Информационное обеспечение менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Оглавление

Введение…………………………………………………………………………………..3

I. Информационное обеспечение менеджмента:

1. Понятие информации…………………………………………………………………..5

2. Виды информации……………………………………………………………………...6

3. Этапы обмена информацией………………………………………………………….10

4. Информационная система управления………………………………………………10

5. Защита информации…………………………………………………………………..13

II. Процесс управления в таможенных органах………………………………………..16

Заключение……………………………………………………………………………….21

Список использованной литературы………………………………………...................22

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

     В современной России, как и в других странах, проводится активная политика повсеместной информатизации всех сфер жизнедеятельности, разрабатываются и принимаются программы наиболее полного использования информационных ресурсов для целей управления, а также экономического, социального и культурного прогресса общества. В полной мере эта проблема относится к таможенным органам (ТО) страны, являющимися одним из важнейших государственных институтов по координации и управлению внешнеэкономической деятельностью, и обеспечению национальной безопасности.

     Роль и значение информации как одного из факторов деятельности ТО резко возрастает, прежде всего, из-за постоянного усложнения социально-экономических процессов и явлений, протекающих в обществе и его отдельных хозяйствующих субъектах, что в свою очередь обусловливается увеличением масштабов и темпов производства, углублением специализации, всесторонним научно-техническим развитием. Кроме того, быстрые и частые изменения во внешней среде ставят руководство ТО в условия принятия управленческих решений при неполной и несвоевременной или даже недостоверной информации. Данная проблема наиболее актуальна для ТО, непосредственно работающих с клиентами по обслуживанию процессов товародвижения.

     Сегодня ни в одной области невозможно идти в ногу с мировым прогрессом, выдерживать усиливающуюся динамику развития, если процесс управления не основывается на полной, объективной и своевременной информации регистрируемой, обрабатываемой, сохраняемой и распространяемой с помощью научно-обоснованных методов, технологий и современных средств вычислительной техники. Именно этим и обуславливается необходимость информатизации управления деятельностью ТО и усиления информационной поддержки принимаемых персоналом ТО решений. В динамично развивающейся обстановке никакое управление не в состоянии следить за направлением изменений в ТО, адекватно реагировать на возникающие проблемы, если оно не располагает своевременной, полной и достоверной информацией, если не умеет осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно их воплощать в конкретных управленческих решениях.

     Таким образом, информация становится одним из первостепенных ресурсов, значение, которого никак не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других производственных ресурсов. В отличие от большинства ресурсов, которые могут фактически истощаться, информационный ресурс, тиражируясь, может использоваться многократно для индивидуального и коллективного потребления. При этом он не только не уменьшается, а еще больше увеличивается и обогащается.  
Овладеть данными специфичными ресурсами и эффективно их использовать в сфере управленческой деятельности — основная цель информатизации управления ТО.     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I. Информационное обеспечение менеджмента

     1. Понятие информации

     Поведение человека обусловлено определенной полученной, усвоенной и обработанной им информацией. Под информацией понимается совокупность сведений и сигналов о процессах и явлениях, протекающих во внешнем окружении и самом организме человека. [2. с.207]

     Управленческая информация - совокупность сведений о состоянии и процессах, протекающих внутри и во вне организации. [15. с.138]

     При рассмотрении  информации используют показатели: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость.

     Объем информации определяется символами числом знаков, букв и т. д. Объем воспринимаемой информации о каком-либо объекте характеризуется символьным объемом, количеством текста, графиков, рисунков, временем получения и анализом информации.

     При оценке подобной информации используют качественные показатели:

•   информация избыточна;

•   требуемого объёма;

•  информация недостаточна.

     Избыточная информация повышает качество последующих управленческих решений, но требует больших затрат времени для ее передачи и анализа.

     Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения.

     Достоверность информации — это показатель соответствия полученных сведений реальным. Чем меньше звеньев принимает участие в передаче информации, тем выше ее достоверность. Искажение может произойти по объективным и субъективным причинам.

     Ценность информации может рассматриваться с двух позиций: ценность для получателя по отношению к будущей прибыльности (потребительская ценность) и ценность с точки зрения понесенных затрат. Информация в отличие от товара при передаче остается и у источника (продавца).

     Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной информации через улучшение эмоционального восприятия, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если фоновая информация отсутствует, то информация воспринимается как «сухая». При обилии фоновой информации говорят, что в ней много «воды».

     Открытость информации характеризует возможность ознакомления различным группам людей. Секретная информация предоставляется только ограниченному кругу работников предприятия. Конфиденциальная информация может быть передана достаточно широкому кругу работающих на данном предприятии, но с условием сохранения ее тайны от работников других предприятий. [6. с.314-315]

     Внедрение техники и технологии в сферу обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизация и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции.

     Эффективность деятельности предприятия определяется правильность принимаемых управленческих решений. Отсутствие либо недостаток необходимой информации оказывается главной причиной ошибок менеджеров.

