Исследование систем управления

Поскольку концепция организации  состоит  в сведении воедино всех специалистов  фирмы, задача состоит  в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для  каждого из них.

Процесс организации структурирует  работу и формирует подразделения  исходя из размера предприятия, ее целей, технология и персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация  смогла выполнить свои планы и  тем самым достичь свои цели.

Функция мотивации. Поведение человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения.

Мотивация - это процесс побуждения  себя и других к деятельности для  достижения личностных целей и целей  организации.

Человек, получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему  это удается тем больше степень  удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. Стремление человека реализовать себя в своем деле бесспорно. Так уж он устроен. Там, где управление и организация труда предоставляют сотрудникам такие возможности, их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими.

В связи с тем, что существуют различные пути мотивации, менеджер должен:

во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение.

во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации рабочих;

в-третьих, активно общаться со своими сотрудниками, поскольку, для того чтобы  работник был полностью мотивирован  и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и  понимать, чего от него ждут. Это важно  не только потому, что сотрудники знают  об ожиданиях своих менеджеров, но им нужно говорить и о том,  как они выполняют свою работу.

Функция контроля. Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

Контроль, как правило, ассоциируется с властью, командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

Различают следующие виды контроля.

1. Предварительный контроль.  Он осуществляется до фактического начала работ.  В процессе предварительного контроля можно выявить и предвидеть отклонения от стандартов в различные моменты. Он имеет разновидности: диагностический и терапевтический.

Диагностический контроль включает такие  категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации  что-то не в порядке.

Терапевтический контроль позволяет  не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

2. Текущий контроль. Он осуществляется  в ходе проведения работ. Для  того, чтобы осуществить текущий  контроль, аппарату управления необходима  обратная связь

3. Заключительный контроль. Цель  такого контроля - помочь предотвратить  ошибки в будущем. В рамках  заключительного контроля обратная  связь используется после того, как работа выполнена 

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, он, во-первых, дает руководству информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить  в будущем, во-вторых, способствует мотивации.

 

Глава 2. Анализ современного состояния функций управления.

2.1 Организационно-экономическая  характеристика ООО«Универсал-Трейдинг»,  магазин № 17, супермаркет «Матрица»                                         Торговая сеть «Матрица» - одна из самых популярных в республике Башкортостан. С 1 ноября 2001 года благодаря ООО «Универса-Трейдинг» жители столицы РБ смогли оценить все преимущества первой сети супермаркетов премиум- класса. Появившись в Уфе не так давно, «Матрица сумела разрушить представления о том, что супермаркеты-это магазины для людей с большим достатком, прочно завоевала всенародную симпатию. Развитие торговой сети началось на базе пяти имеющихся магазинов: была произведена глобальная реконструкция, расширены торговые площади, завезено современное оборудование. А в настоящее время сеть насчитывает 32 супермаркета в Уфе, 9- в других городах РБ и один гипермаркет в Москве, кроме того в ближайшее время должно открыться еще 4 супермаркета.

Основной целью создания Компании явилось организация и развитие сети супермаркетов с системой самообслуживания, широким ассортиментов товаров, реализуемым по разумным и доступным  для основной потребительской аудитории  ценам. Покупателям данного магазина представлено около 20000 наименований товаров.

На момент открытия торговой сети «Матрица» в нее входили 5 магазинов. В числе которых были и супермаркеты, и магазины формата самообслуживания и обслуживания через прилавок.

Обслуживаемый контингент покупателей- это современные люди, нашедшие свое место в жизни. Как правило  специалисты с высшим образованием предприниматели, менеджеры высшего  и среднего звена, сотрудники банков, государственных учреждений, врачи, работники искусства и культуры. Больше половины людей являются автовладельцами.

.³

2 сентября 2004 года был заключен  договор аренды между ООО «Столичная  Финансовая Компания», который  передал ООО «Универсал - Трейдинг»  в аренду нежилое помещение,  расположенное по адресу: Республика  Башкортостан,  г. Уфа, Кировский  район, ул. Степана Кувыкина 16, общей  площадью 1828,89 м., для использования под магазин розничной торговли. Так 17 декабря 2004 года в соответствии с ГОСТ открылся специально оборудованный отдельно стоящий стационарный магазин для продажи товаров и оказания услуг покупателям. Магазин Матрица №17 по специализации универсальный, тип супермаркет и действует на основании Устава (в приложении), который зарегистрирован постановлением главы администрации Кировского района, г. Уфы 27 июня 2002 года №1345, так же имеется доверенность на предоставление интересов магазина во всех государственных и негосударственных предприятиях и учреждениях г. Уфы в ИФНС.

Для выполнения представительских  функций, управляющей магазином  Шевчук Светлане Николаевне, предоставляются  следующие права:

- получать документы, вести переговоры;

-свидетельство, о поставке на  учет Российской организации  в налоговом органе по месту  нахождения  на территории РФ: серия 77 №008795222;

- лицензия на размещение осуществлять  розничную продажу алкогольной  продукции, регистрационный №285;

- информационное письмо об учете  в Статрегистре Росстата;

-ветеринарное удостоверение №5670001437 в том, что ООО «Универсал -Трейдинг»  имеет право и ветеринарно-санитарные  условия для заготовки, хранения  и переработки мясосырья рыбных  и охлажденных полуфабрикатов  в ассортименте;

- санитарно-эпидемиологическое заключение.

