Лекции по "Менеджменту"

           3.2. Первинне спостереження. Документація та інвентаризація  

    Первинне  спостереження  досягається за допомогою  документів, якими фіксуються господарські факти і процеси. У процесі  господарювання  складається велика  кількість документів, але, враховуючи своє призначення та інформацію, зафіксовану у них, безпосереднє відношення до обліку мають не всі. До бухгалтерських документів належать носії письмово зафіксованих, як правило, в момент здійснення  господарських фактів складені за певними вимогами (правилами), без дотриманням  яких вони не можуть називатись документами. Таким чином, бухгалтерський документ – це письмове підтвердження про здійснення господарської операції, інформація щодо якої підлягає відображенню на бухгалтерських рахунках.

   Процес складання  документа, тобто здійснення записів у ньому, прийнято називати документуванням, а масив документів із зафіксованими у них даними про господарські факти і процеси – документацією. 

    Бухгалтерська документація забезпечує достовірність  і точність обліку, а також контроль за господарськими операціями.

    Як  метод бухгалтерського обліку документація – це спосіб суцільного і безперервного  відображення господарських операцій з метою отримання про них  даних, потрібних для ведення  поточного обліку і контролю за ними.

    Ні  одна господарська операція не може бути врахована, якщо на неї немає належним чином складеного і оформленого  документа. Тому кожен документ повинен  складатися з дотриманням певних вимог і скріплюватись підписами  людей, які брали участь у здійсненні охопленої ним операції, тим самим підтверджуючи, що вона дійсно мала місце на підприємстві. Сукупність первинних документів на підприємстві – це своєрідний економічний фундамент, на якому базується уся економічна інформація. Документи відіграють важливу роль у формуванні системи економічної інформації в обліку, аналізі, контролінзі тощо. Документи беруться в першу чергу до уваги при проведенні ревізії і аудиту.

    Зміст господарських фактів і  процесів, здійснюваних на підприємствах,  різний за своїм економічним складом і правовим характером. Відповідно й документи різняться за  своїм оформленням, призначенням і навіть виглядом. Відмінність між документами обумовлена також вимогами до інформації,  яка повинна у них фіксуватись та особливостями їх використання в роботі облікових служб. Отже, щоб правильно використовувати документи в бухгалтерському обліку, необхідна їх класифікація, тобто розподіл  їх на окремі групи за принципом подібності  (рис. 5.3.1).

    Кожен первинний обліковий документ повинен  бути належним чином оформлений. У ньому мусять акумулюватись усі відомості, необхідні для отримання детальної інформації про здійсненну операцію. Ці відомості, які є складовими частинами документа, мають назву реквізитів.  Кількість і зміст реквізитів залежать від призначення документа й опису тих операцій, які в ньому відображаються. Але  кожний документ повинен мати обов’язкові реквізити. Обов’язковими реквізитами документів вважаються: А) назва підприємства; Б) назва документа; В) дата складання (рік, місяць, число); Г) вимірники операції у кількісному іціновому  вираженні;  Д) підписи людей, відповідальних за проведення операції і правильність її оформлення операції, працівника, який виписав даний документ. Перераховані реквізити повинні бути в кожному первинному документі.

    До  виписки й оформлення первинних  документів встановлюються відповідні вимоги, обґрунтовані «Положенням про  документи і записи в бухгалтерському  обліку підприємств і господарських  організацій». У Положенні особлива увага звертається на якість оформлених операцій. Усі документи повинні складатися своєчасно, як правило, в момент здійснення операції, доброякісно, вміщати достовірні дані і мати обов’язкові реквізити.

    Виписувати  документи дозволяється чорнилом,  на друкарських машинках або іншими друкуючими пристроями (принтерами). Особливо

    суворий порядок встановлено для оформлення грошових документів – прибуткових  і видаткових касових ордерів, чеків, платіжних доручень або інших  банківських документів. Виписка  їх повинна виконуватися згідно з  Положенням про ведення касових операцій і правилами, встановленими банком. Так, наприклад, в документах на прийом і видачу грошей сума вказується не тільки цифрами, а й прописом.

