Лекции по "Менеджменту"

    Схематично  шлях інформації згідно з технологією  узагальнення даних поточного обліку має такий вигляд:

    Для засвоєння теоретичних аспектів  призначення рахунків, їх ведення  за допомогою подвійного запису і, нарешті, узагальнення даних поточного бухгалтерського обліку розглянемо навчальний приклад, за умовою якого необхідно здійснити наступне.

1. Відкрити рахунки синтетичного та аналітичного обліку.

2. Заповнити журнал реєстрації господарських операцій за жовтень 200_р., проставити бухгалтерські проводки, рознести суми по  рахунках, визначити обороти і залишки на кінець місяця.

3. Скласти оборотну відомість за аналітичними рахунками обліку матеріалів та оборотну відомість за синтетичними рахунками за жовтень поточного року.

4. Скласти баланс за станом на 1 листопада 200__р.

  Вихідні дані. Баланс заводу штучних шкір станом на 01.10.200_р. 

    Для правильного користування рахунками  потрібно знати, які дані можуть бути отримані за допомогою того чи іншого рахунка і які об’єкти повинні на ньому враховуватися.

    З метою вивчення особливостей різних видів рахунків і відбору із загальної  маси тих, які дають змогу найкращим  чином організовувати облік господарських  операцій, необхідна класифікація рахунків. Вона будується за двома ознаками: за призначенням і за структурою та за економічним  змістом.

    Класифікація  рахунків за призначенням і  структурою (структурна класифікація) показує, для  чого, для отримання яких показників призначені ті чи інші рахунки і  як вони будуються, тобто який зміст  їх дебету, і кредиту і характер сальдо. Вона дає змогу вивчити особливості рахунків, що застосовуються у бухгалтерському обліку, з’ясувати їх якісні характеристики.

    Класифікації  рахунків тісно пов’язані і взаємно  доповнюють одна одну.  Знання особливостей рахунків і правильне застосування їх на практиці можливе лише в результаті вивчення призначення, структури та економічного змісту рахунків. 
 

    Для правильного користування рахунками  потрібно знати, які дані можуть бути отримані за допомогою того чи іншого рахунка і які об’єкти повинні на ньому враховуватися.

    З метою вивчення особливостей різних видів рахунків і відбору із загальної  маси тих, які дають змогу найкращим  чином організовувати облік господарських  операцій, необхідна класифікація рахунків. Вона будується за двома ознаками: за призначенням і за структурою та за економічним  змістом.

    Класифікація  рахунків за призначенням і  структурою (структурна класифікація) показує, для  чого, для отримання яких показників призначені ті чи інші рахунки і  як вони будуються, тобто який зміст їх дебету, і кредиту і характер сальдо. Вона дає змогу вивчити особливості рахунків, що застосовуються у бухгалтерському обліку, з’ясувати їх якісні характеристики.

    Класифікації  рахунків тісно пов’язані і взаємно  доповнюють одна одну.  Знання особливостей рахунків і правильне застосування їх на практиці можливе лише в результаті вивчення призначення, структури та економічного змісту рахунків. 

    Класифікація  рахунків за призначенням і структурою.

    Для яких потреб має використовуватись той чи інший рахунок? Які за характером і змістом факти господарських операцій  будуть нагромаджуватись на  рахунках? На ці запитання дає відповідь класифікації рахунків за призначенням. Поряд з цим, акумульована на рахунку інформація, її  обсяги  і місце розташування (запису) у лівій стороні рахунка, що на професійній мові означає “по дебету” або у правій стороні – “по кредиту”, визначає будову рахунка, його структуру.

    З попередніх тем нам  відомо, що за будовою рахунки різні. Частина  рахунків,  призначених для обліку засобів, у  своїй переважній більшості мають дебетові залишки, в окремих випадках залишків може не бути. Такі рахунки, про що нам теж уже відомо, називаються активними. Частина рахунків бухгалтерського обліку призначена для нагромадження інформації про зміни у джерелах формування засобів. Залишки  у них кредитові, а рахунки належать до пасивних. Незначна, але доволі важлива за призначенням, частина рахунків нагромаджену інформацію не зберігає, а делегує у повному обсязі іншим рахункам, тобто рахунки закриваються. У зв’язку з цим такі рахунки у балансі не відображаються. Не відображаються у балансі і так звані позабалансові рахунки.

    Відобразимо  класифікацію рахунків за призначенням і структурою на рис. 7.10.5.  
 

