Контроль как функция менеджмента

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                                      3

1.      Теоретические основы контроля в менеджменте                                             5                                   

1.1   Необходимость и  сущность контроля в менеджменте                                    5                            1.2   Основные виды контроля и их задачи                                                              7                                                        

2      Организация  процесса контроля                                                                      13

2.1   Этапы процесса  контроля и их задачи                                                             13

2.2   Характеристики  эффективного контроля                                                        18                                                     

2.3   Учёт поведенческих  аспектов в организации процесса  контроля                19

2.4    Контроль на предприятии лёгкой промышленности города Витебска

         ОАО «Знамя индустриализации»                                                                   22             

3       Современные  формы организации контроля в  менеджменте и механизмы их  реализации                                                                                                    28                                                                                                 

3.1     Мониторинг                                                                                                     28

3.2     Контроллинг                                                                                                    30

Заключение                                                                                                                33

Список использованных источников                                                                      35

Приложения А                                                                                                           37                                                                                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Планы не всегда выполняются так, как  было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации  удаётся в конце концов определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации? Ответ прост. Всё это достигается с помощью контроля. Контроль попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

Контроль – это процесс обеспечения  достижения организацией своих целей.

Процесс контроля состоит из установки  стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют её направление деятельности, распределяя её усилия тем или иным образом и  направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Таким образом, целью данной курсовой работы является изучение контроля, как  функции менеджмента.

Для достижения поставленной цели необходимо решение поставленных задач:

− изучение сущности и необходимости  контроля менеджменте;

− рассмотрение видов контроля и  их задач;

− выделить основные этапы процесса контроля, а также их задачи;

−  охарактеризовать современные  формы организации контроля в  менеджменте и механизмы их реализации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Теоретические  основы контроля в менеджменте

1.1 Необходимость и сущность контроля в менеджменте

Планы и организационные структуры  ─ это лишь картины того, каким  хотелось бы видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств  может воспрепятствовать тому, чтобы  задуманное реализовалось. Изменения  законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды  могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через  некоторое время в нечто совершенно недостижимое. В таком случае у  руководства должен быть инструмент, с помощью которого оно бы могло  отслеживать, достигает ли оно своих  целей, допущены ли какие-либо ошибки, не появились ли новые проблемы. Всё это достигается с помощью  осуществления функции контроля в менеджменте. Контроль предназначен для того, чтобы обнаружить проблему прежде, чем она разовьётся в кризис.

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его действия и решения и не нуждаются ли они в определённой корректировке.

Слово контроль, как и слово власть, рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности. В силу этого устойчивого эмоционального стереотипа, контроль чаще всего воспринимается как средство удерживать работников в определенных рамках. В принципе, это верно. Но это неполное представление о контроле. Это один из аспектов контроля. «Но сводить контроль вообще просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих вести себя строго дисциплинированно, значит, не понимать сущности контроля», то есть упустить из вида основную задачу управления организацией.

 Контроль − это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль − это важная функция процесса управления. Его значение П. Друкер сформулировал так: «Контроль и определение направления − это слова-синонимы». Даже самая умная структура может не функционировать по причине отсутствия контроля. Даже самые хорошие работники могут не выполнять задания по причине отсутствия контроля. Таким образом, контроль является неотъемлемой чертой организации управления.

Необходимость контроля в организации обусловлена следующими обстоятельствами:

- неопределенностью и изменчивостью внешней и внутренней среды. Это приводит к тому, что планы и структуры, вполне реальные и пригодные в момент их формирования, через определенное время оказываются неприменимыми или малоэффективными. Поэтому надо контролировать (то есть постоянно сопоставлять цели организации с внешними факторами и внутренними возможностями);

- необходимостью предупреждения возникновения кризисных ситуаций − для того, чтобы избежать кризиса или банкротства. Функция контроля позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Руководитель с помощью контроля получает способность фиксировать свои просчеты и исправлять их до того, как они начнут мешать достижению организацией своих целей. Например, финансовый контроль позволяет проследить выполнение организацией своего финансового плана и оценить финансовое состояние предприятия. В нем используется система показателей, характеризующих финансовое состояние предприятия: коэффициент финансовой независимости, коэффициент соотношения собственного капитала и заемных источников, соотношение кредиторской и дебиторской задолженности, коэффициенты ликвидности, платежеспособности и их нормативные значения. Расчет значения этих показателей и их сопоставление с нормативными значениями позволяет руководству сделать выводы о финансовом положении предприятия и скорректировать свои действия на перспективу;

- необходимостью под держания успеха. Контроль помогает определить, какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению целей организации, какое направление необходимо поддержать, кого из сотрудников поощрить и пр.

 Одна из важнейших особенностей  контроля состоит в том, что  он должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему этого специально не поручал.

 

1.2 Основные виды контроля  и их задачи

Выделяют  внешний и внутренний контроль. Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний - в разных системах.

Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством - президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками - контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти). Необходимость и полезность внешнего контроля основываются на том, что, во-первых, люди лучше работают, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по итогам внешнего контроля производится оценка сотрудников и связанные с ней поощрения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому надо проявить больше усердия в труде не в последнюю очередь для того, чтобы обратить на себя внимание начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценить деятельность структурного подразделения не с позиций его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения ее стратегических задач.

Внутренний  контроль организации обеспечивается её же силами, его выполняют сами исполнители: они следят за своей работой и её результатами, вносят по мере необходимости корректировки в собственную деятельность.

При разработке эффективной  системы внутреннего контроля руководство  предприятия, как правило, преследует следующие цели:

1. Обеспечение надежной  информацией для успешного руководства  предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.

2. Обеспечение сохранности  активов, документов и регистров  предприятия.

Материальные активы предприятия  должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.

3. Обеспечение эффективности  хозяйственной деятельности в  целях избежания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.

4. Обеспечение соответствия  предписанным учетным принципам.  Система внутреннего контроля  должна обеспечить необходимую  степень уверенности в том,  что должностные лица и работники  предприятия следуют требованиям  и правилам, закрепленным внутренними  документами предприятия:

- положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;

- должностными инструкциями  руководителей, менеджеров и специалистов  предприятия;

- приказом об учетной  политике предприятия;

- приказами и распоряжениями  генерального директора (директора), иных руководителей.

5. Обеспечение выполнения  требований законов и иных  правовых актов Республики Беларусь и местных органов власти при осуществлении финансово-хозяйственных операций.

Для большей наглядности  классификация внутреннего контроля, представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1. ─ Классификация внутреннего контроля

Признак классификации	Элементы класса внутреннего  контроля
Форма контроля	1. Финансовый контроль; 2. Административный контроль;
Время осуществления контрольных действий	1. Предварительный контроль; 2. Текущий контроль; 3. Заключительный контроль;
Область контроля	1. Трудовые ресурсы; 2. Материальные ресурсы; 3. Финансовые ресурсы.
Источники данных контроля	1. Документальный контроль; 2. Фактический контроль; 3. Автоматизированный контроль.
Характер контрольных мероприятий.	1. Плановый контроль; 2. Внеплановый контроль.
Полнота охвата объекта  контроля.	1. Сплошной контроль. 2. Не сплошной контроль.
Методические приёмы контроля.	1. Общенаучные методические  приёмы контроля (анализ,  синтез, индукция , дедукция, редукция, аналогия,  моделирование, абстрагирование, эксперимент и др.). 2. Собственные эмпирические  методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.) 3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики.