Лекции по "Менеджменту"

    У ряді журналів-ордерів господарські факти, поряд з відображенням  їх по кореспондуючих рахунках, групуються у розрізі субрахунків, статей витрат та інших ознак, що вимагаються для  характеристики того чи іншого об’єкта  обліку.

    Журнально-ордерна форма обліку найбільш широко вживана на середніх і великих підприємствах України. Вона має низку важливих і принципових відмінностей та переваг перед іншими формами обліку.

    Меморіально-ордерна  і Журнал-Головна належать до форм обліку з більшим історичним статусом, вони належать до так званих книжкових форм ведення бухгалтерського обліку. Зокрема в основу меморіально–ордерної форми покладено принцип складання на основі відповідних документів, меморіальних ордерів (проводок), де яких вказується кореспонденція рахунків за даними операціям, що, в свою чергу, позитивно впливає на впорядкування записів у синтетичному обліку.

    Меморіальний  ордер складають на підставі зведеного  документа, який узагальнив дані однорідних первинних документів. Документи, що є підставою для запису, обов’язково додаються до ордера. За кожним меморіальним ордером закріплюють постійний номер, що дає можливість складати на кожну групу однорідних операцій лише один ордер на місяць. (Наприклад, по касових операціях, по розрахунковому рахунку, заробітній платі та інших операціях).

    Ордери  реєструються у журналі призначеному для порядкової нумерації меморіальних ордерів і контролю за їх збереженням, разом з підшитими до них документами, а також для наступної перевірки  повноти охоплення господарських операцій систематичним регістром синтетичного обліку. Ця перевірка здійснюється шляхом звірки місячних підсумків реєстраційного журналу з підсумками оборотів по дебету й окремо по кредиту всіх синтетичних рахунків, виведених в оборотній відомості по синтетичних рахунках.

    Після реєстрації меморіальні ордери використовуються для запису операцій у Головній книзі. У Головній книзі при меморіально-ордерній формі реєструються тільки поточні  обороти. Сальдо по рахунках у ній  не виводиться.

    На  основі головної книги складаються оборотні відомості по рахунках синтетичного обліку.

    Записи  в регістрах аналітичного обліку ведуться безпосередньо з документів, що підшиті до меморіальних ордерів. Перевірка правильності аналітичного і синтетичного обліку здійснюється шляхом складання оборотних відомостей по рахунках аналітичного обліку і звірки підсумків по них з відповідними сумами оборотної відомості по синтетичних рахунках.

    Похідним  варіантом меморіально-ордерної форми  є форма “Журнал-Головна.” Ці дві форми обліку широко поширені в порівняно невеликих за обсягом діяльності підприємствах, а також у бюджетних установах. Єдина істотна відмінність форми “Журнал-Головна” від меморіально-ордерної форми – у структурі регістру синтетичного обліку, де на одному розвороті листа поєднуються хронологічний і систематичний записи Цей регістр ведеться в книзі, що називається книгою головних рахунків або Журнал- Головною книгою.

Перші три стовпчики книги відведені  для хронологічної реєстрації господарських  фактів і операцій. Вони точно відповідають структурі реєстраційного журналу. Решта частини розвороту листа книги

    використовується  для систематичних записів по всіх синтетичних рахунках. Далі для  кожного рахунка відводиться  по дві графи – дебетова і кредитова.

    Журнал-Головна книга відкривається записами залишків у першому рядку в розрізі всіх рахунків на 1 січня поточного року. Потім відображаються операції за місяць. Наприкінці місяця підраховуються підсумки місячних оборотів по всіх рахунках і виводяться залишки на перше число наступного місяця. Наявність у книзі даних, зібраних в єдине ціле, звільняє від необхідності складання оборотної відомості по синтетичних рахунках  Запис операції в Журнал-Головну книгу робиться на основі меморіальних ордерів, що складаються, як і при меморіально–ордерній формі. Аналітичний облік при цій формі теж  ведеться у книгах. Звірка синтетичного обліку з аналітичним здійснюється теж за допомогою оборотних відомостей. Таким чином, техніка ведення обліку за формою “Журнал-Головна” нічим, крім структури регістру синтетичного обліку, не відрізняється від меморіально-ордерної форми.  
 