3.5 Регістри обліку – інструмент  нагромадження та систематизації даних 
 

    Початком  облікових робіт є оформлення кожної господарської операції чи факту  документом. Для того, щоб отримати необхідні показники про результати діяльності підприємства, треба інформацію, що міститься у первинних документах, вивчити, зареєструвати, згрупувати за економічним змістом і узагальнити. З позицій технічного забезпечення такого виду робіт на практиці користуються спеціальними обліковими регістрами, які, крім перелічених видів опрацювання інформації, забезпечують контроль за зберіганням документів і належну візуальність. Доцільно зауважити, що інформацію, призначену для відображення на рахунках бухгалтерського обліку, акумулювати на навчальних схемах рахунків, як це роблять у процесі вивчення азів бухгалтерського обліку і зокрема подвійного запису, практично неможливо. Таким чином, регістри це не однакові за форматом і зовнішнім виглядом паперові носії спеціальної будови і змісту або таблиці,  призначені для реєстрації і групування в них записів по рахунках  бухгалтерського обліку з первинних носіїв інформації. Іншими словами, регістри бухгалтерського обліку – це таблиці спеціальної форми і змісту призначені  для систематизації, реєстрації та накопичення інформації, що міститься у первинних документах, з метою відображення її на рахунках бухгалтерського обліку та в бухгалтерській звітності  (рис. 9.1.1).

    Як  видно з рисунка, регістри можуть мати вигляд карток, книг,  або окремих  листів. У книгах листи зброшуровані (зшиті) в єдине ціле. У багатьох випадках листи в книгах, що мають особливо важливе значення, прошнуровують і нумерують, вказуючи на останній сторінці їх кількість, скріплюючи підписами керівника, головного бухгалтера і відтиском круглої печатки підприємства. Найчастіше в практичній діяльності книги використовують для обліку бланків доручень, аналітичного обліку касових операцій (касові книги), як Головну книгу і для інших потреб. Ведення книг має певні позитивні характеристики, але й не позбавлені недоліків. До позитивних моментів ведення книг належить малодоступність і непристосованість для різного роду зловживань, забезпечення зберігання облікових регістрів зшитих у книгу. Поряд з тим, книги не завжди зручні в роботі. Вони можуть бути громіздкими, обмежують коло осіб, які можуть одночасно працювати з інформацією.

    На  відміну від книг картки не брошурують, а зберігають у спеціальних ящиках – картотеках. Картки – це суттєвий елемент організації і ведення  на підприємствах аналітичного обліку основних засобів, матеріалів, товарів, готової продукції тощо. На підприємствах з продуманою системою автоматизації облікового процесу картки практично не використовуються, що позитивно впливає на скорочення потоків документообігу.

    Листи довільної форми – це облікові регістри, яким властиві характеристики карток, але їх форма і розміри залежать від призначення і кількості інформації, яка у них буде відображена. Регістри такого виду  залежно від призначення обов’язково мають: назву, місце для відображення даних про початок і закінчення облікового періоду, певної форми і змісту таблицю для проведення облікових записів. Регістри такої форми доволі практичні як в опрацюванні, так і у використанні. Найчастіше на листах виготовляють регістри журналів, журналів-ордерів, допоміжних відомостей  для ведення синтетичного й аналітичного обліку. 

    При  організації облікового процесу  на базі прикладних комп’ютерних програм  облікові регістри роздруковують у  вигляді журналів, відомостей, таблиць, тощо. Доцільно зазначити, що сучасні  програми наділені можливостями друку  на окремих листках регістрів обліку, які відповідають типовим формам і вимогам, встановленим до тих чи інших конкретних документів.

    За  обсягом акумульованої інформації регістри поділяють на аналітичні, синтетичні  і комбіновані –  такі що поєднують аналітичний облік  з синтетичним. Такий поділ пояснюється відмінністю між регістрами синтетичного та аналітичного обліку за ступенем деталізації агромаджених у них даних. 

    Синтетичні  облікові регістри призначені для відображення на синтетичних рахунках узагальненої у грошовому виразі інформації про господарські факти і операції. У цих регістрах в переважній більшості відображають інформацію попередньо згруповану у різного роду нагромаджувальних відомостях. До регістрів синтетичного обліку належать Головна книга, Журнал-Головна, переважна більшість журналів-ордерів.

    Регістри  аналітичного обліку відображають інформацію про однорідні господарські факти  та операції, нагромаджену на аналітичних  рахунках відкритих у доповнення до відповідного синтетичного рахунку. Записи в регістрах аналітичного обліку здійснюють детальніше з використанням натуральних, трудових і грошового вимірників. Найхарактернішим представником регістрів аналітичного обліку є картки складського обліку матеріалів, товарів, готової продукції, інвентарні картки обліку основних засобів, оборотні і сальдові відомості та ін.

