Информационный менеджмент

Рис. 2 - Принципиальная схема исполнительной информационной системы

Современные ESS широко используют технологии географических информационных систем (Geographical Information System - GIS). GIS до последнего времени не получали достойного применения из-за высокой стоимости и необходимости дописывать необходимые программные модули и интерфейсы. Примером долгоживущей системы на рынке программных продуктов, реализующих ESS, может быть пакет Comshare's Commander Decision, выполненный по технологии "клиент-сервер". Пакет CDD работает с информацией любого вида, включая запросы, вычисления, несложный статистический анализ данных, работу с таблицами, гипертекстом. Этот универсальный инструмент может использоваться для разработки традиционных ESS-приложений для систем поддержки принятия решений на различных уровнях управления и исполнения. CDD обеспечивает выборочный контроль, распознавание информации по шаблонам, демонстрацию диаграмм по лучшим и худшим показателям, указывает на необходимость обновить информацию по текущим выборкам данных.

В отличие от экспертных систем и  компактных приложений анализа данных, исполнительные информационные системы  делаются обычно "под заказ", и в виде исполнительных модулей входят в корпоративную информационную систему.

2 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ  НА ПРЕДПРИЯТИИ РУП «БЕЛПОЧТА»

В широком смысле информационная система  есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащей информацией.

В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов  ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы.

Приведем характеристики информационной системы Барановичского РУПС Брестского филиала РУП «Белпочта».

1. Все отделения  почтовой связи оснащены специальными компьютерно-кассовыми системами (СКС), в ОПС построены локальные вычислительные сети, единая корпоративная технологическая сеть почтовой связи, полная автоматизация технологических процессов позволили обеспечить совершенствование технологических процессов по сбору, обработке и автоматизированному контролю деятельности отделений почтовой связи.

Автоматизация отделений почтовой связи, разработка и внедрение так  называемого нефискального режима работы пакета «Почта» позволили  обеспечить ежедневное формирование в  электронном виде сводного денежного  отчета о движении денежных средств и ценностей с ежедневной передачей полного объема первичных данных всех отделений почтовой связи по каналам связи на следующий этап обработки. До недавнего времени контроль данных сводного денежного отчета осуществлялся специалистами РУПС. В настоящее время первичная информация отделений почтовой связи поступает непосредственно в областной филиал, что существенно изменило всю технологию обработки, позволило сократить лишние этапы и привело к сокращению трудозатрат. Обеспечено значительное сокращение сроков прохождения информации.

После внедрения на рабочих местах в отделениях связи сетевого программного обеспечения была обеспечена реализация ряда новых технологий, таких как:

• отказ от выделенных рабочих мест в отделениях почтовой связи, реализация заявительного принципа «одного окна» в почтовой связи;
• реализация режима реального времени on-line при приеме платежей, в том числе обеспечено информационное взаимодействие систем расчетов за услуги электросвязи РУП «Белтелеком» и системы приема платежей РУП «Белпочта» в реальном режиме времени;
• прием платежей в счет погашения кредитов банков по принципу оперативных платежей и др.
2. «Сервер оплаты услуг». Существенными его особенностями является оплата в режиме реального времени, а также возможность осуществления так называемых межрегиональных платежей - возможности оплаты за услуги из других регионов страны, т.е. решена задача создания единого информационного пространства по платежам РУП «Белпочта» в реальном масштабе времени для всех участников системы. В Барановичском РУПС реализован прием платежей по принципу единого лицевого счета (один оператор – одно операционное окно – прием всех видов платежей за одну технологическую операцию).

Использование централизованного  СОУ позволило значительно сократить трудозатраты по сравнению с используемыми ранее технологиями загрузки справочных информационных баз данных производителей услуг на каждое рабочее место или на локальный сервер отделения почтовой связи и позволило раньше начинать прием платежей от населения. Новые возможности Сервера оплаты услуг позволили существенно улучшить качество и скорость обработки платежей, что позволяет сократить время ожидания в процессе оплаты услуг, сократить очереди в отделениях почтовой связи, ускорить процесс передачи платежей в реальном режиме времени мобильным операторам связи и банкам - кредиторам.