    За  роки, що минули з часу виникнення бухгалтерського  обліку, його форми зазнали змін. На ранніх стадіях розвитку бухгалтерський облік вівся самим власником  підприємства. Власник особисто опікувався питаннями контролю за збереженням власності і нагромадженням особистого капіталу.

    Згадки  про перші форми бухгалтерського  обліку сягають XV  ст., а саме 1494 р., коли побачила світ праця італійського математика Луки Пачолі під назвою трактат “Про рахунки і записи”. У згаданому трактаті описана так звана староіталійська форма, що вважається найбільш ранньою формою бухгалтерського обліку. Для  ведення обліку за цією формою необхідно було мати три книги:  Меморіал, Журнал, Головну книгу.

    У кінці XV ст. з’являється “Нова італійська форма обліку”. Ця форма обліку істотно  відрізняється від попередніх,  в т. ч. і староіталійської. У новій  формі обліку аналітичний облік  з Головної книги  вилучається  і знаходить своє відображення у  допоміжних книгах, Головна книга одержує статус синтетичного регістру. Господарські операції супроводжують оформленням первинних документів.

    Наступною і, безумовно, більш досконалою була німецька форма обліку, до позитиву якої відносять використання у вигляді  окремого регістру  касової книги, а підсумки журналів записувались у Головну книгу.

    Необхідність  розподілу праці облікових працівників  стала поштовхом розвитку і появи  багатожурнальної форми бухгалтерського  обліку, яку ще називають французькою. Суть цієї форми зводилась до реєстрації господарських фактів і операцій у журналах продажу, товарів, придбання і ін. Таких журналів велось п’ять.

    З розвитком виробництва і торгівлі розвиваються і вдосконалюються  форми бухгалтерського обліку. У  кінці XVIII ст. з’являється у Західній Європі форма  ведення бухгалтерського обліку під назвою Журнал-Головна  (автор даної форми  Е. Дегранж), а у 1870 р., з під пера російського бухгалтера Єзерського Ф. В. виходить у світ Опис потрійної (російської) форми бухгалтерського обліку. Особливість даної форми обліку полягала у використанні трьох рахунків: рахунка готівкових грошей, рахунка цінностей і рахунка власного майна

    На  початку ХХ ст. в умовах розвитку великих капіталістичних монополій  вимоги до обліку зростають. Книги з  повсякденного використання витісняються картками, які полегшили облікову працю і дали змогу застосувати розкладку і копіювання. Використання карток позитивно вплинуло на зменшення обсягів трудомістких робіт, сприяло виникненню передумов для використання в обліку обчислювальної техніки. Процес пошуку нових, досконаліших форм бухгалтерського обліку торкнувся і товаровиробників що працювали на території України. У перші роки ХХ ст. в Україні в практичній діяльності використовували картково-ордерну, картково-копіювальну і контрольно-шахову форми обліку. Але дані форми обліку не знайшли тривалого і широкого застосування. Основним їх недоліком була трудомісткість, громіздкі обсяги  документообігу, складна структура взаємоузгодженості аналітичного і синтетичного обліку та складання замість Головної книги контрольно-шахової відомості тощо. На основі цієї форми створюється і знаходить широке застосування картково–копіювальна форма обліку. Суть цієї форми обліку зводилась до запису господарських операцій у регістрах синтетичного й аналітичного обліку  одночасно методом копіювання. Усізаписи робилися безпосередньо з документів, де робилась спеціальна відмітка у вигляді штампа, у якому було передбачено місце для бухгалтерської проводки. Цим досягався точний збіг облікових даних з документальними.

    Головна книга була замінена щоденною, контрольною  відомістю, що забезпечувала групування записів усередині кожного рахунка. Наприклад, картково-копіювальна форма  була придатна для застосування лише у підприємствах торгівлі. Спроби впровадити її в облік на промислових підприємствах не мали успіху.

    Починаючи з 1928 р. широкого розповсюдження набуває  Меморіально-ордерна форма обліку та її похідна Журнал-Головна. У 1949 р. з’являється Журнально–ордерна  форма бухгалтерського обліку, що акумулювала у собі кращі прийоми  попередніх форм і у 1960 р. була рекомендована як єдина журнально-ордерна форма рахівництва всім промисловим підприємствам.

