Введение
Менеджмент как современная
система управления фирмой, предприятием,
действующим в условиях рыночной экономики,
предполагает создание условий, необходимых
для их эффективного функционирования
и развития производственно-хозяйственной
деятельности.
В организации управление рассматривается
как процесс, потому что работа по достижению
целей с помощью других - это не какое-то
единовременное действие, а серия непрерывных
взаимосвязанных действий. Эти действия,
каждое из которых само по себе является
процессом, очень важны для успеха организации.
Их называют управленческими функциями.
Каждая управленческая функция тоже представляет
собой процесс, потому что также состоит
из серии взаимосвязанных действий.
Ученые выделяют пять общих
функций управления: планирование (выбор
целей и план действий по их достижении);
организация (распределение задач между
подразделениями или работниками и установление
взаимодействия между ними); мотивация
(стимулирование исполнителей к осуществлению
запланированных действий и достижению
поставленных целей); контроль (соотнесение
реально достигаемых или достигнутых
результатов с запланированными)[4].
В рамках курсовой работы подробно
рассмотрена одна из функций управления
- контроль.
Актуальность выбранной темы заключена
в том, что в условиях, характеризующихся
высокой неопределенностью и нестабильностью
внешней среды, эффективное управление
организацией предполагает больший объем
контрольной работы. Более того, в силу
усиления конкурентных отношений, стремительного
развития и смены технологий, растущей
диверсификации бизнеса и усложнения
бизнес-проектов управление существенно
усложняется, что обуславливает усложнение
ее контрольных систем. Поэтому внутренний
контроль приобретает характер основы,
присутствующей на всех уровнях управления.
Управленческий контроль, при прочих равных
условиях, является гарантией успешной
деятельности организации.
В самом общем виде контроль
означает процесс соизмерения (сопоставления)
фактически достигнутых результатов с
запланированными. Некоторые организации
создали целые системы контроля. Их функции
состоят в посредничестве между планами
и деятельностью, т.е. система контроля
обеспечивает обратную связь между ожиданиями,
определенными первоначальными планами
менеджмента, и реальными показателями
деятельности организации. И та организация,
которая имеет современные и точные системы
контроля, имеет больше шансов выжить.
Цель работы - рассмотреть основные
аспекты контроля и его роль в организации.
Исходя из цели поставлены следующие
задачи:
- изучить понятие контроля и его роль в управлении
- рассмотреть основные этапы, функции и виды контроля;
- проанализировать основные аспекты управленческого
контроля;
- дать общую характеристику предприятия ООО «Экси-Тур» ;
- описать систему контроля на предприятии;
- дать рекомендации по повышению
эффективности управления рассматриваемой
организации.
Предмет - контроль как функция
менеджмента.
Объектом изучения является
ООО «Экси-Тур».
При написании курсового проекта
были применены такие методы научного
исследования, как изучение научной литературы
по теме исследования, аналитический
и сравнительный методы.
Глава 1. Контроль.
Основные аспекты.
1.1. Понятие контроля
и его роль в управлении.
Обоснованные планы и организационные
структуры не всегда могут обеспечить
достижение поставленных целей вследствие
изменения законов, технологий, условий
конкуренции и других факторов внешней
среды. Для того чтобы реагировать на подобные
изменения, организации необходим эффективный
механизм своевременной оценки воздействия
факторов перемен. Такой механизм может
быть создан посредством контроля.
Современный контроль направлен
не на исправление, а на предотвращение
ошибок, что значительно дешевле. Поэтому
он представляет собой неотъемленный
элемент процесса планирования на всех
его стадиях[5].
Среди многочисленных факторов
внутренней среды высокой степенью неопределенности
отличаются человеческие ресурсы, так
как их нельзя запрограммировать на выполнение
задачи с абсолютной точностью и определить
механизм поведения людей в процессе трудовой
деятельности не всегда удается полностью.
Наиболее проблематично прогнозировать
ответную реакцию людей на введение новых
инструкций и команд, возложение дополнительных
прав и обязанностей, связанных с изменениями
в организационной структуре управления.
С помощью контроля менеджер
может своевременно реагировать на изменение
в поведении людей в процессе их работы.