3. В Барановичском РУПС Брестского филиала РУП «Белпочта» организована и постоянно расширяется сеть устройств самообслуживания - информационно-платежных терминалов РУП «Белпочта» (инфокиосков). Все виды услуг предполагают оплату, как посредством пластиковой карточки, так и наличными.
4. Автоматизированная система слежения за регистрируемыми почтовыми отправлениями на внутреннем и международном уровнях. Автоматизированная система слежения позволяет получить точную информацию о пути прохождения регистрируемого входящего и исходящего почтового отправления с момента отправления до момента вручения в режиме реального времени.

Решен ряд основных задач:

• автоматизация технологии обработки регистрируемых почтовых отправлений (автоматизированная сортировка, автоматизированная выписка сопроводительной документации);
• обеспечение слежения и контроля за прохождением регистрируемых почтовых отправлений;
• упрощение и унификация производственной документации;
• автоматизация контрольно-справочной и рекламационной работы;
• автоматизация составления производственных отчетов и решение прикладных задач (статистика, выборка и пр.).

В узле связи реализована так называемая «безбумажная технология» с переходом на отправку почтовых отправлений без бумажных сопроводительных документов, за исключением оформления расписок на прием и сдачу отправлений общим счетом. При этом значительно сокращается объем производственной технологической документации и трудозатраты, связанные с оформлением этих документов.

5. Преимущества современных средств передачи электронных сообщений и их доставку адресату работниками почтовой связи сочетает в себе услуги гибридной почты Netлiст. Кроме того, система гибридной почты позволяет предоставить отправителям информацию о доставке сообщений в электронном виде, что делает эту услугу особенно полезной и привлекательной для организаций, нуждающихся в отправке большого количества сообщений с последующим контролем их доставки при помощи современных информационных систем.
6. Автоматизированная система передачи, приема и обработки подписной информации с автоматизированных рабочих мест отделений почтовой связи («Подписка ОПС») позволила сократить количество по обработке подписки, обеспечить формирование заказов по подписке в отделении почтовой связи в электронном виде и исключить повторный ввод данных о подписчике. Созданная база подписчиков в дальнейшем при принятии подписки на последующие периоды с использованием централизованной базы данных посредством Сервера оплаты услуг исключает набор адресных данных, что позволяет сократить очереди при обслуживании.
7. За счет загрузки сформированных в отделениях почтовой связи и переданных в электронном виде данных по заказанным суммам подкреплений и сданным сверхлимитным остаткам обеспечено автоматическое формирование документов Главной кассы, что позволило отказаться от устаревшей системы передачи кодированных извещений.
8. ПО по автоматизации складского учета товарно-материальных ценностей в условиях организации централизованного снабжения товарами потребительского спроса, маркированной, немаркированной и филателистической продукцией, а также централизованного снабжения отделений почтовой связи товарно-материальными ценностями, расходными материалами, бланками строгой отчетности для собственных нужд, запасными частями, основными средствами из областного филиала. Передача данных между подразделениями  осуществляется в электронном виде, что позволяет снизить трудоемкость при внесении в систему приходных накладных. Используемая система кодирования обеспечивает поддержание уникального кода товарно-материальных ценностей в системе учета, что позволит в перспективе создать полноценную систему контроля за движением и сохранностью товарно-материальных ценностей.
9. Автоматизированная система «1С: Предприятие».  Реализация загрузки данных из автоматизированной системы сводного денежного отчета (СДО), системы передачи электронной финансовой информации (СПЭФИ), АС «Коммуналка», «Подписка РУПС» позволила значительно снизить трудоемкость при формировании платежных документов для перечисления сумм принятых платежей в пользу производителей услуг, платежных поручений по электронным переводам в пользу юридических лиц, платежных документов для перечисления сумм принятых платежей в бюджет и платежей Госстраха, обеспечить автоматическое формирование проводок по счетам бухгалтерского учета.

Но специфичность финансовой и статистической отчетности состоит в наличии сотен статей доходов, для различных видов отчетности, в разных отчетах по-разному классифицируемых и группируемых. Отнесение на те или иные статьи доходов в действующей системе управления предприятием «1С: Предприятие» осуществляется на основании отчетности автоматизированной системы сводного денежного отчета (СДО) путем импорта данных в систему с дополнительным формированием «ручных» проводок бухгалтерского отчета на основании выходных форм СДО (журналов ф.2 и ф.6.). В силу этого процесс автоматического импорта данных из Сводного денежного отчета в систему «1С: Предприятие» в целях формирования аналитического учета и бухгалтерских проводок с требуемой степенью детализации сопровождается дополнительными процедурами разбивки одной общей суммы по коду СДО на составляющие.