    У 70-х роках ХХ ст. розпочався етап автоматизації бухгалтерського  обліку, шляхом використання обчислювальних машин. Поряд з традиційними рахівницями, і механічними арифмометрами, широко  використовується електрична лічильна техніка. З’являються перфораційні і бухгалтерські машини. На великих підприємствах створюють машинолічильні бюро і станції. Широкий спектр послуг з автоматизації бухгалтерського обліку надають підприємствам потужні обчислювальні центри, створені при обласних і районних управліннях статистики. У цих умовах існувала таблично-перфокарткова форма обліку, яку з плином часу і появою досконалішої обчислювальної техніки стали називати таблично-автоматизованою, а в даний час – комп’ютерною формою обліку.  
 

    Застосування  у практиці ведення бухгалтерського  обліку персональних електронно-обчислювальних машин (ПЕОМ) кардинально змінило  організацію і ведення всього облікового процесу. Набула іншого характеру і праця бухгалтера, що працює у діалозі з комп’ютером. У  бухгалтеріях створюють так звані автоматизовані робочі місця (АРМ) бухгалтера по обліку запасів, праці і заробітної плати, витрат на виробництво, готової продукції та її реалізації і  т. п.

    Широко  практикується об’єднання окремих  автоматизованих робочих місць  у єдине ціле шляхом впровадження в практичну діяльність  мережевих  методів автоматизації облікового процесу. Крім того, до такої мережі можуть бути під’єднаннi віддалені робочі місця – склади, філії тощо.  Керівництво мережею покладено на комп’ютер головного бухгалтера, який наділений повноваженнями адміністратора і забезпечує виконання широкого спектра функцій фінансового обліку. Нагромаджена в пам’яті ЕОМ інформація широко використовується як для складання фінансової звітності, так і для усіх потреб управління.

    Доцільно  зазначити, що автоматизація облікового процесу на сучасних підприємствах  може здійснюватись за одним з  двох принципів. У першому випадку автоматизація здійснюється шляхом написання (розробки) для конкретного підприємства програмного продукту спеціально найманими програмістами, тобто на замовлення. За цих умов враховуються всі особливості діяльності підприємства від технології організації виробництва й управління ним до технології обліку та звітності. Але такий варіант досить дорогий. Дешевшим і порівняно швидшим у застосуванні є варіант придбання готового програмного продукту у вигляді прикладної бухгалтерської програми і пристосування її до потреб обліку того чи іншого підприємства. Сучасний ринок бухгалтерських програм пропонує доволі широкий їх перелік. Це, зокрема, відома програма “1С-Бухгалтерія”, потужна і дуже перспективна вітчизняна програма “GrossBee” (робоча бджола), “Парус – Підприємство”, “Фінанси без проблем” та інші.

    Застосування  комп’ютерної техніки і, безумовно, комп’ютерних програм, сприяє оперативності  обліку, опрацюванню інформації і  використання її для потреб управління, значно полегшує працю облікових  працівників. 
 

    В процесі відображення фактів господарських  дій в облікових регістрах  можуть бути допущені помилки: не вірно  записанакореспонденція рахунків, описки, неправильно підбиті підсумки, інші  (рис. 9.5.1). 
 

    В продовження розгляду даних рисунку 9.5.1 перелічимо помилки що найбільш часто зустрічаються (допускаються) в обліку (рис. 9.5.2).

    Проте в практиці діяльності підприємств  зустрічаються випадки, коли помилки  допускаються цілком свідомо, з метою  “викривлення” показників звітності  або зловживань.

     Помилки виявляються на різних стадіях руху документів і регістрів бухгалтерського обліку, як на самих ранніх, тобто одразу після  появи документу, так і на більш пізніх – в процесі складання облікових регістрів і звітів. Усі допущені і виявлені помилки необхідно, дотримуючисьдіючих правил, виправити. Помилки допущені в первинних документах, в облікових регістрах і звітах виправляються коректурним способом, тобто неправильно записане число або текст закреслюють однiєю горизонтальною лiнiєю i поряд зазначають правильне число або текст. Необхiдно пам’ятати, що закреслення здiйснюється так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправленi помилки обумовлюють надписом «виправлено» i підтверджують пiдписами осiб, що склали  даний документ, а також проставляється дата виправлення. Застосування коректурного способу найбiльш доцiльне до моменту складання бухгалтерських проводок i звiтiв. Для електронних носіїв інформації метод не доцільний.