Контроль как функция менеджмента

Производственно-диспетчерский  отдел осуществляет оперативное  регулирование и координацию производства, обеспечение ритмичности выпуска продукции, руководство разработкой производственных планов и календарных графиков выпуска продукции по предприятию и его подразделениям, их корректировкой в течение планируемого периода. Он контролирует обеспечение производства технической документацией, оборудованием, инструментом, материалами, комплектующими изделиями, транспортом, погрузочно-разгрузочными средствами, подготовку производства новых видов изделий. Здесь ведётся ежедневный оперативный учет производства по количеству и номенклатуре изделий, контроль за состоянием и комплектностью незавершенного производства, соблюдением установленных норм заделов на складах и рабочих местах. Этот отдел также руководит работой производственных складов; организует разработку мероприятий по совершенствованию оперативного планирования, текущего учета производства и механизации диспетчерской службы, внедрение технических средств передачи информации и диспетчерского управления; обеспечивает разработку и внедрение нормативов для оперативного календарного планирования производства. 

Планово-экономический отдел  призван осуществлять экономическое  планирование производственно-хозяйственной деятельности и повышение экономической эффективности производства. Основные задачи планово-экономического отдела: организация и совершенствование планово-экономической работы на предприятии, разработка и контроль над выполнением  планов всех уровней на основе мобилизации резервов роста производства, улучшения использования основных фондов и оборотных средств, внедрения прогрессивной технологии, механизации и автоматизации процессов, специализации цехов и участков, совершенствование хозрасчета, обеспечение строгого соблюдения плановой дисциплины. Он же анализирует деятельность предприятия и участвует в разработке мероприятий по ускорению темпов роста производительности труда, повышению рентабельности производства, составляет плановые калькуляции на все виды изделий, а совместно с бухгалтерией - объяснительную записку к годовому отчету, разрабатывает и внедряет рациональную документацию для планирования и учета. Отдел также осуществляет методическое руководство бюро по расчету цен.

Бухгалтерия осуществляет организацию  бухгалтерского учёта хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и контроль за сохранностью, движением и экономным использованием всех видов ресурсов, основных и оборотных средств. Здесь заполняют приходные документы, требования на внутренние перемещения, на отпуск со склада; инвентарные карточки учета основных средств; акты на выбытие (списание) основных средств. Здесь ведётся учёт поступающих товароматериальных и денежных средств, издержек производства и обращения, исполнение смет, калькуляции себестоимости продукции, расчёты по заработной плате, по платежам в бюджет, ведение финансовой и статистической отчётности в целях выявления внутрихозяйственных резервов. Задачей бухгалтерии является совершенствование и расширение сферы деятельности внутрихозяйственного расчёта, своевременное составление бухгалтерской отчётности на основе данных первичных документов и их представление в установленном порядке в соответствующие органы. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Современные формы организации  контроля в менеджменте и механизмы  их реализации

3.1 Мониторинг

В современных условиях в организациях появляются новые формы осуществления функции контроля ─ например, мониторинг и контроллинг.

Мониторинг - это система постоянного наблюдения, сбора, обработки информации за отдельными составляющими внешней или внутренней среды предприятия. Эту функцию, как правило, вменяют определенной должности и ее выполнение вписывают в должностную инструкцию работника (либо организуют отдельное подразделение).

Основная сфера практического  применения мониторинга - это информационное обслуживание управления в предметных областях деятельности.

Важность мониторинга определяется тем, какие он должен выполнять функции, к которым отнесем следующие:

- наблюдение за состоянием организации на основе установленных системой показателей (индикаторов);

- определение степени отклонения фактически полученных данных о деятельности организации от предусмотренных;

- проведение диагностики с целью выявления состояния организации, причины появления проблем в управлении и на основе полученных данных об отклонениях или серьезных ухудшениях в состоянии и развитии сформировать основания для возможных путей ее решения;

- предложение оперативных, своевременных управленческих решений по нормализации деятельности всей организации в соответствии с поставленными стратегическими целями и выработанными плановыми показателями;

- позволяет осуществлять регулярную текущую корректировку целей и показателей развития организации в случае ее необходимости, включая стратегические.