     Информация — это один из ресурсов организационной системы.

     Особенностями  информации как ресурса являются:

1) неисчерпаемость;

2) сохраняемость и накапливаемость;

3) возможность параллельного  использования;

4) легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи. [3. с.440]

    

     2. Виды информации

     Можно дать  следующую классификацию информации:

1)   по носителям  (электронные, вещественные и т. п.);

2)   по направлению  движения (входящая и исходящая);

3)   по источнику  (внешняя и внутренняя);

4)   по содержанию (экономическая, правовая, техническая  и проч.);

5) по спектру применимости (одноцелевая связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая — нескольких различных);

6)   по назначению:

• оперативная информация служит для корректировки деятельности организации;

•  отчетная предназначается  для анализа (она бывает статистической, собираемой в определенные сроки в стандартной форме и частично предоставляемой государственным органам, и нестатистической);

7)   по возможности  закрепления и хранения:

•  воплощенная в материальных объектах;

•  фиксируемая на носителях (хранится бесконечно, не подвергаясь  искажению, свидетельством чему являются наскальные надписи и рисунки);

•  не фиксируемая (хранится некоторое время в памяти людей, а затем постепенно исчезает); [16. с.341]

8)   по степени  готовности для использования:

• исходная информация, представляющая совокупность несистематизированных данных, полученных непосредственно из их источника впервые;

•  промежуточная информация несет в себе сведения, прошедшие  через процесс предварительной  «очистки» и систематизации, позволяющий  решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего использования;

•  конечная информация дает возможность принимать обоснованные управленческие решения;

     Промежуточная и конечная информация являются производными по отношению к исходной. Они получаются путем ее логической обработки и по-другому называются знаниями.

9)   по степени  важности:

• основная информация включает сведения, необходимые для принятия решений и выполнения работы (например, указания, предписания, инструкции);

•  вспомогательная  облегчает работу с основной;

•  желательная (без  которой, однако, можно обойтись) несет  сведения об итогах, перспективах на будущее, событиях внутренней жизни и т. п.;

10)   по полноте:

•  частичная информация может использоваться лишь в совокупности с другой;

•  комплексная дает всесторонне исчерпывающие сведения об объекте и позволяет непосредственно принимать любые решения;

11)   по назначению:

•  универсальная информация необходима для решения любых  проблем;

•  функциональная —  родственных;

•  индивидуализированная - данной конкретной уникальной проблемы;

12)   по характеру  потребности:

• постоянная информация требуется в неизменной форме в течение длительного времени (например, законодательные акты), фиксируется на стойких носителях и должна быть общедоступной;

•  переменная используется в течение короткого срока или один раз;

13)   по степени  надежности:

•  достоверная (уровень  достоверности — 80-100 процентов);

• вероятностная (уровень  достоверности которой менее 80 процентов), что обусловлено: принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения; сомнительными методами работы с ними; случайными или целенаправленными искажениями при передаче и приеме информации;

•  ложная (заведомо или  в силу обстоятельств, например опоздания);

14)   по особенностям распространения (устная, письменная и комбинированная). Пути передачи информации оказывают разное психологическое воздействие, например, устная, как правило, эффективнее письменной; [17. с.281]

15)   по степени  организованности:

•  систематизированная информация, унифицированная по составу, показателям, адресатам, срокам, периодичности, формам предоставления;

• бессистемная;

16) по способам воспроизведения (визуальная, аудиовизуальная, аудиоинформация).

17)   по степени  открытости, т. е. возможности предоставления ее разным категориям пользователей:

•  открытая (предназначается  для всех);

• конфиденциальная (имеет высокий уровень ценности; ее утечка может быть связана со значительными потерями для фирмы);

• секретная (включает особо важные сведения, от которых зависит жизнеспособность организации); [12. с.258]

18)   в соответствии  с порядком предоставления:

•  по предписанию;

• в установленные сроки;

•  по запросу;

• по инициативе отправителя;

19) по степени охвата организационных процессов (сплошная и выборочная);

20)   по пользователям  (внешняя и внутренняя);

21)   по видам (нормативная,  плановая, фактическая);

22)   по степени  полноты (достаточная, недостаточная,  избыточная). [3. с.441-443]

     Служба информационного обеспечения предприятия решает множество задач, но важнейшими являются:

•   ранжирование поступающей  в фирму информации;

•   экстренное оповещение менеджеров;

• сбор текущей информации о состоянии фирмы, ее подразделений и ресурсов;

•   оценка тенденций  и состояния фирмы, ее подразделений и ресурсов;

•   контроль ресурсов через заданные лимиты и темпами  потребления;

•   анализ структуры  запасов материальных ценностей  и финансов;

•   контроль движения заказов по структурным подразделениям фирмы;

•   поддержание справочной системы руководителей;

•   ведение электронного архива;

•   поддержание экспертных систем для принятия решений руководителями;

•   подготовка отчетных и плановых документов;

•   поддержание системы контроля исполнения распоряжений;