Информационные технологии менеджмента

Курсовая работа 

по дисциплине Менеджмент 

на тему: Информационные технологии менеджмента 

Выполнил:  

ст. гр. 760782в Николаева  Е.А.  

Проверил:  

проф. Михалева Е.П.  

Тула 2011 
 

Введение 

В современном мире информационные технологии стали неотъемлемой частью бизнеса. Руководители компаний уже сегодня осознают преимущества IT-технологий и новейших научных  разработок, связанных с ними. В XXI веке в конкурентной борьбе выигрывает тот, кто быстрее завладел наиболее полной и достоверной информацией.  

Главным направлением перестройки менеджмента и его  радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало  массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий.  

Цель данной работы - выяснить, как и какими методами компаниям достичь эффективного руководства и стабильной конкуренции  на рынке с помощью автоматизации  и передовых IT-технологий в управлении.  
 

1. Понятие данных  и информации. Свойства и характеристики  информации 

Информация —  это новые сведения, которые могут  быть использованы человеком для  совершенствования его деятельности и пополнения знаний. Информация, являясь  отражением материальной сущности, служит способом описания взаимодействия между  источником информации и получателем. Одно и то же сообщение одному получателю может дать много информации, а  другому - мало или ничего. Одним  словом, “информировать” в понимании  теории информации означает сообщать ранее неизвестное. Так как информацию можно хранить, преобразовывать  и передавать, должны быть ее носители, передатчики, каналы связи и приемники. Эта среда объединяет источники  информации и ее получателей в  информационную систему. Наиболее высокие  требования к информации предъявляются  при принятии решений. В повседневной практике такие понятия, как данные, информация и знания, часто рассматриваются  как синонимы. Однако это не так. На Рис. 1. отображен процесс принятия управленческих решений.  

Данные - это сведения, факты, величины и их соотношения, преобразование и обработка которых позволяет  получить информацию, т. е. знание о  том или ином предмете, процессе или явлении. Иными словами, данные служат сырьем для создания информации, получаемой в результате обработки  данных.

Свойства информации. 

Информация обладает следующими свойствами: 

- достоверность,  

- полнота, 

- точность,  

- ценность,  

- своевременность,  

- понятность,  

- доступность,  

- краткость и т.  д.  

Информация полна, если ее достаточно для понимания  и принятия решений. Как неполная, так и избыточная информация сдерживает принятие решений или может повлечь  ошибки. 

Точность информации определяется степенью ее близости к  реальному состоянию объекта, процесса, явления и т. п. 

Ценность информации зависит от того, насколько она  важна для решения задачи, а  также от того, насколько в дальнейшем она найдет применение в каких-либо видах деятельности человека. 

Только своевременно полученная информация может принести ожидаемую пользу. Одинаково нежелательны как преждевременная подача информации (когда она еще не может быть усвоена), так и ее задержка. 

Если ценная и  своевременная информация выражена непонятным образом, она может стать  бесполезной. Информация становится понятной, если она выражена языком, на котором  говорят те, кому предназначена эта  информация. 

Информация должна преподноситься в доступной (по уровню восприятия) форме. Поэтому одни и  те же вопросы по-разному излагаются в школьных учебниках и научных  изданиях. 

Характеристика информации. 

Информацию по одному и тому же вопросу можно изложить кратко (сжато, без несущественных деталей) или пространно (подробно, многословно). Краткость информации необходима в  справочниках, энциклопедиях, всевозможных инструкциях. 

Для достижения цели управления она может быть представлена конечным множеством частных целей. Для достижения каждой частной цели необходимы относительно однородные по некоторому признаку действия органа управления, объединенные в функции  управления. Информацию, обеспечивающую выполнение функций управления, целесообразно  по видам делить на условно-постоянную и переменную. К условно-постоянной относятся сведения, практически  неизменные в течение длительного  периода (в течение бесконечно большого числа циклов управления). Она включает группы:  

1. Нормативно-справочная  информация. Она необходима для  принятия решений и контроля  их выполнения. К ней относятся  различные нормативные и справочные  данные (расходные, оборотные и  организационно-экономические нормы), контрольные (базовые) показатели, стандарты. Эта информация изменяется  редко. В настоящее время нормативно-справочная  информация, как правило, наиболее  полно систематизирована, представлена  в форме, удобной для работы  пользователей и обязательна  к руководству. Корректировка  или отмена действия указанных  документов, а вместе с этим  и информации, содержащейся в  них, производится по указанию  вышестоящих органов управления. 2. Научно-справочная информация. Это  сведения, получаемые из научно-технической  литературы, нормативно-технической  документации, различных бюллетеней, сводок, информационных выпусков  и т. п. 