Использование механизмов контроля позволяет
обнаружить ошибки и проблемы, возникающие
в процессе выполнения работ, и, соответственно,
подвергнуть корректировке деятельность
организации до того, как эти проблемы
перерастут в кризис.
Таким образом, контроль — это
процесс, обеспечивающий достижение целей
организации. Он необходим для обнаружения
и разрешения возникающих проблем ранее,
чем они станут слишком серьезными, и может
также использоваться для стимулирования
успешной деятельности.
Процесс контроля состоит из
установления стандартов, изменения фактически
достигнутых результатов и проведения
корректировок в том случае, если достигнутые
результаты существенно отличаются от
установленных стандартов.
Функция контроля — это такая
характеристика управления, которая позволяет
выявить проблемы и скорректировать, соответственно,
деятельность организации до того, как
эти проблемы перерастут в кризис.
Одна из причин необходимости
осуществления контроля состоит в том,
что любая организация должна обладать
способностью вовремя фиксировать свои
ошибки и исправлять их до того, как они
повредят достижению целей организации.
Важной является и положительная
сторона контроля, состоящая в поддержке
всего того, что является успешным в деятельности
организации. Другими словами, один из
важных аспектов контроля состоит в том,
чтобы определить, какие именно направления
деятельности организации наиболее эффективны.
Определив причины успехов и неудач организации,
возможно адаптировать организацию к
динамичным требованиям внешней среды.
Контроль не только позволяет
решать проблемы и реагировать на них
так, чтобы достигнуть намеченных целей,
но и помогает руководству решить, когда
необходимо вносить радикальные изменения
в деятельности организации.
Контролю подлежат: процессы,
люди, средства и ресурсы.
Контроль процессов имеет смысл,
когда выполнение процессов стандартизировано
или есть чёткая инструкция по выполнению
определённого вида работы. Например,
порядок разборки ноутбука для проведения
чистки, формат файлов веб-дизайнером
верстальщику и т.п. Также к процессам
можно отнести стандарты обслуживания,
порядок проведения телефонного разговора
офис-менеджером и т.п.
Контроль над людьми неразрывно
связан с действиями, которые они выполняют.
Однако этого не достаточно. Следует контролировать
и такие показатели как степень заинтересованности
в работе, лояльность к компании, выполнение
правил трудового распорядка, спецодежда,
личная гигиена и т.п.
Средства и ресурсы — это оргтехника,
финансы и, конечно же, время. Пожалуй,
последнее всегда мало учитывается, хотя
часто имеет определяющий фактор.
Нюансы контроля:
- Контроль невозможен без показателей,
то есть некой величины, эталона, относительно
которого проводится контроль.
- Нельзя контролировать, хорошо
ли проделана работа. Устанавливайте чёткие
критерии, которые позволят определить
сотруднику и вам, насколько хорошо он
справился со своей работой.
- Контроль должен иметь систематический
характер. Контроль время от времени не
добавляет порядка, а нарушает его.
- Отклонения обязательно необходимо
анализировать и по ним принимать решения.
В противном случае контроль не имеет
смысла.
- Контроль не ограничивается
наказанием. Наказание — самый последний
приём в управлении. Задача контроля —
помочь достичь целей компании, поэтому
разбирайтесь с каждым фактом, что к нему
привело и почему так получилось.
- Устанавливайте объективные,
реальные показатели. Иначе, контроль,
работа с отклонениями теряет смысл.
- Используя контроль в самом
широком понимании, вы реально можете
влиять на эффективность работы компании.
Основные характеристики эффективного
контроля:
- Стратегическая направленность
контроля – отображение и поддержание
общих приоритетов организации.
- Соответствие процессу. Контроль
должен беспристрастно измерять и оценивать
то, что важно для организации на конкретном
этапе ее развития.
- Направленность на результаты.
Итоговая цель контроля – собрать информацию,
определить стандарты и обнаружить проблемы,
для того чтобы решить задачи, стоящие
перед организацией. Эффективный контроль
способствует достижению поставленных
целей.
- Простота. Эффективный контроль
должен соответствовать потребностям
и возможностям персонала, взаимодействующего
с системой контроля и осуществляющего
ее.