    Комбіновані регістри забезпечують поєднання аналітичних  і синтетичних облікових даних  завдяки своїй специфічній побудові. Найтиповішим регістром такого порядку  є журнал обліку розрахунків з  підзвітними особами, де синтезуються дані по кредиту рахунка “Розрахунки з підзвітними особами” з одночасною деталізацією (аналітикою) даних в розрізі конкретних підзвітних осіб.

    За  видами і порядковістю здійснення записів  в облікові регістри, вони поділяються  на хронологічні, де факти і операції реєструються по мірі надходження документів у бухгалтерію; систематичні, де  реєструються однорідні факти та операції за певною системою у спеціальних колонках для відповідних сум,  і комбіновані, де записи роблять на одній розгортці листа в хронологічному і систематичному порядку. За таким порядком роблять записи у  відомості відвантаження і реалізації продукції і обліку розрахунків з постачальниками та ін.

    За  своєю будовою регістри підрозділяють  на односторонні, двохсторонні, багатографні і шахові.

    Односторонні  облікові регістри застосовують для  аналітичного обліку запасів, грошових коштів, розрахунків тощо. Записи у  такі регістри здійснюють на одній  сторінці в розміщених поруч колонках длявідображення дебетових чи кредитових оборотів або надходження і витрачання запасів, коштів. Додаткові і довідкові дані до відображених сум у вигляді тексту, номерів порядковості записів, дати та інші реквізити записують у загальні графи  для даного документа.

    Двохсторонні  облікові регістри, як правило, складаються з двох сторінок, де розміщено по одній з двох частин регістра. Одна частина регістру призначена для записів по дебету, а друга – по кредиту відповідного рахунка.

    Шахові  регістри специфічні за порядком здійснення  у них записів. Зокрема конкретний запис у такі регістри здійснюють за один робочий прийом, хоч він стосується одночасно щонайменше двох позицій, наприклад, дебету одного і кредиту іншого рахунка. В умовах ведення обліку вручну використання таких регістрів значно скорочує кількість записів, сприяє оперативності обліку, зменшенню помилок. Такий принцип шахово-перехресного заповнення регістрів властивий журналам-ордерам і подібним за будовою до них таблиць. 

    Під формою бухгалтерського обліку слід розуміти організовану і налагоджену систему збору й опрацювання інформації про діяльність підприємства за допомогою механізму взаємодії визначеної кількості об’єднаних в єдину систему регістрів обліку з чітко визначеною структурою і методами опрацювання інформації, нагромадженої у цій системі для потреб поточного і стратегічного обліку. З позицій нормативних актів щодо організації облікової політики підприємства мають можливість самостійно обирати одну з діючих на сьогодні форм обліку з пристосуванням її під специфіку діяльності підприємства з обов’язковим прийняттям наказу про облікову політику підприємства на період часу не менший  одного року.

    Найпоширенішими формами бухгалтерського обліку, що використовуються у сучасній практиці вітчизняних підприємств, є журнально-ордерна, меморіально-ордерна і Журнал-Головна.

    З перелічених форм обліку найбільш вживаною є журнально-ордерна форма рахівництва, яка культивується в Україні  з 1960 р.

    В основі побудови регістрів журнально-ордерної форми обліку  –  журналів-ордерів  – лежить шаховий принцип відображення цифрової інформації. Нам вже відомо, що принцип заповнення  журналів зводиться до того, що сума господарського факту або підсумку оборотів однорідних операцій показується одночасно одним записом по дебету одного і кредиту іншого рахунка. Журнали-ордери можуть бути побудовані за принципом дебетової чи кредитової ознаки. Проте економічно правильним і технічно зручнішим визнаний кредитовий принцип побудови журналів-ордерів. Суть його в тому, що в журналах-ордерах відображаються кредитові обороти певного синтетичного рахунка (чи однорідних рахунків) у розрізі кореспондуючих з ним рахунків по дебету. Місячні кредитові обороти з журналів–ордерів, які ведуться у розрізі конкретних рахунків, переносять у графу Головної книги “Разом по кредиту”. До окремих журналів-ордерів відкривають відомості аналітичного обліку до конкретних рахунків, по яких ведеться  даний журнал-ордер. До журналів–ордерів, призначених для обліку грошових коштів з метою контролю відкривають відомості де відображають дебетову сторону рахунків грошових коштів.