Информационное обеспечение административного менеджмента

  Запросы как составная часть информационного процесса генерируются менеджерами и специалистами в рамках их служебных полномочий и компетентности. Обработка запросов происходит в специально созданных информационных центрах организации, чаще всего с использованием ЭВМ (серверов баз данных и серверов приложений при клиент−серверной архитектуре информационной системы).

  Хранение информации – важнейшая составная часть информационного процесса, которая обеспечивает надежную сохранность информации, которая поступила в информационную систему, для ее дальнейшего использования.

  Выдача информации осуществляется при помощи разнообразных средств вывода, наиболее известными и распространенными из которых являются мониторы и принтеры различных типов и конструкций и проекторы.

  Информационные системы также нуждаются в обратной связи, которая является возвращаемыми обработанными данными, нужными для того, чтобы приспособить элементы организации для помощи в оценке или исправлении обработанных данных.

 

                                      3.Информационные технологии

 Информационная технология – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

  Информационные технологии обладают следующими полезными для менеджера свойствами:

• помогают преодолевать пропасть между экономикой и математикой;
• являются эффективными носителями современных методов решения экономических задач;
• способствуют согласованию экономических процедур с международными требованиями;
• подключают к единому информационному пространству – экономическому и образовательному.

   При выборе информационной технологии следует учесть:

• когда, как часто, как долго осуществляется связь;
• кто с кем связывается;
• как связаны участники;
• что является предметом связи и чем она осуществляется.

 Табл.1 Классификация информационных технологий

Признак классификации	Виды информационных технологий
По способу реализации в информационной системе	Традиционные
	Новые информационные технологии
По степени охвата задач управления	Электронная обработка  данных
	Автоматизация функций  управления
	Поддержка принятия решений
	Электронный офис
	Экспертная поддержка
По классу реализуемых технологических операций	Работа с текстовым  редактором
	Работа с табличным  процессором
	Работа с СУБД
	Работа с графическими объектами
	Мультимедийные системы
	Гипертекстовые системы
По типу пользовательского  интерфейса	Пакетные
	Диалоговые
	Сетевые
По способу построения сети	Локальные
	Многоуровневые
	Распределенные
По обслуживаемым предметным областям	Бухгалтерский учет
	Банковская деятельность
	Налоговая деятельность
	Страховая деятельность
	Другие

 

                            4. Виды и функции информационных систем

В любой системе управления организацией существует информационная система, называемая управленческой информационной системой.

Управленческая  информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

  Таким образом, информационная система может быть определена с технической точки зрения как набор взаимосвязанных компонентов, которые собирают, обрабатывают, запасают и распределяют информацию, чтобы поддержать принятие решений и управление в организации. В дополнение к поддержке принятия решений, координации и управлению информационные системы могут также помогать менеджерам проводить анализ проблемы, делают видимыми комплексные объекты и создают новые изделия.

  Компьютерные информационные системы используют компьютерные технологии, чтобы преобразовать данные в информацию, однако существует различие между компьютером и компьютерной программой с одной стороны, и информационной системой – с другой. ЭВМ и программы – техническое основание, инструментальные средства и материалы современных информационных систем. Компьютеры являются оборудованием для хранения и изготовления информации. Программное обеспечение является набором инструкций, которые управляют работой компьютеров.

  Для эффективного применения информационных систем требуется соответствующая квалификация кадров, методологический инструментарий планово-аналитической работы, адекватная сквозная система внутреннего и внешнего документооборота. Всего этого недостает как отечественным, так и многим зарубежным организациям.

  С позиции управления бизнес-процессами, информационная система представляет собой организационные и управленческие решения, основанные на информационных технологиях, принимаемые в ответ на воздействия окружающей среды или предупреждающие таковые.

  В зависимости от уровней управления, в информационной системе выделяют стратегический, управленческий уровни знания, эксплуатационный уровень; и функциональные области, которые предоставляют информацию, соответственно, управляющим нижнего уровня управления, функциональным специалистам, среднему и высшему звеньям управления.

