Информационное обеспечение административного менеджмента

Введение

 Управление - это прежде всего процесс принятия определённых решений. Но в основе принятия почти всякого решения лежит обозначенный самим человеком круг альтернатив. В свою очередь, формирование и выбор конкретной альтернативы производится на основе имеющейся информации. Следовательно, информация - основа управленческой деятельности, незыблемый фундамент, без которого практически всякая осмысленная человеческая деятельность, в том числе и управленческая, становится неэффективной и хаотической.

 Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение, это залог успеха и конкурентоспособности фирмы. Так же оно порой выступает, как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

 Информационные единицы способны объединяться в потоки. Потоки информации, циркулирующие в системах управления, непрерывно возрастают. Так, на современном среднем предприятии, согласно данным, месячный объём технической, экономической и учётной информации достигает около 500 тыс. документострок. Но вся информация должна быть переработана, что требует выполнения десятков миллионов вычислительных, логических операций.

 Именно в связи с огромными потоками информации в системах управления и необходимостью её своевременной переработки возникла задача автоматизации этих систем.

 Внедрение современной вычислительной техники в системах управления на различных уровнях и в различных звеньях существенно повышает их эффективность. Новые информационные технологии привносят совершенно революционные возможности в менеджмент, открывая тем самым неизведанные горизонты управления. В связи с этим, в ходе моей  работы будет рассмотрен и проанализирован не менее важный, чем информационный вопрос, вопрос информационного обеспечения и информационных технологий.

"Новая информационная  революция уже идёт. Началась  она в бизнесе, и началась  с информации, необходимой бизнесу.  Но она, несомненно, затронет все  общественные институты. Она радикально  изменит смысл, который вкладывают  в понятие "информация" - пишет Питер Ф. Друкер.

                       1.Содержание и виды управленческой информации

  Информационное обеспечение менеджмента включает сбор, переработку, хранение и передачу пользователю управленческой информации.

  Информация (от латинского informatio – разъяснение, изложение), первоначально – сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); а с середины ХХ века – общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

  В практической деятельности часто смешиваются понятия информации и данных. Под информацией обычно понимаются данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для пользователей. Данные, напротив, являются потоками фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или в окружающей среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в удобную для пользователя форму.

  Информация состоит из объективных фактов и предположений, которые влияют на восприятие лицом, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с рассматриваемой проблемой или возможностью. Все, что потенциально позволит снизить степень неопределенности – факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи или слухи – может считаться информацией.

  Факт – это событие или условие, которое наблюдается напрямую (простейший вид информации).

  Оценки отличаются от фактов тем, что базируются на умозаключениях и/или статистических приемах, а не на прямом наблюдении и подсчете.

  Такая оценка может отличаться от факта по двум причинам: так как она базируется на выборке, на нее влияет ошибка выборки; кроме того, на нее воздействует также ошибка измерения, так как она основана не на непосредственном наблюдении. Последствия обеих ошибок могут быть сведены к минимуму: первая – путем увеличения размера выборки, вторая – при помощи более точных методов измерения.

  Оценки связаны с прошлым и настоящим, тогда как прогнозы связаны с будущим. Частично они основаны на экстраполяции тенденций, частично на аналогии и частично на здравом смысле. На практике часто используют обобщенные связи как основу для оценки и прогноза. Например, они устанавливаются между объемом продаж и такими факторами как национальный доход, доверие потребителя, план расходов корпоративного капитала и т.д.

  Слух отличается от факта только тем, что источник информации менее надежен. Но слух может быть единственным доступным источником отдельных видов информации.

 Виды информации классифицируются:

• по характеру:
• технологическая;
• учетная;
• научно-техническая;
• плановая;
• контрольная.
• по форме представления:
• цифровая,
• текстовая,
• графическая;
• по способу хранения:
• хранимая,
• не хранимая;
• по источнику поступления:
• внешняя (директивные указания вышестоящих органов, материалы центральных и местных органов управления, документы, поступающие от других организаций),
• внутренняя (отражает данные о ходе производства на предприятии, о выполнении плана, о работе цехов, участков служб, о сбыте производства);

Все виды информации, необходимой для управления организацией, являются основной частью ее информационной системы, которая образует неразрывное единство с ее системой управления.

 Наиболее примечательное свойство информации – способность вызывать изменения. Непременным условием выживания в условиях рынка и сохранения конкурентоспособности является адаптация к изменяющимся потребностям потребителей. Поэтому практическая ценность информации прямо пропорциональна роли, которую она играет в принятии решений и его важности для организации.

 Исследователи в области теории информации считают, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель должен обладать определенным запасом знаний.

  Совокупность знаний, позволяющих распознать некоторое множество информационных продуктов, называется информационным потенциалом.

  В этом смысле различают информацию, которая поступает в организацию из внешней среды и из внутренних источников, и, соответственно, направленную во внешнюю среду и для внутреннего использования.

Рис. 1 Направленность потоков информации в организации

 

Внешняя среда направляет информацию для того, чтобы организация  адекватно изменила свое поведение. При этом формирование информационного  потенциала менеджера осуществляется с помощью информационных потоков, вырабатываемых внешней и внутренней средой.

