Информационное обеспечение менеджмента

Информационное обеспечение менеджмента.

В условиях рыночной экономики информационное обеспечение менеджмента имеет важнейшее значение для динамичного развития предприятия в целом, ведь именно объективная финансовая информация является основой для столь необходимой управленцу финансовой отчетности. Такая информация должна отражать сведения для отражения текущего финансового положения предприятия, потоков всех денежных средств и принятия решений об инвестициях.

К основным пользователям финансовой отчетности относят инвесторов, кредиторов, профсоюзы, заказчиков продукции, государственные органы. Информационное обеспечение менеджмента должно обеспечивать наблюдение и контроль над производством, за сбытом продукции, за предоставляемыми услугами, за финансовой и маркетинговой деятельностью, прогнозированием, календарным и стратегическим планированием. Также подобного рода информация способствует принятию управленческих решений, контролю над людскими и денежными ресурсами и прочее.

Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:

      - удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;

      - формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;

      - создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;

      - развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.

Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств.

Информация должна включать в себя:

      - законодательные государственные акты;

      - указы, постановления и распоряжения президента и правительства;

      - правовые акты, принятые органами исполнительной власти; - материалы, изложенные в методической документации;

      - государственные специализированные стандарты.

Информационная основа финансового менеджмента должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом. Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию.

Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле. Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.

Содержание информации и функции внутрифирменной системы информации

Содержание и требования, предъявляемые к информации. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В деятельности крупных фирм, в особенности ТНК, представляющих собой комплексы большого числа повседневно связанных и взаимодействующих предприятий, расположенных в разных странах, передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается прежде всего процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и свое ременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

      краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

      удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

      точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Значение внутрифирменной системы информации. Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутрифирменную сеть посредством системы связи.

Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности в информации разных уровней принятия решений.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческие информационные системы последовательно реализуют принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов математической статистики и моделей прогнозно-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственном подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «верху вниз».

Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потоков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает: распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач; создание наиболее благ приятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Информация и особенно ее автоматизированная обработка являются важным фактором повышения эффективности производства.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации.

В 80-е годы произошел переход от отдельных управ енческих инфор ационных систем к созданию единой внутр фирменной системы сбора, обработки, хранения и пред тавления информации (ВСИ). Произошла перео иентация всей деятельности в сфере обработки информации на обеспечение ее конечной цели: удовл творение потребностей в информации руко одителей на всех уровнях внутри ирменного управления. В связи с этим главное внимание уделяется точному форму ированию вопросов, возникающих в сфере оперативного управления, и получению информации в кратчайшие сроки для принятия необходимых решений. В зависимости от характера и содержания требуемой информации определяются соотв тствующие технические средства и методы обработки информации.

В современных условиях в крупных промышленных фирмах созданы и эффективно действуют инфор ационные системы, обсл живающие процесс подготовки и принятия управ енческих решений и решающие следующие задачи: обработка данных; обработка информации; обработка знаний; реализация интелл ктуальной деятельности.

Для определения эффе тивности внутр фирменной системы управления во многих фирмах в учете и отчетности стал испол зоваться показатель — отно-

шение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функци нирования внутр фирменной системы информации.

Примером интег ированной системы информации может служить система фирмы "Барроуз", включающая терминальные устройства, предн значенные для обработки данных, и наряду с ними терминальные устройства, которые могут выбирать из базы данных необходимую информацию и печатать письма, доклады, распоряжения, тексты контрактов и прочие документы.

Основные принципы, цели, задачи и функции внутр фирменной системы информации. Оновные принципы и цели ВСИ:

•  определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;

•  выработка системы хранения, использования, предо тавления информации в центра изованном и децентра изованном управлении;

•  определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозя ственном подразделении;

•  разработка программного обеспечения, создание и испо ьзование банков данных;

•  проведение много ариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;

•  автомати ированная обработка и выдача текстовой информации;

•  обеспечение копир вальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

•  авто атизация административно-управ енческого труда на основе испо ьзования компьютерной техники.

Важными задачами ВСИ являются:

•  координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в произв дственных отделениях в целях повышения качества и своев еменности поступления финансовой информации по фирме в целом;

•  определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;

•  определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Определение потребностей каждого руководителя в необходимой ему конкретной информации — это трудная задача, и ее решение зависит от опыта и функций руководителя, а также его полномочий в принятии управ енческих решений.

Автомати ированные управ енческие информационные системы призваны на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запла ированных показателей.

Внутр фирменная система информации выполняет следующие функции:

•  определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деят льностью фирмы;

•  определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

•  центра изованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения беспе ебойного функци нирования системы информации;

•  определение уровня затрат на испо ьзование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслу ивающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение -магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

•  обеспечение должного уровня сбора, хранения и предо тавления информации;

*  разработка программных средств, прикладных программ.