Чтобы мониторинг действительно мог  оказывать существенную помощь руководству организации, необходимо формирование его системы на основе научно разработанной методологии и практико-ориентированных методик.

Таким образом, мониторинг является не только информационной базой для функций управления, можно утверждать, что он является основой для реализации других управленческих функций, в том числе планирования, организации, мотивации, контроля и др. Мониторинг становится составной частью системы управления и его составной части - информационной подсистем.

Можно выделить следующие виды мониторинга:

1. Реализация программ. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации об основных ресурсах и продуктах программы.

2. Анализ качества предоставленных услуг. Данный вид мониторинга направлен на сбор информации о качестве, предоставляемых услуг с использованием «обратной связи».

3. Финансовый менеджмент. Финансовый мониторинга используется для отслеживания направлений использования ресурсов и результатов, получаемых при использовании ресурсов.

4. Мониторинг оборудования - программа для мониторинга и управления оборудованием ─ датчиками и приборами на предприятии. Позволяет управлять процессами дистанционно с использованием интернета или локальных сетей.

5. Определение степени удовлетворенности клиентов. Данный вид мониторинга тесно связан с мониторингом качества услуг. Инструментами данного вида мониторинга являются различные опросы, интервью и.т.д.

При проведении мониторинга программы  необходимо отслеживать следующие  элементы:

- использование ресурсов (соответствие потраченных ресурсов плану);

- процесс выполнения программы (соответствие содержания и сроков мероприятий графику выполнения работ, соблюдение технологий, методов, процедур);

- результаты проведения программы (на сколько достигаются поставленные цели);

- влияние проведения программы (как проведение программы влияет на ситуацию, в чем заключается её влияние).

Таким образом, в процессе мониторинга  важна методика обработки и анализа  информации, а также определение  лиц, которые получат данную информацию. Также следует отметить, что мониторинг стал самостоятельным направлением управленческой деятельности, где происходит интеграция измерений, исследований,  информатики и управления. Мониторинговая система приобрела комплексный, целостный характер.

Например, в рамках НИИ труда  Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь есть группа мониторинга социально-трудовой сферы республики, в Национальном банке Беларуси - группа мониторинга финансового состояния предприятия и организаций страны.

 

3.2 Контроллинг

Контроллинг ─ это система непрерывного планирования, контроля и анализа за прибылью организации. По сути, это соединение функций финансового планирования и финансового контроля и их информационное обеспечение. Главной целью контроллинга является эффективное управление прибылью организации. Контроллинг определяют как внутренний финансовый контроль, который представляет собой организуемый на предприятии процесс проверки исполнения и обеспечения реализации всех управленческих решений в области финансовой деятельности с целью реализации финансовой стратегии. Это внутрифирменная система интегрированного информационного обеспечения планирования и контроля. Это понятие относительно новое, поэтому в разных странах трактуется по-разному. В Великобритании под контроллингом понимается процесс измерения и мониторинга результатов деятельности организации в сравнении с предварительно определенными целями, планами, стандартами и бюджетами, а также принятие требуемых корректирующих действий. При этом часть деятельности по контроллингу автоматизирована, другая ─ нет. В США этот термин понимается несколько шире: controlling function означает вообще деятельность по управлению и контролю, направленную на выполнение производственных операций согласно установленному плану. В Германии под контроллингом обычно понимают систему управления прибылью предприятия. В целом контроллинг ─ своеобразная концепция экономического управления. Этот инструмент интегрированного планирования и контроля ' может применяться на предприятиях разного организационного строения и разной величины. Он выступает как инструмент планирования, учета, анализа состояния дел на фирме, используемый для принятия решений на базе компьютеризированной системы сбора и обработки информации; как система непрерывной оценки разных сторон деятельности компании, ее подразделений, руководителей, сотрудников, охватывающая учет, анализ, контроль как интегральную функцию.