 Существующая система отчетности не обеспечивает минимальный уровень требований не только учета, но и контроля оказания услуг. Для элементарной проверки соответствия данных в бухгалтерском учете, финансовой и статистической отчетности и выходных формах СДО требуется сложная процедура, требующая знания алгоритмов группирования услуг и неявных условностей учета, осложненных лаконичными и бессистемными названиями услуг в СДО, не раскрывающих содержание оказываемой услуги. Еще более существенным ограничением является условность идентификации услуги, которая состоит в том, что при отсутствии признака, однозначно характеризующего объект оказания услуги (физическое лицо или юридическая организация), вся существующая в настоящее система финансовой отчетности строится на сочетании кода СДО и вида оплаты. Так, например, оплата посредством банковской пластиковой карточкой относится к услугам связи для населения, то есть, к льготируемым видам деятельности. При расширении практики оплаты услуг организациями посредством корпоративной банковской пластиковой карточки подобная система классификации услуг приведет к занижению сумм, облагаемых НДС, и к искажению предприятием статистической отчетности.

Несмотря на ряд мероприятий, проводившихся  в части унификации программно-технических  решений, в целом информационный комплекс предприятия разнороден, недостаточно взаимосвязан из-за несогласованности информационных стыков между разрозненными прикладными системами и не удовлетворяет управленческим целям руководства РУП «Белпочта».

Основными недостатками существующей информационной системы по-прежнему остаются:

• разнородность используемых программно-технических средств;
• слабая информационная связанность подсистем;
• значительная децентрализация обработки и хранения информации;
• значительный объем пакетной обработки информации.

Причина в том, что каждая из информационных подсистем разрабатывалась на различных языках программирования, а также применение различных типов баз данных от приложений, написанных в операционной системе MS-DOS, до приложений, написанных на языке программирования JAVA с хранением данных в СУБД Oracle. Большое разнообразие средств программирования и хранения данных сильно затрудняет текущее сопровождение системы. В частности возникает необходимость неоднократных конвертаций данных, из одного формата в другой, затрачиваются усилия на поддержание в согласованном состоянии различных наборов нормативно справочной информации (НСИ) и разнообразия протоколов взаимодействия между подсистемами. Затруднено также внесение изменений в программный код, одни и те же изменения приходится проводить несколько раз на нескольких языках программирования.

Фактически каждая из основных информационных подсистем представляет собой отдельную, самостоятельную информационную систему с обеспечением с собственным массивом нормативно-справочной информации, хранилищем данных, и собственными интерфейсами и протоколами для взаимодействия с другими подсистемами. Обмен данными между подсистемами основан на периодическом экспорте-импорте данных, с одновременной конвертацией в необходимые форматы. Несмотря на то, что во многих случаях такой обмен осуществляется автоматически и по расписанию, контроль за надлежащим исполнением данных процедур оказывает значительную нагрузку подразделения занимающиеся эксплуатацией. Это приводит к появлению ошибок и значительно увеличивает время обработки информации.

Разработанные достаточно давно АС сводного денежного отчета (СДО), система передачи электронной финансовой информации (СПЭФИ) не предусматривали возможность консолидации данных на уровне областного филиала и в целом по РУП «Белпочта». Поэтому, несмотря на то, что задача оперативной передачи всего объема первичной информации из отделения почтовой связи на уровень областного филиала решена, формирование всех видов отчетности (эксплуатационной, бухгалтерской, финансовой, статической) затруднено по причине существования множественных источников данных.

Корпоративная система управления персоналом с единой нормативно-справочной базой, обеспечивающей консолидацию данных на любом уровне, практически отсутствует. Принятая модель автоматизации в области учета кадров и расчета заработной платы сотрудников представлена локальными программами со своими базами данных, со своими функциями, с раздельным администрированием и раздельной обработкой локальных данных. При этом в различных областях используется разное программное обеспечение. В связи с этим значительно затруднен учет и управление персоналом.