояние управляемой системы относительно цели, проблема- противоречие ситуации и цели, управленческое решение - заключительный этап процесса управления и представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому  разрешению.  Организационный аспект процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия (регламентирование, нормирование, инструктирование, ответственность).

 Функциональный аспект процесса  управления проявляется в последовательности  реализации основных функций  управления (планирование, организация, активизация, регулирование, координация, контроль).

   Информационный аспект процесса  управления представляет собой  комплекс операций по преобразованию  и обработке информации, выполняемых  в определенной последовательности и взаимосвязи с целью перевода системы из одного состояния в другое. Он  проявляется в последовательности выполнения информационных работ в процессе управления, при этом выделяются следующие этапы: 1. поиск информации,2. комплектование информации, 3. обработка и передача информации.

   Экономический аспект  процесса  управления выражается в использовании  ресурсов производства, в следующих этапах: 1. установка экономических потребностей,2. оценка наличия ресурсов,3. распределение ресурсов.4. использование ресурсов.

   В различных условиях  процесс управления может быть  построен по-разному при сохранении  всех его специфических свойств. Типичные виды процессов управления: 1. линейный тип ( цель-ситуация - проблема- решение т.е. строгая последовательность осуществления этапов), 2. корректируемый тип ( аналогично предыдущему, но обратная связь на любом этапе, т.е дополнительная корректировка каждого из этапов процесса управления после прохождения последующего этапа), 3. разветвленный тип ( одна цель и рассмотрение различных вариантов ситуаций, проблем, решений, т.е. методологическое разделение работ по частям на определенных этапах деятельности.. Он  используется при отсутствии возможности обобщенной оценки ситуации и выделения главной ключевой проблемы, либо при принятии единственного решения по данной ситуации. Ситуационный тип (обратная связь от ситуации и проблемы к цели при едином варианте решения, т.е. возникает по ситуации, при которой из нее же главным образом исходят и поиск проблемы и разработка решения, используется в условиях неопределенности относительно цели воздействия, которая устраняется после прохождения последующих этапов, т.е. сначала формулируется предварительная цель воздействия, к уточнению которой возвращаются после оценки ситуации, определения проблемы и даже после разработки решения), 5. поисковый тип (прямая связь цели с решением и обратная связь от решения к ситуации, т.е. исходит из полной ясности цели воздействия, невозможности достаточно хорошо оценить существующую ситуацию относительно данной цели и, следовательно, сформулировать основную проблему).

   Процессный подход предложен  приверженцами школы административного  управления, рассматривает управления  как непрерывное выполнение серии  взаимосвязанных управленческих функций. Подразделяется на взаимосвязанные процессы (прогнозирование, планирование, организация, мотивация, контроль, а также связующие процессы: коммуникации и принятие решений).