Информационный менеджмент

СОДЕРЖАНИЕ

 

1 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ESS)…………………………..................................................4

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ РУП «БЕЛПОЧТА»…………………………………………………………………………………………10

3 ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЯ РУП «БЕЛПОЧТА»………………………………………………………………17

ЛИТЕРАТУРА………………………………………………………………………………...21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 ВИДЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ  ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ  ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ (ESS)

 

Информационная система (ИС) – информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а так же персоналом, осуществляющим эти действия с информацией.

Информационные системы создаются  в организациях для обслуживания информационных потребностей разных уровней управления. Традиционно выделяют четыре уровня управления и соответствующие им информационные системы:

• на стратегическом уровне управления используются системы поддержки принятия решений (СППР) высшего звена управления;
• на тактическом уровне управления находят применение автоматизированные системы управления (АСУ) и системы поддержки принятия решений тактического уровня;
• на уровне знаний используются профессиональные и офисные системы;
• на операционном уровне управления применяются системы обработки транзакций. 

Организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления, и системы со стратегическим уровнем. [1]

Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь деловой фирме интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.

Системы эксплуатационного  уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации, типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость, кредитуют решения, и поток материалов на фабрике. Основная цель систем на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.

Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений, и административные действия средних менеджеров. Основное вопросы, адресованные к ним: хорошо ли работают объекты? Системы уровня управления обычно обеспечивают периодические доклады очень быстро. Пример – система управления перемещениями, которая сообщает относительно перемещения общего количества, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая везде, где фактические издержки превышают бюджеты.

Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию, чтобы сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны. Эти системы часто отвечают на вопросы «что, если?». Что произойдет с производственным календарным планом, если мы должны удвоить продажу в декабре? Что случилось бы с нашим дивидендом, если оплата будет отсрочена в течение шести месяцев? Ответы на эти вопросы часто требуют новых данных снаружи организация, также как данных изнутри, которые не могут быть получены от существующих систем с эксплуатационным уровнем.

Системы стратегического  уровня есть инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные тренды, и в фирме и в деловом окружении. Их основное назначение приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью. Каков будет уровень занятости через пять лет? Каковы длительные промышленные финансовые тренды, и где наши подъемы и спады? Какие изделия мы должны производить через пять лет?

Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции, типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов, обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях, подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки, и материального планирования требований. [2]

Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы  – Management Information Systems (MIS) и системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы работы знания – Knowledge Work System (KWS) и системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS) на уровне знаний; и системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне. Таким образом, типичные системы в организациях разработаны, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета, и человеческих ресурсов.

 

Таблица 1 – Шесть главных типов информационных систем, необходимых для четырех уровней организации.

Системы стратегического  уровня

Исполнительные Системы (ESS)

5-летнее предсказание продаж

5-летнее оперативное планирование

5-летнее предсказание бюджета

Планирование прибыли

Планирование личного состава

Системы управленческого  уровня

Управляющие Информационные Системы (MIS)

Управление сбытом

Контроль инвентаря

Ежегодный бюджет

Анализ капиталовложения

Анализ перемещений

Cистемы Поддержки Принятия Решений  (DSS)

Коммерческий анализ региона

Планирование производства

Анализ затрат

Анализ рентабельности

Анализ стоимостей контрактов

Системы уровня знания

Системы Работы Знания (KWS)

АРМы проектировщика

Графические рабочие станции

Управленческие рабочие станции

Системы Автоматизации Делопроизводства (OAS)

Текстовые редакторы

Создание изображений

Электронные календари

Системы эксплуатационного  уровня

Системы Диалоговой Обработки Запросов (TPS)

Машинная обработка

Торговля ценными бумагами

Платежные ведомости

Вознаграждения

Отслеживание приказов

Планирование деятельности предприятий

Платежи

Обучение и развитие

Отслеживание процессов

Перемещение материалов

Регулирование денежных операций

Дебиторская задолженность

Хранение отчетов служащих

Продажа и Маркетинг

Производство

Финансы

Бухгалтерия

Людские Ресурсы

 

Таблица 2 – Характеристики процессов информационных систем.