  Системы эксплуатационного уровня следят за элементарными действиями организации. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы проводить потоки транзакций через организацию.

Системы уровня знания помогают интеграции нового знания в бизнес и организации управления потокам документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущим сегментом.

Системы уровня управления разработаны для обслуживания контроля, управления, принятия решений и административных действий средним звеном управления. Они автоматически определяют, как идет выполнение работ, и периодически извещают об этом. Некоторые системы уровня управления поддерживают принятие неструктурированных решений, для которых информационные требования не всегда ясны.

 

Табл 2. Соответствие потребностей управляющих возможностям информационно-управляющей системы

Уровень управ − ления	Управленческая ответственность	Информация, требуемая  информационно-управляющей системой	Как используется информация информационно-управляющей системы
Высшее управление	Увеличение производительности, рост, накопление и использование  ресурсов; выживание всей организации	Данные о среде и  тенденции, прогнозы, сводные отчеты об операциях, уведомления об исключительных проблемах	Установление организационных  целей, политики, ограничений, принятие решений, касающихся стратегических планов и управления всей организацией
Среднее звено управления	Размещение ресурсов в соответствии с распределенными заданиями, установление оперативных планов, контроль операций	Сводки о результатах  операций и уведомления об исключительных ситуациях, относящихся к делу действиях  и решениях других руководителей среднего звена	Установление оперативных планов и политики, контроль процедур, составление уведомлений об исключительных ситуациях, составление оперативных сводок по распределению ресурсов, о действиях и решениях для других управляющих среднего звена
Нижнее звено управления	Производство товаров или услуг в пределах бюджетов, установление потребности в ресурсах, перевозке и хранении материалов.	Свободные отчеты о взаимодействиях, подробные отчеты по проблемам, оперативные планы и политики, процедуры контроля, действия и решения, связанных между собой управляющих	Составление уведомлений  об исключительных ситуациях и сообщений  о состоянии работы, определение  потребности в ресурсах, составление  рабочих календарных планов

 

Системы стратегического  уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые проводят стратегические исследования и длительные тренды в организации и ее окружении. Их основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.

 

 Табл 3. Основные типы информационных систем

Системы стратегического  уровня
Исполнительные системы (Executive Support Systems – ESS)	5-летнее прогнозирование  продаж	5-летнее оперативное  планирование	5-летнее прогнозирование  бюджета		Планирование прибыли	Планирование личного состава
Системы управленческого  уровня
Управляющие информационные системы (Management Information Systems – MIS)	Управление сбытом	Контроль инвентаря	Ежегодный бюджет		Анализ капитало−  вложения	Анализ перемещений
Системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems – DSS)	Коммерческий анализ региона	Планирование производства	Анализ затрат		Анализ рентабельности	Анализ стоимостей контрактов
Системы уровня знания
Системы работы знания (Knowledge Work Systems – KWS)	АРМы проектировщика			Графические рабочие станции			Управленческие рабочие  станции
Системы автоматизации  делопроизводства (Office Automation Systems – OAS)	Текстовые редакторы			Создание изображений			Электронные календари
Системы эксплуатационного  уровня
Системы диалоговой обработки  запросов (Transaction Processing Systems – TPS)		Машинная обработка	Торговля ценными бумагами		Платежные ведомости	Вознаграждения
	Отслеживание приказов	Планирование деятельности предприятий			Платежи	Обучение и развитие
	Отслеживание процессов	Перемещение материалов	Регулирование денежных операций		Дебитор− ская задолженность	Хранение отчетов служащих
	Продажа и маркетинг	Производство	Финансы		Бухгалтерия	Людские ресурсы

 

 

                                5. Информационное обеспечение

 Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления можно классифицировать по различным признакам: принадлежности к различным видам управленческой деятельности, содержанию процесса управления, сфере производственной деятельности и др. Все они характеризуются определенным составом информации (показателей, информационных сообщений, информационных массивов).

 Общими функциями управления считаются такие, как планирование, организация, мотивация и контроль Специальные функции связаны с конкретной