Контроль исполнения как функция менеджмента

Министерство  образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение  высшего

профессионального образования

Тульский  государственный университет

Кафедра «Финансы и менеджмент» 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольно-курсовая работа

по предмету «Менеджмент» на тему:

           «Контроль исполнения как функция менеджмента».

 

 

 

 

 

 

                                                                     

 

 

 

 

 

                                                                                            Выполнил: ст. гр. 761122      Гусева  И.С.

Проверил:    

 

Маркеева Т.П.

.

 

 

 

 

 

 

 

Тула – 2013

 

Содержание

1. Сущность роль и значение контроля для повышения эффективности работы менеджера. Необходимость контроля для предприятия в рыночных условиях………………………………………………….стр. 3
2. Время осуществления основных видов контроля. Процедура контроля и её этапы. Передача и распространение информации при контроле. Оценка информации о результатах контроля. Действия менеджера в организации контроля, их характеристика и эффективность……..стр.8
3. Поведенческие аспекты контроля. Модель процесса контроля. Рекомендации по установлению эффективного контроля. Характеристика эффективного контроля…………………………стр.24
4. Контроль на международном уровне…………………………….стр.27
5. Информационно-поисковые системы в контроле. Выводы и рекомендации………………………………………………………стр.29
6. Проект организации контроля исполнения решений, общее описание, структурная схема с указанием подразделения или должностного лица с функцией контроля. Положение о подразделении или должностная инструкция работника, осуществляющего контроль исполнения.

………………………………………………………………………..стр.31

 

7. Список используемой литературы………………………………...стр.40

 

 

 

 

 

 

 

 

Сущность, роль и  назначение контроля.

Слово «контроль» как и  слово «власть» рождает прежде всего  отрицательные эмоции. Для многих людей контроль означает прежде всего  ограничение (как цепь для собаки), принуждение, отсутствие самостоятельности  и т.п. - в общем, все то, что прямо противоположно нашим представлениям о свободе личности. Вследствие такого устойчивого восприятия, контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще всего неправильно. Если спросить, что же означает контроль для менеджера, то чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в определенных рамках. В принципе - это верно. Один из аспектов контроля действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Однако сводить контроль просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных, или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).[1, с.107]

Контроль - процесс установления отклонения от предусмотренных величин и действий людей в хозяйственной деятельности.

Предметом контроля может  быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная  информация используется в процессе регулирования.

Управленческий  контроль организации в наиболее узком смысле это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:

а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

б) сравнение фактических  данных с требуемыми, т.е. с базой  для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;

в) оценка отклонений, превышающих  предельно допустимый уровень, на предмет  степени их влияния на аспекты  функционирования организации;

г) выявление причин данных отклонений.

Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей  составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические  особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой  позиции и с практической точки  зрения, рассматривая его как систему  и составную часть системы  управления организацией.

Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.

Таким образом, говорят о  целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления : планирование, контроль, отчетность, менеджмент.

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, измерения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов. (Подробнее о процессе контроля будет сказано ниже.).

Контроль можно  также классифицировать:

- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);

- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);

- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Значение и  необходимость контроля в менеджменте

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, чтобы организация  функционировала успешно.

Планы и организационные  структуры -- это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее  руководству. Множество разнообразных  обстоятельств может воспрепятствовать  тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции  и других переменных величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их формирования, через некоторое время в нечто  совершенно недостижимое. Только представим себе последствия, которые оказали  на американские автомобильные корпорации в течение последних 10 лет введение новых экологических стандартов и норм безопасности, усиление конкуренции  с японскими и европейскими автомобильными фирмами и энергетический кризис в сочетании с теми изменениями, с которыми они столкнулись в  предшествующие десятилетия. Для того чтобы подготовиться и отреагировать  должным образом на подобные изменения, организациям нужен эффективный  механизм оценки воздействия на них  этих перемен. [6, с. 196]

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют  свои изъяны. Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную  работу с отсутствием мотивации. Структура, выглядящая привлекательно на бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководством данной организации. Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении, являются люди, выполняющие  большинство работ в любой  организации. Люди не компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в  понимании механизма поведения  людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связно и  детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и проблемы, возникающие  при анализе ситуации внутри организации» переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих условий  окружающей среды и поведения  людей. По аналогии с этим, если вы ошиблись при подсчете ваших доходов и  расходов, то из-за этого вы можете затем  допустить еще более серьезную  ошибку, неправильно выписав чек, и тем самым нанести серьезный  ущерб своим друзьям, деловым  партнерам или своей репутации  в банковских кругах. Вероятность  такого переплетения ошибок в организации  весьма велика из-за высокой степени  взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Равно важной является и  положительная сторона контроля, состоящая во всемерной поддержке  всего того, что является успешным в деятельности организации. Сопоставляя  реально достигнутые результаты с запланированными, т.е. отвечая  на вопрос «Насколько мы продвинулись к поставленным целям?», руководство  организации получает возможность  определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Определяя успехи и неудачи организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль не может оставаться прерогативой исключительно менеджера, назначенного «контролером», и его помощников. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.[3,с.124]

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать  полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они  являются неотъемлемыми частями  общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным при рассмотрении трех основных видов контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме  осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и  ту же цель: способствовать тому, чтобы  фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.[6, с.393]

2. Основные виды контроля и время их осуществления

Предварительный контроль

Контроль, осуществляемый до фактического начала работы, называется предварительным. Предварительный контроль осуществляется до начала деятельности во время определения ее целей и планов реализации. Целью такого контроля является определение оптимальности разработанных планов путем моделирования будущей деятельности. [5, с.97.]

Контроль напоминает айсберг, большая  часть которого, как известно, скрыта под водой. Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут  быть замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя планирование и создание организационных  структур редко относят к процедуре  контроля, они как таковые позволяют  осуществлять предварительный контроль над деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их строгое соблюдений - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.