Типы Систем	Информационные Вводы	Обработка	Информационные Выводы	Пользователи
ESS	Совокупные данные; внешние, внутренние	Графика; моделирование; интерактивность	Проекции; реакции на запросы	Старшие менеджеры
DSS	Слабо формализованные данные; аналитические  модели	Моделирование; анализ; интерактивность	Специальные доклады; анализ решений; реакция на запросы	Профессионалы; управляющие персоналом

 

Продолжение таблицы 2

 

MIS	Итоговые операционные данные; данные большого объема; простые модели	Обычные доклады; простые модели; простейший анализ	Резюме и возражения	Средние менеджеры
KWS	Технические данные проекта; база знаний	Моделирование; проигрывание	Модели; графика	Профессионалы; технический персонал
OAS	Документы; расписания	Документы управления; планирование; связь	Документы; графики; почта	Служащие
TPS	Транзакции; результаты	Сортировка; список; слияние; модифицирование	Детальные доклады; списки; резюме	Оперативный персонал; управляющие

 

Таблица 2 демонстрирует особенности шести типов информационных систем. Необходимо отметить, что каждая из различных видов систем может иметь компоненты, которые используются различными организационными уровнями, и одновременно несколькими. Секретарь может находить информацию относительно MIS, или средний менеджер может нуждаться в данных анализа из TPS. [3]

Исполнительные информационные системы (Executive Support Systems -ESS) появились в середине 1980-х годов в крупных корпорациях. ESS помогает принимать неструктурированные решения на стратегическом уровне управления компании и проводить системный анализ информации из внешней среды лучше, чем любые прикладные и специализированные информационные системы  (рис. 1).

 

 

Рис. 1 - Процессы стратегического управления, поддерживаемые ESS

 

Система поставляет совокупность текущей информации - как правило, внешней: курсы акций, спрос и предложения по отрасли, политические новости, экономические обзоры, прогнозы динамики цен и выбора оптимальной структуры инвестиционного портфеля (основанные на различных эмпирических моделях динамики рынка), данные аналитического учета по предприятию из внутренних модулей MIS и DSS.

Она фильтрует, упорядочивает  данные и выявляет критические параметры  по заданным статистическим критериям, сокращая время и усилия для подготовки информации, необходимой для руководителя. В системах ESS используют самое "продвинутое" графическое программное обеспечение, которое может поставлять нужную графическую, аудио- и видеоинформацию немедленно в офис руководителя или зал заседаний.

Системы ESS часто используют несложный статистический аппарат, но максимально учитывают сложившуюся специфику области бизнеса (профессиональный язык, системы различных индексов и пр.). На рынке имеется достаточно много программных модулей для встраивания в ESS. Как правило, они относительно дешевы. В настоящее время модули ESS в виде специализированных подсистем являются обязательной частью многих ERP-систем.

В отличие от других информационных систем (TPS, MIS, DSS), ESS не предназначены для решения какого-то определенного круга проблем. Вместо этого системы этого типа обеспечивают обобщенную неформализованную информацию и её оперативную передачу для оценки ситуаций с динамично изменяющимся набором проблем. Системы ESS используют более простой алгоритм оценивания, чем DSS, ее аналитические возможности позволяют строить относительно простые модели, которые можно сразу применять для предварительной оценки ситуации (рис. 2).

ESS формирует пакеты информации по заданным темам и представляет комфортный доступ для высших руководителей компаний и корпораций без посредников. Интерфейс ESS чрезвычайно дружелюбен, используется наглядная графика, аудио- и видеосредства, мобильная связь, современные методы хранения и представления данных, а также проведения видеоконференций в распределенных компаниях.

В настоящее время с развитием  технологий Internet/Intranet круг пользователей ESS значительно расширился - он, подобно MIS, охватывает практически все уровни управления, кроме, пожалуй, эксплуатационного. Информационные базы ESS содержат большие объемы наглядной и "исторической" информации, которая может быть очень полезна на уровнях выполнения проектов.