- Контроль должен быть достаточно
гибким и приспосабливаться к изменениям,
происходящим в окружающей среде и внутри
организации.
- Своевременность осуществления
измерений или оценок.
- Экономичность. Необходимо
четко отслеживать затраты на осуществление
контроля в организации.
- Контроль должен осуществляться
не только руководителем, но и персоналом
организации, так как лучший контроль – это самоконтроль. Для повышения надежности контроля следует расширять границы полномочий персонала.
Целью контроля выступают:
1) выявление слабых мест
и ошибок в процессе производства
и управления, своевременное их
исправление и недопущение повторения;
2) обеспечение соответствия
между намеченными планами и
проводимыми мероприятиями.
Объектом контроля являются:
– средства и предметы труда;
– персонал;
– производственные и управленческие
процессы.
Для осуществления контроля
необходимо:
1) наличие планов, поскольку
невозможно определить эффективность
чьей-либо деятельности, если неизвестны
ее цели;
2) наличие организационной
структуры, поскольку для осуществления
контроля необходимо знать, кто
отвечает за данный участок
работы.
Процесс контроля в общем случае
должен пройти следующие стадии:
1. Определение цели контроля
(решение о целесообразности, правильности,
регулярности, эффективности процесса
управления).
2. Планирование проверки:
– объекты контроля (потенциалы,
методы, результаты, показатели и т.д.);
– проверяемые нормы (этические,
правовые, производственные);
– субъекты контроля (внутренние
или внешние органы контроля);
– методы контроля;
– объем и средства контроля
(полный, сплошной, выборочный, ручные,
автоматические, компьютеризированные);
– сроки и продолжительность
проверок;
– последовательность, методики
и допуски проверок.
4. Определение значений
действительных и предписанных.
5. Установление идентичности
расхождений (обнаружение, количественная
оценка).
6. Выработка решения, определение
его веса.
7. Документирование решения.
8. Метапроверка (проверка
проверки).
9. Сообщение решения (устное,
письменный отчет).
10. Оценка решения (анализ
отклонений, локализация причин, установление
ответственности, исследование возможностей
исправления, меры по устранению
недостатков).
Для принятия решения о контроле
и организации процессов контроля могут
иметь значение ряд критериев: его эффективность,
эффект влияния на людей, задачи контроля
и его границы[3].
Вывод:
Контроль - это критически важная
и сложная функция менеджмента. Одна из
важнейших особенностей контроля, которую
следует учитывать в первую очередь, состоит
в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.
Каждый руководитель, независимо от своего
ранга, должен осуществлять контроль как
неотъемлемую часть своих должностных
обязанностей.
Контроль на предприятии (контроллинг)
включает текущий сбор и обработку информации,
проверку отклонений фактических показателей
деятельности фирмы от нормативных или
плановых и, что более важно, – подготовку
рекомендаций для принятия решения.
Контроль выявляет слабые стороны
предпринимательской деятельности, позволяет
оптимально использовать ресурсы, вводить
в действие резервы, а также избежать банкротства
и кризисных ситуаций.
1.2 Основные виды,
функции и этапы контроля.
В функцию контроля входят:
сбор, обработка и анализ информации о
фактических результатах хозяйственной
деятельности всех подразделений фирмы,
сравнение их с плановыми показателями,
выявление отклонений и анализ причин
этих отклонений; разработка мероприятий,
необходимых для достижения намеченных
целей. В связи с этим контроль рассматривается
не только как фиксирование отклонений,
но и как анализ причин отклонений и выявление
возможных тенденций развития. Наличие
отклонений в одном из звеньев может потребовать
принятия срочных решений, касающихся
оперативной деятельности конкретного
подразделения.
Важной функцией управленческого
контроля является разработка стандартной
системы отчетности, проверка этой отчетности
и ее анализ как по результатам хозяйственной
деятельности фирмы в целом, так и каждого
отдельного подразделения. Поэтому осуществление
функции контроля опирается в первую очередь
на организацию системы учета и отчетности,
включающей финансовые и производственные
показатели деятельности и проведение
их анализа.