Слово контроллинг произошло от английского to control ─ контролировать, управлять, которое, в свою очередь, происходит от французского слова, означающего "реестр, проверочный список". Но по иронии судьбы в англоязычных источниках термин "контроллинг" практически не используется; в Великобритании и США укоренился термин "управленческий учет" (management accountinq), хотя работников, в чьи должностные обязанности входит ведение управленческого учета, там называют контроллерами (controller). Собственно термин "контроллинг" принят в Германии, откуда он и пришел в Россию, а затем и в Беларусь. Необходимость появления на современных предприятиях контроллинга обусловлена следующими причинами:

- повышением нестабильности внешней  среды, что выдвигает дополнительные  требования к системе управления (смещение акцента с контроля  прошлого на анализ будущего, увеличение скорости реакции  на изменения внешней среды,  повышение гибкости предприятия,  необходимость в непрерывном  отслеживании изменений, происходящих  во внешней и внутренней средах  предприятия, необходимость продуманной  системы действий по обеспечению  выживаемости предприятия и избежанию кризисных ситуаций); необходимостью координации внутренних подсистем организации;

- повышением значимости информации в управлении, требующим построения специальной системы информационного обеспечения управления.

Контроллинг как функция, ориентированная на будущее, служит раннему выявлению новых возможностей и рисков для предприятия. Способность компании к своевременному реагированию на рыночные изменения зависит от временного интервала между возникновением нового шанса или риска и конкретным действием, а также от затрат времени на изменение плана и внедрение новинки. В интересах укрепления позиций фирмы контроллер обязан учитывать вновь возникающие шансы и риски, их возможное влияние на прибыль. Поэтому контроллер постоянно наблюдает за окружающей средой сотрудников, из которой постоянно поступает множество сигналов; определяет, какая информация важна и кто принимает решения, каким образом передать информацию тем, кто ее выполняет. В настоящее время контроллинг как система экономического управления деятельностью фирмы широко применяется в экономически развитых странах. Нет практически ни одной крупной или средней компании, где его использование в той или иной мере не служило бы залогом успеха на рынке. Все чаще он практикуется в мелких фирмах. Это обусловлено тем, что контроллинг выступает в качестве эффективного инструмента, представляющего реальные шансы выстоять в конкурентной борьбе. Внедрение контроллинга началось на предприятиях Беларуси, поскольку это исключительно эффективный метод рыночного хозяйствования, если его применять с учетом конкретных белорусских условий.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации, который необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем, а также используется для стимулирования успешной деятельности организации. Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них, но и достигать намеченных целей, что помогает руководству решить, когда нужно внести радикальные изменения в деятельности организации. Контроль ─ это критически важная и сложная функция управления.

Итак, контроль ─ это процесс, основанный на проведении наблюдений и измерений, сравнений со стандартными показателями и коррекции несоответствий в деятельности.

Исходным условием для  осуществления процесса контроля является определение целей или использование плановых показателей. Чтобы определить, насколько эффективно выполняется работа в реальности, менеджер должен обладать полной информацией о рабочем процесс. Поэтому на втором этапе процесса контроля обязательно проведение наблюдений и измерение фактических показателей. На следующем этапе менеджер должен определить на сколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом он должен понимать, насколько допустимы или безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Четвёртый и последний этап процесса контроля заключается в проведении коррекции деятельности по результатам контроля, т.е. в регулировании.

Для оптимального решения  задач организации контроль должен соответствовать определённым требованиям, а именно быть: действенным,  гибким, систематическим, комплексным, экономичным, гласным современным и понятным. Соответствие контроля эти характеристикам делает его действенным и эффективным.

Никто не заставляет внедрять компании инновации в сфере контроля. Но если есть внутренняя потребность  менеджмента в достоверной и  объективной  информации о работе компании, если руководство хочет принимать обоснованные управленческие решения, то выход один ─ внедрение новых методов, технологий и форм организации контроля и регулирование деятельности: котролинга, мониторинга, которые были рассмотрены в курсовой работе, а также TQM и самоконтроля персонала.

В пункте 2.4 курсовой работы рассмотрели как осуществляется контроль на предприятии лёгкой промышленности города Витебска ОАО «Знамя индустриализации» с линейно-функциональной структурой управления производством, которая имеет свои преимущества и недостатки. Преимуществом прежде всего является более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников, освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем, а также возможность привлечения   консультантов и экспертов. Из недостатков можно выделить следующие: отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями, недостаточно четкая ответственность, т.к. готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации, чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали; подчинение по иерархии управления, т.е. тенденция к чрезмерной централизации.