    Документи повинні складатися акуратно, текст  і цифри потрібно писати чітко. Підписи в документах мусять бути розбірливими.

    Як  у тексті документа, так і в  цифрових даних не дозволяється ніяких підчисток і виправлень. У касових  прибуткових і видаткових ордерах  виправлення взагалі не допускаються.

    Відповідальність  за достовірність даних, зазначених у документі, несуть працівники,  які підписали ці документи.

    Первинні  документи проходять певний шлях від моменту виписки до здачі  їх на збереження в архів. Документи, які надійшли до бухгалтерії, перш за все перевіряються  працівниками обліку. Перевірка документів повинна проводитись з точки зору законності операцій, виконання встановлених вимог для їх оформлення і правильності арифметичних підрахунків та розрахунків. Розглянемо процес перевірки документів за допомогою такої схеми:

    При встановленні в документі яких-небудь помилок працівник бухгалтерії повинен повернути його для виправлення або затримати. Повертаються документи, якими оформлені операції, виконані без потрібного дозволу, з незаповненими реквізитами, що мають арифметичні помилки і т.  п. Такі документи можуть бути прийняті бухгалтерією тільки після усунення виявлених у них дефектів.

    Документи, що свідчать про здійснення незаконних операцій абовикликають підозру  у підробці підписів, підтирання цифр і т. п., не можуть бути основою для обліку. Їх потрібно затримувати з метою з`ясування  суті знайденого факту і прийняття необхідних заходів щодо винних осіб.  Тільки перевіривши документи і впевнившись у їх правильності можна їх прийняти від оперативного працівника.

    У випадку необхідності передавання документів може оформлятись розпискою або спеціальними реєстрами приймання передачі документів.

    Перевірені  і прийняті бухгалтерією документи  піддаються обліковій обробці, котра  складається з трьох етапів: розцінки, групування і контирування.

    Грошова розцінка виконується на первинному документі в колонках “Ціна” і  “Сума”, а при відсутності таких  колонок – на вільному місці. помилок  шляхом так званих “зворотних проводок”. Цей метод використовують досить рідко, тому що iнколи зворотна проводка не має чіткого економічного змісту, або робить його зовсім парадоксальним.

    В цілому ж розглянуті методи виправлення  помилок сприяють процесу забезпечення точності у нагромадженні інформації.

    На  кожному підприємстві для проведення інвентаризації створюється головна інвентаризаційна комісія у складі: голови (заступник керівника підприємства) і членів комісії (головний бухгалтер та інші працівники апарату). Ця комісія відповідає за своєчасну і якісну інвентаризацію. На місцях зберігання товарно-матеріальних цінностей в міру потреби створюються робочі інвентаризаційні комісії, котрі під керівництвом головної комісії зобов’язані у присутності матеріально-відповідальної особи виявити і підрахувати в натурі (зважування або вимірювання) фактичну наявність усіх цінностей. Перед початком інвентаризації від матеріально-відповідальної особи беруть розписку в тому, що всі документи на оприбуткування і витрачання цінностей здано до бухгалтерії, що ніяких неоприбуткованих чи неописаних цінностей у неї немає.

    Результати  інвентаризаціїоформляють Актом інвентаризації, який підписує робоча інвентаризаційна комісія і матеріально-відповідальна особа.

    Для виявлення результатів інвентаризації складають порівняльні відомості. У них фіксують тільки ті матеріальні  цінності, за якими виявлено відхилення від облікових даних. У відомості визначають  результат інвентаризації – недостачі або надлишки, тобто розбіжності між показниками обліку і даними інвентаризації.

    До  складання порівняльної відомості  бухгалтерія повинна ретельно перевірити правильність усіх записів на рахунках.

    Інвентаризаційна  комісія займається виявленням причин недостач і надлишків, виявлених  в результаті інвентаризації. Остаточне  рішення про характер виявлених  недостач, втрат і псування цінностей  комісія приймає на основі письмових пояснень відповідних працівників та інших даних.

