Принципы информационного менеджмента

     В данной работе необходимо показать применение основных принципов информационного менеджмента на примере конкретного процесса, а именно процесса взаимодействия с партнерами.

     На  рисунке 1 представлена схема взаимодействия организации и партнера.

Рисунок 1.

     В результате функционирования у каждой компании появляется потребность в  сотрудничестве с компанией Us и Up – партнером, с целью получения необходимых ресурсов для достижения стратегических целей, путем обмена результатами деятельности.

     Основой  партнерства является соглашение о  сотрудничестве Zи.

     Для того чтобы заключить соглашение о сотрудничестве необходимо согласовать  все условия взаимодействия Fи. На вход данного процесса поступают требования каждой компании Ts и Tp. Далее в ходе процесса с помощью применения современных, а в том числе и информационных технологий, осуществляется деятельность по согласованию условий сотрудничества, т.е. нахождение компромисса, таких условий, которые удовлетворяют обе стороны. Результатом являются условия сотрудничества, зафиксированные на материальном носителе – договор о заключении соглашения о сотрудничестве Pи.

     Одним из основных принципов информационного  менеджмента является принцип продуктивности, который заключается в том, что в качестве объекта управления информационного менеджмента выступает информационное производство, организуемое с целью получения конкретного информационного продукта.

     Определим, информационное производство как деятельность (функцию, процесс) направленную на получение информационного продукта.

     Деятельность  по согласованию условий сотрудничества является информационным производством, а полученный договор, продуктом деятельности, т.е. информационным продуктом.

     Все последующее взаимодействие опирается на полученный документ. Только в соответствии с данным документом возможно осуществление какой-либо совместной деятельности. Договор является ресурсом, необходимым для управления взаимодействием с партнерами. В данном случае реализуется принцип продуктивности.

     Если  кратко рассмотреть сущность процесса согласования, то процесс представляет собой условный переход от состояния  несоудовлетворенности между участниками процесса к состоянию соудовлетворенности.

     И организация, и партнер исходя их своих потребностей, формируют определенные множества требований Ts = {Ts_1, Ts₂, …, Ts_n} и Tp = {Tp_1, Tp₂, …, Ts_n} соответственно. При сопоставлении данных множеств наблюдается несоответствия, что ведет к возникновению проблемных ситуаций.  В результате обсуждения участники процесса находят такие решения, которые являются приемлемыми для обеих сторон, т.е. находят соответствие между требованиями, что приводит контрагентов в состояние соудовлетворенности. Каждое принятое решение проблемы фиксируется в договоре. При этом в данном решение должен быть отражен как минимум следующий набор атрибутов:

     Решение = {О, Д, Т},

     где О – это объект, Д – действие производимое над объектом, функция, Т – технология выполнения функции, т.е. последовательность действий, средства необходимые для выполнения, а также способы получения этих средств и квалифицированные кадры, способные выполнить данную функцию.

     Полное решение проблемных ситуаций на этапе согласования условий сотрудничества и фиксирование информации по данным вопросам в договоре позволяет максимально удовлетворить потребности системы управления при реализации управленческого воздействия в случае возникновения проблемной ситуации, т.к. в ходе информационного производства выходом является информационный продукт, не требующий дополнительной обработки для принятия решения, что сокращает время и затраты на принятие управленческого решения. В данном случае реализуется принцип полезности.

     Данный  принцип неразрывно связан с принципом эффективности, который учитывает не только полезность, но и стоимость информационного продукта.

     Организация взаимодействия между фирмой и партнером  требует использование современных  информационных технологий. Все процедуры  связанные с разработкой, внедрением, поддержкой, обучением персонала  и т.д. требуют от компании вложения различных ресурсов. С другой стороны информационный продукт, а в данном случае – договор, позволяет эффективно организовывать деятельность компании: снижает время и уменьшает использование ресурсов при принятии управленческих решений. Здесь можно наблюдать принцип эффективности «в малом», т.е. на уровне предприятия.