Различия в информационных потребностях менеджеров позволяют  условно разделить управленческую деятельность на категории:

• стратегическое планирование – процесс принятия решений относительно целей организации, изменения этих целей, использования ресурсов для достижения этих целей и относительно стратегий, обуславливающих получение, использование и размещение этих ресурсов;
• управленческий контроль – процесс, обеспечения получения и эффективного использования ресурсов для достижения целей организации;
• оперативный контроль – процесс обеспечения эффективного и квалифицированного выполнения конкретных задач.

  Эти категории деятельности соответствуют обязанностям управляющих высшего, среднего и низового звена. Информационная система должна предоставлять менеджерам информацию, соответствующую требованиям, предъявляемым к ней каждым из уровней управления.

  Кроме того, руководителям нужна специфическая информация, относящаяся к области их конкретной профессиональной деятельности. Так, управляющему по сбыту требуется информация о торговых сделках, вкусах потребителей, конкурентоспособности новых товаров, а для управляющего производством − необходима детальная информация о технических условиях на новое изделие, и т.д.

  К управленческой информации предъявляются следующие требования:

• достоверность и точность – гарантия объективности и правдивости, представляемых данных обеспечивается правильным отбором первичных данных, оптимальностью систематизации, предполагает необходимость указания методов сбора, учета и обработки информации;
• конфиденциальность – строгий учет и контроль за распространением информации среди внешних пользователей, а также за ее содержанием и характером;
• целенаправленность – обеспечение информацией конкретных управленцев;
• своевременность предоставления – способность влиять на принятие решения пользователем и удовлетворять его интересы в нужный момент или к определенному сроку;
• четкость формулировок – информация не должна допускать возможности ее двоякого толкования, и должна быть правильно переведена на иностранные языки;
• доступность и понятность информации – представление информации в ясной для понимания форме. Для ясного понимания информации необходимо, чтобы формы ее представления отражали существо вопросов;
• сжатость – информация без излишней детализации;
• сопоставимость – создание возможности сравнения показателей различных организаций, регионах, государств, с помощью определенных стандартов предоставления информации;
• надежность хранения – защита от несанкционированного доступа;
• экономическая эффективность информационного процесса – соотношение прибыли от информации и затрат на ее получение, хранение, обработку и выдачу должно обеспечивать экономическую целесообразность осуществления этих процессов.

 

2. Информационный процесс в организации

Среди наиболее важных источников информации выделяют:

1. источники внутри самой организации:
• специализированные группы сотрудников,
• деятельность специализированных групп сотрудников,
• периодические отчеты,
• всевозможные информационные связи;
2. публикуемые источники:
• отчеты правительственных агентств,
• отчеты торговых организаций,
• научные публикации,
• торговые журналы,
• справочники и списки,
• общие публикации;
3. другие организации:
• поставщики,
• рекламные агентства и средства массовой информации,
• заказчики (включая дилеров и оптовиков),
• конкуренты;
4. информационная индустрия:
• фирмы, занимающиеся исследованиями в области маркетинга,
• другие специализированные агентства, такие, как служба проверки рекламы, служба кредита и д.р.

 

Рис. 2 Схема информационного процесса

 

 

Большую часть используемой менеджерами  информации обеспечивают внутренние источники. При этом специализированная группа работников в составе оргструктуры управления занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие направления, как:

• маркетинговые исследования,
• анализ продаж,
• планирование,
• экономический анализ,
• исследование операций,
• системный анализ.

Кроме создания подобных специализированных групп, практикуются регулярные отчеты линейных руководителей и служащих.

Публикуемые источники поставляют разнообразную информацию по многим вопросам, относящимся к управлению, таким, как население, экономические условия, производство, продажи, правовые и нормативные акты и т.д. Объемы и надежность такой информации очень разнятся по отраслям и странам мира. Тем не менее, очень трудно найти проблему, по которой нет какой-нибудь опубликованной информации.

  Другие организации способны поставлять полезную информацию организациям, с которыми они связываются, стремясь продать товары или предоставить услуги.

  В настоящее время все большая доля информации поставляется информационной инфраструктурой – специализированными организациями, которые занимаются сбором и анализом информации, предлагаемой впоследствии либо любому заказчику в виде стандартного продукта, либо под заказ.

  Можно выделить четыре основных способа выработки информации (ее получения из источников): самонаблюдение, взаимодействие, сообщения и анализ.

Самонаблюдение – собственные источники информации человека: образование, опыт, квалификация и другие приобретенные знания.

Взаимодействие – встречи с одним или несколькими людьми, в течение которых происходит взаимный обмен информацией.

Сообщения – письма, файлы данных и специально организованные исследования.

Анализ – выработка информации путем использования количественных моделей и методов принятия решений.

  Если изменчивость и неопределенность обстановки минимальны, то многие решения могут быть запрограммированы и приняты посредством заранее определенных процедур. Это позволяет пропорционально увеличить использование обезличенных источников информации, таких как сообщения и анализ. Однако многие решения могут быть нестандартными. В этом случае для их принятия необходимо использовать больше информации из взаимодействия и самонаблюдения.