Контроль как функция менеджмента

контроль  как функция менеджмента

Содержание

Введение

.1 Понятие контроля…………………………………………………

2 Методы контроля…………………………………………………..

.3 Процесс контроля. Этапы процесса  контроля…………………..

.4 Характеристики эффективного контроля……………………….

Заключение………………………………………………………….

Список  литературы…………………………………………………..

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Менеджмент  как современная система управления фирмой, предприятием, действующим  в условиях рыночной экономики, предполагает создание условий, необходимых для  их эффективного функционирования и  развития производственно-хозяйственной  деятельности. Речь идет о такой  системе управления (принципах, функциях, методах, организационной структуре), которая порождена объективной  необходимостью и закономерностями рыночных отношений хозяйствования, связанными с ориентацией фирмы  на спрос и потребности рынка, на запросы индивидуальных потребителей; обеспечением заинтересованности работников в наивысших конечных результатах; широким использованием новейших научно-технических  достижений; регулированием межфирменных отношений. Особенность современного менеджмента состоит в его  направленности на обеспечение рационального  ведения хозяйства на уровне фирмы  в условиях дефицитности ресурсов, необходимость достижения высоких  конечных результатов с минимальными затратами, оптимальной адаптации  фирмы к новым рыночным условиям. Система управления, отвечающая таким требованиям, логике и закономерностям социально-экономического развития, должна быть гибкой и эффективной.

В организации управление рассматривается  как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных  действий. Эти действия, каждое из которых  само по себе является процессом, очень  важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии  взаимосвязанных действий. Процесс  управления является общей суммой всех функций.

Ученые  выделяют пять общих функций управления: планирование (выбор целей и план действий по их достижении); организация (распределение задач между подразделениями  или работниками и установление взаимодействия между ними); мотивация (стимулирование исполнителей к осуществлению  запланированных действий и достижению поставленных целей); контроль (соотнесение  реально достигаемых или достигнутых  результатов с запланированными).В рамках работы подробно рассмотрена одна из функций управления - контроль.

Контроль, как правило, ассоциируется с  властью, командованием, "поймать", "уличить", "схватить". Такое  представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля. В самом общем виде контроль означает процесс соизмерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов  с запланированными. Некоторые организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И та организация, которая имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Понятие контроля

Слово «контроль» заимствовано из французского языка. Полного смыслового аналога  этому слову в русском языке  нет.

Контроль  означает:

1) проверку кого-либо или чего-либо, чтобы удостовериться в соответствии  чему-либо;

2) надзор, наблюдение в целях проверки;

3) испытание знаний, свойств, для  выяснения их пригодности к  чему-либо.

Таким образом, в упрощенном понимании  контроль - это целенаправленные практические действия, которые позволяют убедиться  в правильности чего-либо.

Такие действия, естественно, не возникают  сами по себе или каким-то сверхъестественным путем. Контроль, как известно, осуществляют люди через специально созданные  для этого структуры, наделенные определенными полномочиями. Полномочия дают власть, в том числе и органы управления. Власть - легитимный источник всякого контроля. Властное воздействие представляет собой такую взаимосвязь, в процессе которой люди, социальные институты в силу разных причин (материальных, экономических, социальных, политических и других) добровольно (осознанно) или по принуждению (воли, авторитета, права, насилия и др.) признают верховенство других людей.

Не  случайно американские специалисты  в области менеджмента утверждают, что слово «контроль», как и  слово «власть», рождает прежде всего отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает в первую очередь ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т. п. - в общем, все то, что прямо противоположно свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия контроль понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно означало бы упустить из виду основную задачу управления. Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

 

2 Методы контроля

Предварительный контроль.

Некоторые наиболее важные виды контроля организации  могут быть замаскированы среди  других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных  структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные  инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в  административный аппарат управления квалифицированных людей, все это  будет увеличивать вероятность  того, что организационная структура  будет работать так, как задумано. В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех  деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для  выполнения тех или иных должностных  обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для  того чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности  необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, предъявляемые  нанимаемым. Существенно повысит  вероятность привлечения и закрепления  в составе организации компетентных работников можно также путем  установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических  тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в  период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и  после их найма в ходе курса  обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и рядовым  исполнителям к уже имеющимся  у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки  стандартов минимально допустимых уровней  качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит  в выборе такого поставщика, который  убедительно доказал свои возможности  поставлять материалы, соответствующие  техническим условиям. К методам  предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение  их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность, когда организации потребуются  наличные средства, эти средства у  нее будут. Бюджеты устанавливают  также предварительные значения затрат и не позволяют тем самым  какому-либо отделу или организации  в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме  определенной политики, процедур и  правил.

Текущий контроль.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в  виде контроля работы подчиненного его  непосредственным начальником. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений  по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от намеченных планов и инструкций. Если же позволить  этим отклонениям развиться, они  могут перерасти в серьезные  трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на изменении фактических  результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная  связь - это данные о полученных результатах. Простейшим примером обратной связи  является сообщение начальника подчиненным  о том, что их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Контроль  при помощи систем обратной связи  не является изобретением теории управления организациями. Такие системы - одно из наиболее широко распространенных явлений природы.

Все системы обратной связи состоят  из одних и тех же фундаментальных  элементов и работают на одних  и тех же принципах.

Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на "входы", чтобы достичь требуемых характеристик  на "выходе". "Входом" для  организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов: материальных, финансовых и человеческих. "Выходом" таких систем являются товары и услуги. Большинство организационных  систем контроля с обратной связью относятся к открытым, незамкнутым  системам. Внешний для таких систем элемент - руководитель-менеджер, регулярно  воздействует на эту систему, внося  изменения, как в ее цели, так и  в функционирование. В управлении необходимы системы именно открытого  типа, поскольку на организацию оказывают  воздействие очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей  могут вызываться как внешними, так  и внутренними факторами. К числу  внутренних факторов следует отнести  проблемы, связанные с переменными  величинами. Внешние факторы - это все то, что воздействует на организацию из окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение технологий, ухудшение общеэкономической ситуации, изменение системы культурных ценностей и др. Вполне допустимо рассматривать управление в основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление выходит далеко за рамки простого стремления обеспечить статус-кво и адекватно реагировать на возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и усовершенствовать свою деятельность, изначально зная активную позицию, она вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

Заключительный контроль.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как  работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее  периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет важные функции. Одна из них состоит в том, что  заключительный контроль дает руководству  организации информацию, необходимую  для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая  фактически полученные и требовавшиеся  результаты, руководство имеет возможность  лучше оценить, насколько реалистичны  были составленные им планы. Эта процедура  позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция  заключительного контроля состоит  в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает  мотивационные вознаграждения с  достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что  фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.