Переменная информация отражает изменение цели управления подразделениями и цели работы подразделений, а также изменения, вносимые в  планируемые параметры. К ней  относятся сведения, изменяющиеся периодически по содержанию и номенклатуре. Она  включает группы:  

1. Плановая информация. К ней относятся сведения о  параметрах управляющих объектов  и объектов управления (значения  цели управления), которые им необходимо  достичь и удерживать; о параметрах  производственных процессов, которые  необходимо достичь и сохранять  требуемый период. Для производственных  подразделений и подразделений  обеспечения она создается в  виде конкретных плановых расчетов, заданий, показателей. Для подразделений  управления она включает методы  и средства достижения поставленных  целей и выражается в создании  регламентов, инструкций, норм, применение  которых регламентирует и нормализует  работу аппарата управления. Эта  информация директивна и при  оперативном управлении корректируется. 

2. Оперативно-производственная  информация. Она включает в себя: сведения о расходе, остатке  и недопоставке материалов и  комплектующих изделий, недостатке  технологической документации, о  простоях средств производства - т. е. сведения об отклонениях  в процессах достижения цели (целей)  управления, необходимых для выработки  и осуществления корректирующих  воздействий управления; комплекс  данных, характеризующих качественно  и количественно все виды продукции,  а также различные сведения  о движении этих видов продукции  в цикле производства; данные  о ходе технологического процесса  производства, об энергоносителях,  о положении транспортных средств  и т. п. 

3. Отчетная информация. К ней относятся различного  рода сведения о состоянии  своих подразделений, ходе и  итогах выполнения производственных  заданий, состоянии поставок и  сбыта на конкретный момент  времени. 

2. Значение внутрифирменной  информационной системы 

Эффективность деятельности управленческого аппарата организации  зависит от целого ряда факторов: 

·  Оснащение организационной  и вычислительной техникой; 

·  Использование  современных технологий; 

·  Информационное обеспечение управленческой деятельности и др.; 

Информация представляет собой важнейший организационный  ресурс. Она входит в общий комплекс ресурсов фирмы, наряду с кадровыми, финансовыми и т.д. Информация имеет  много общих черт с другими  ресурсами: 

·  Информацию необходимо планировать с точки зрения выявления  потребностей фирмы в ней; 

·  Расходы на получение  и использование информации можно  оценить с экономической точки  зрения, и они должны заключаться  в общий баланс фирмы. 

·  Информационные потребности могут и должны быть соотнесены с возможностями их удовлетворения, как из внутренних, так и внешних  источников.  

При потреблении  информация не исчезает, а изменяет свою ценность. Для управления информационными  ресурсами необходимо соответствующее  обеспечение (кадровое, техническое), то есть фирме нужна специальная  служба, которая будет планировать, оценивать и контролировать приобретение и использование ИР. Информация выступает  в качестве средства решения управленческих проблем. Информационные массивы должны создаваться и использоваться для решения конкретных задач. Современные технические средства позволяют собирать неограниченные информационные массивы. В результате возникает угроза перенасыщения информационных каналов изменений и ненужной информацией. Необходим контроль за приобретением и использованием информации.  

3. Моделирование  информационного обеспечения управленческих  решений 

Главная цель системы  управления внутрифирменной информацией (СЛУВИ): создание эффективной системы  информационного обеспечения процессов  управления (рис. 2). Основное внимание должно уделяться не вопросам техники  и организации, а вопросам создания информации, которая будет проходить  через систему информационного  обеспечения (ИО). 

Модель информационного  обеспечения управленческих решений  представлена на рисунке 2.  

Для информационного  обеспечения крупные и средние  фирмы создают специальную службу отдел, который реализуют определённые функции: 

·  Создает ряд  условий, при которых руководство  организации получит возможность  принимать более качественные решения  на основе информации меньшего количества, но лучшего качества. 

·  Внедряет в процессы производства и использование информации «методов анализа» на стоимость –  результативность. 

·  внедряет в каждом подразделении практику составления  планов развития информационных ресурсов (ИР). 

·  Выявляет достижения в области информатики и обеспечивает их внедрения в информационную деятельность фирмы. 

Структура службы: 

В целях определения  рациональной структуры службы и  её места в системе управления американские специалисты выделяют несколько тезисов: 

-   Организационный  статус службы в целом достаточно  высок. Чаще всего эти службы  подчиняются высшему руководству  в лице президента или вице-президента  фирмы. 

-   Структура  службы определяется набором  тех информационных функций, выполнение  которых необходимо для решения  задач фирмы. 

-   Структура  зависит также от структуры  управления организации в целом. 

На начальном плане  СЛУВИ включали в себя отделы по обработке текста и вычислительный центр. В дальнейшем в структуру  СЛУВИ стали вводиться: отдел  передачи информации, электронной почты, отдел телефонной и телеграфной  связи, отдел анализа использования  информации и т.д. В настоящее  время большое внимание уделяется  поиску новых организационных решений, которые могли бы повысить эффективность  службы. Некоторые крупные американские фирмы вводят специальные группы экспертов-ревизоров. Они должны заниматься оценкой системы информации, существующей в фирме, оценкой технических  средств, используемых в фирме для  обработки и продвижения информации, анализ кадрового обеспечения системы  информационной деятельности фирмы. 

Перед СЛУВИ выдвигаются  определённые задачи: 

1.  Служба должна  внедрять содержание информации, которая требуется для удовлетворения  потребностей управления всех  уровней.