     Для достижения целей в результате информационного  производства происходит не только изменение  технологии процесса, но и организация  внутренней среды. Данные процессы неразрывно связаны с принципом развития «в малом». Под развитием я понимаю адаптацию системы к изменениям среды. При внедрении технологии взаимодействия с партнерами приходится адаптироваться всей организации. Происходит изменение организационный структуры – переход к проектной деятельности, который потребует и новой системы документационного обеспечения, необходим отбор и обучение персонала способного реализовывать предложенную технологию, а также ряд других изменений затрагивающих различные аспекты функционирования компании.

     В тоже время информационный продукт  предоставляет наличие партнерской  связи. Анализируя основные тенденции  развития современных организации  можно утверждать, что наиболее важной становится предрасположенность к сотрудничеству и постоянный поиск наиболее эффективных партнерских связей. Долгосрочные, взаимовыгодные отношения с партнерами позволяют организациям занять устойчивую позицию на рынке и оставаться конкурентоспособными. Здесь можно наблюдать принцип эффективности «в большом», т.е. на уровне СЭС.

     Примем в качестве показателя эффективности отношение

     где Е – это эффект от продукта, а  З – затраты, связанные с производством.

     На  мой взгляд если использование информационного  продукта приносит организации прибыль, превышающую все затраты связанные  с производством этого продукта и обеспечением производства Е >> З, а также позволяющую организации развиваться и эффективно функционировать, удовлетворяя потребности потребителей Up →Ø, то можно говорить о реализации принципа эффективности.

     Здесь также можно говорить о принципе развития «в большом». Так как информационное производство задействует не только участников одной организации, то технологии его организации должны быть доступны большому числу пользователей. Как отмечалось ранее все больше и больше компаний стремятся к межфирменному взаимодействию, то технологии организации эффективного взаимодействия должны учитывать предпочтения все участников процесса и отвечать таким требованиям, как открытость, доступность, проста использования и интеграции с другими системами и т.д.

     При внедрении новых технологий взаимодействия с партнерами, организации информационного  производства необходимо соблюдать  принцип ответственности, для этого необходимо определить конкретную ответственность лиц, прямо или косвенно участвующих в информационном производстве на всех этапах производства и использования информационного продукта.

     Под ответственностью можно понимать -  обязанность отвечать за выполнение функций, а также их последствия.

     В данном случае определение ответственности  происходит на двух уровнях.

     Во-первых, в процессе реализации функции согласования условий сотрудничества с партнерами. Как было отмечено ранее, каждое принятое решение имеет определенный набор атрибутов, поэтому также необходимо включить ответственность за выполнение или невыполнение определенных пунктов договора, исходя из технологии осуществления действия над определенным объектом.

     К примеру функция отгрузки товара, в общем случае необходимо определить: какой товар, в каком объеме, кто  этот товар должен предоставить (с ссылкой на необходимое условие), по какой технологии производиться отгрузка, с использованием каких средств, кто должен предоставить средства, кто должен ознакомить с технологией, при каких условиях. При определении условий выполнения функций необходимо сразу назначать ответственность за нарушение определенных условий. Как было отмечено ранее именно четкая проработка всех условий договора, позволит эффективно использовать договор в управленческой деятельности. На данном этапе принцип ответственности тесно связан с принципом полезности.

     Во-вторых, определение ответственности аналогично происходит и на этапе внедрения  и обеспечения технологии информационного  производства. Данный этап очень обширный и связан со многими аспектами, такими как разработка технологии, отбор  персонала способного реализовать  данную технологию, обучение персонала, обеспечение кадров необходимыми средствами для работы и т.д. В организации каждый человек выполняет определенную функцию, которую он способен выполнять в соответствии со своим возможностями и способностями. Но для выполнения этой функции он должен четко знать что ему выполнять, каким образом, что должно быть на выходе, для кого предназначено, где взять ресурсы, при каких условиях можно получить эти ресурсы и что будет за невыполнение определенных условий. Полное понимание сотрудником его роли в общей производственной цепочке, его вклад в развитие предприятия и общества не позволит ему халатно относиться к выполнению своих функций.