    Усі висновки, пропозиції і рішення інвентаризаційної  комісії повинні бути оформлені  протоколом, що затверджується керівником підприємства. У своєму висновку комісія  визначає порядок регулювання отриманих різниць.

    Отже, інвентаризація забезпечує постійну рівновагу  між фактичним станом усіх засобів  підприємства і їх документальним відображенням  в обліку.  
 

   3.3. Оцінка як інструмент грошового вираження фактів та класифікація видів оцінок 

    Необхідність оцінки  пояснюється тим, що господарські факти та операції передбачають застосування  різних вимірників – натуральних, трудових, грошових.  Вимірювання усіх господарських фактів і процесів із застосуванням  саме цих вимірників та трансформування одержаних результатів в узагальнюючий грошовий вимірник є одним з принципів  бухгалтерського спостереження.

    Без оцінення майна облік практично  неможливий, разом з цим, питання  правильності вибору оцінки є досить складним і багаторівневим.

    Серед інструментарію, яким користуються в обліку з метою забезпечення його предмета, оцінка займає провідне місце. З цього приводу в Законі  “Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” оцінка трактується як важливий принцип бухгалтерського обліку і фінансової звітності, де в основу покладено єдиний грошовий вимірник, що виражається грошовою одиницею нашої держави – гривнею. Отже, можемо констатувати, що оцінення – це дія, спрямована на вираження засобів і джерел їх утворення у грошовому вимірнику за допомогою механізму їх оцінювання,  прицьому зазначимо, що саме в основі механізму оцінювання  криється мета оцінювання, що виражається через вирішення низки взаємопов’язаних завдань.

    В основі мети оцінки лежить формулювання  завдання, яке має бути вирішене у вигляді результату оцінки.  Формулювання мети оцінки передбачає:

– повне і правильне найменування об’єкта оцінювання;

– вид активів які оцінюються;

– вид майнових прав, котрі оцінюються;

– дату оцінення.

    Таким чином,  оцінка у бухгалтерському  обліку -  це фундамент його побудови, його точка опори.

    Щодо  оцінки, як одного із методів бухгалтерського  обліку, в навчальній, економічній  літературі зустрічаються різні  визначення і трактування. Багато вчених–економістів визначають оцінку як спосіб вираження фактів господарських операцій через важіль грошового вимірювання. Зустрічається у навчальній і науковій літературі визначення оцінки як способу вираження у грошовій одиниці витрат живої і уречевленої праці, вкладеної людиною у ті чи інші види засобів чи процесів. Але в основі будь-якої оцінки лежить собівартість.

    Отже, оцінка за собівартістю або ціною  придбання (оприбуткування) є найбільш доцільною і придатною для  відображення у балансі, що забезпечує зіставність вартості майна за різні  періоди часу. Крім того, визначення собівартості – це базис управлінського обліку.

    Професор  Пушкар М. С. з цього приводу пише  про існування  двох варіантів  підходу до визначення оцінки. У  першому варіанті вчений веде мову про оцінку, зорієнтовану на поточний момент, тобто оцінку за  поточними продажними цінами. Використання  покупних цін і собівартості покладені в основу оцінки орієнтованої на минулий час. Проте,  зазначає далі професор,  запропоновані два варіанти оцінок  не завжди є достатніми для оцінки різноманітних господарських операцій. Спираючись на праці Ж. Д. Марше, він веде мову про так звану потенційну оцінку, котра в обліку здійснюється з врахуванням інформації, нагромадженої на регулюючих рахунках. Це, зокрема, знос основних засобів і малоцінних та швидкозношуваних предметів, торгові націнки тощо). Доцільно зазначити, що саме принцип потенційної оцінки покладено у діючий  порядок складання балансу за принципом  «нетто».  

    Ведучи  мову про оцінку, як про невід’ємний  прийом облікового процесу,  слід акцентувати  увагу і на основних вимогах до неї, суть яких  у реальності, єдності та цілеспрямованості.