В магазине Матрица №17 имеются  все группы продовольственных товаров, широкого и глубокого ассортимента. Магазин получает товары от 110 поставщиков (от продуктов питания до промышленных товаров).

Так же Матрица удачно расположена  на одной из основных автомагистралей, поэтому обслуживаемое население  магазина составляют не только местные, но и жители всего города и иногородние.

На момент открытия площадь магазина равна 1200 кв. м, в том числе площадь торгового зала =735 кв. м, после двух реконструкций общая площадь составила 2900 кв. м, площадь торгового зала – 2100 кв.м.

В магазине Матрица №17 есть все  виды помещения:

1. торговые помещения – торговый  зал (S=2100), склады (S=346м);

2. помещения для приемки, хранения  и подготовки товаров к продаже  – склады, фасовочный цех, подсобное  помещение;

3. служебные помещения – кабинет  управляющего, главная касса, конторские  помещения;

4. бытовые помещения -  столовая, гардероб, сан. узлы;

5. вспомогательные помещения –  склады для хранения тары и  инвентаря.

Вышестоящий орган управления не имеет  права отдавать распоряжения каким-либо исполнителям минуя их непосредственного  начальника. Отдельные специалисты  или функциональные отделы помогают руководителю в сборе и обработке  информации, анализе хозяйственной  деятельности

Подготовке управленческих решений, контроле за их выполнением, но сами по себе указаний или инструкций управленческому  объекту не дают. Руководитель таким  образом, несет полную ответственность  за результаты деятельности подчиненных  ему подразделений Преимущества данной структуры управления :

-единство и четкость распорядительства

-личная подотчетность исполнителя  одному лицу

-ответственность каждого за  выполнение задания (дисциплина)

-стимулирование развития компетентности.

 Недостатки функциональной  структуры управления в магазине  № 17 торговой сети «Матрица»:

           - увеличение времени прохождения  информации

  - келейность при принятии  информации

  -выполнение исполнителями,  помимо своих основных обязанностей, «штабной» работы по учету  и контролю.

В данной компании весь штат состоит  из специалистов, которые знают своё дело. У всех специалистов высшее профильное образование и опыт на аналогичной  должности.

Основная форма продажи –  самообслуживание, но есть секции, в  которых обслуживают традиционным методом (индивидуальное обслуживание через прилавок: гастрономические товары и продукция собственного производства). Материальная ответственность в  ООО «Универсал - Трейдинг» магазине №17 – бригадная. Сформированы две  бригады по 77 человек. В свою очередь  каждая бригада делится на смены  – ночная и дневная. В состав каждой бригады входят менеджер торгового  зала – 1; товаровед – 1; товарный администратор  – 1; менеджер по приемке и возврату товаров – 3; оператор – 4; старший  кассир – 1; кассиры – 10; продавцы I категории – 2; продавцы – 21; фасовщик – 2; грузчик – 5; уборщик – 4. После реконструкции в магазине появился отдел продукции собственного производства, где: зав. производством – 1; оператор производства – 1; продавцы, продукции собственного производства – 4; повар мясного цеха – 2, горячего цеха – 1, мучного – 4. общая численность работников в магазине Матрица №17 составляет 155 человек.

Для того чтобы контролировать рабочий  день каждого работника составляется табель учета выхода на работу и  продолжительность рабочего времени. Табель ведут менеджер торгового  зала – Люция Камилевна и Римма  Фанилевна.

В Матрице №17 правила внутреннего  трудового распорядка разрабатываются  совместно с заместителем генерального директора по кадрам, и утверждаются начальником торгового отдела при  администрации Кировского района.

Структура организации ООО «Универсал-Трейдинг»  супермаркета «Матрица имеет следующий  вид:

Зам. Директора по организации работы магазинов

 

Управляющий

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 3 - Организационная структура  ООО «Универсал-Трейдинг»    супермаркет«Матрица 

 

Как видно из организационной структуры  предприятия ( см. рис. 3), компания состоит  из нескольких отделов.

Самый большой - отдел обслуживания клиентов. Именно поэтому в отделе есть руководитель данного направления, который решает все вопросы, возникающие  в ходе работы отдела.

Бухгалтерия и склад не такие  многочисленные, и подчиняются непосредственно  руководителю компании.

Управление  компании осуществляется за счёт воздействия  на структуру управления (регламентация  деятельности и нормирование в системе  управления), и за счёт воздействия  на процесс управления (подготовка, принятие, организация выполнения и  контроль за управленческими решениями).

Структура организации тесно связана с  характерным для нее специфическим  разделением труда и требованиями построения системы контроля в организации. Любая организация имеет разделение труда, но не просто случайное распределение  работы между всем персоналом организации, а специализированное разделение труда. Оно означает закрепление конкретной работы за тем человеком, который  лучше всех в организации сможет ее выполнить, то есть за специалистом. Примером может служить разделение управленческих функций между специалистами  по финансам, производству, сбыту и  т.д.

Сфера контроля включает в себя совокупность лиц, подчиненных конкретному руководителю. В зависимости от количества этих лиц, различают широкую и узкую  сферы контроля. При широкой сфере  контроля организация имеет плоскую  структуру управления, а при узкой -многоуровневую структуру