Функции управления организацией

оперативно  реагировать в неожиданных ситуациях. Лидерство – это процесс

преимущественно несилового воздействия в направлении достижения группой или

организацией  своих целей. Лидерство в основном строится на отношениях типа

«лидер - последователи», а не «начальник - подчиненный». Не всякий менеджер

может быть лидером; в коллективе может появиться и неформальный лидер.

     Автоматизированные методы управления – это методы, в которых используются

электронно-вычислительные, телекоммуникационные средства и сети в системе

управления  организацией, ее связей с внешней  средой и реализации основных

функций менеджмента: анализа, прогнозирования, планирования, оптимизации и

принятия  решений, учета, контроля, мониторинга. Построение автоматизированной

системы управления организацией (АСУО) включает в себя следующие восемь

составляющих: разработку модели организации, информационного  обеспечения АСУО,

математического обеспечения АСУО, лингвистического обеспечения АСУО,

программного  обеспечения АСУО, сетевого обеспечения АСУО, технического

обеспечения АСУО, организационного обеспечения  АСУО, методического обеспечения

АСУО.

Цели  функционирования АСУО:

·        минимизация времени на коммуникационные процессы в организации,

повышение оперативности управления;

·        учет и контроль производственных процессов, что снижает общие издержки;

·        обеспечение оптимального планирования, оптимального распределения

ресурсов  и управление запасами;

·        составление расписаний движений ресурсов в организации и т.д.

Телекоммуникационную  технику и сети используют также  в финансовых расчетах,

работе  с поставщиками, клиентами (бизнес в  Интернете, электронные магазины),

партнерами.

В программно-целевых методах управления используется специальная матрица

программно-целевого управления.

    

 

Схема 2.

Проблемы:

·        необходима координация исполнения программ по срокам, исполнителям и

целям;

·        необходимо правильное распределение  прав, ответственности и

ресурсного  обеспечения.

     Проблемно-ориентированные методы управления используются в сложных

нештатных ситуациях (экономические  кризисы, потери рынков сбыта, стихийные

бедствия, аварии, чрезвычайные ситуации). При этом:

·        выделяются сложные критические  ситуации – проблемы, которые могут

возникнуть  в будущем и которые необходимо быстро решить;

·        для каждой ситуации разрабатываются  возможные сценарии (схемы,

алгоритмы) развития событий, делается оптимистический  и пессимистический

прогнозы;

·        разрабатываются сценарии ответных действий на возможные нештатные

ситуации; основная цель – минимизация потерь и быстрейшее спасение самого

ценного.

В таких  ситуациях основной критический ресурс – это время. Умение оперативно

управлять временем в критических ситуациях  выходит на первый план. Часто для

этой  цели проводятся специальные тренировки, сборы, тренинги, которые

позволяют скоординировать действия подразделений и руководства в нештатных

ситуациях, выявить и проанализировать ошибки в ответных действиях.

     ООО ресторан “Buono Chibo” делает упор на два метода управления:

экономические и социально-психологические. Выбор  в пользу этих методов сделан

по причине небольшого размера организации и особенностей работающего

коллектива. Именно в  следствие верного и  совместного труда всего персонала

предприятие является прибыльным.

     2.2.4. Информационное обеспечение процесса управления.

Передача  информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень

управления  и взаимный обмен информацией  между подразделениями фирмы

осуществляется  на базе современной электронно-вычислительной техники с

применением различных информационных решений [2, 132].

В менеджменте  к информации предъявляются определённые требования: краткость,

чёткость  формулировок, своевременность поступлений, точность и достоверность,

правильный  отбор первичных сведений, непрерывность  сбора сведений [3, 72].

Для современных  предприятий характерно применение высокоэффективных систем

информации, основанных на использовании новейших технических средств

автоматизированной  обработки информации, объединённых в единую сеть.

Управленческая  информационная система состоит из компонентов обработки

информации, внутренних и внешних каналов её передачи, собственно информации.

Информационные  системы последовательно реализуют  принципы единства

производственного процесса, информации и организации  путём применения

технических средств сбора, накопления, обработки  и передачи информации в

сочетании с использованием аналитических  методов математической статистики и

моделей прогнозно-аналитических расчётов. Весь информационный процесс

направлен на получение научно-технической, плановой, контрольной, учётной и

аналитической информации.

Внутрифирменная система информации выполняет следующие  функции: определение

потребности каждого конкретного менеджера  в объёме и содержании необходимой

ему информации для целей оперативного управления деятельностью фирмы,

определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого

менеджера в отдельности для обеспечения  необходимой информацией,

централизованное  планирование всех затрат на приобретение, аренду,

использование технических средств для обеспечения  бесперебойного

функционирования системы, обеспечение должного уровня сбора, хранения и

предоставления  информации, разработка программных  средств, прикладных

программ.

В производственно-хозяйственном  подразделении фирмы обеспечивается обобщение

информации  “ снизу вверх”, а также конкретизация информации “ сверху вниз”.

Важную  роль в использовании информации играют способы её регистрации,

обработки, накопления и передачи, систематизированное  хранение и

представление информации в требуемой форме.

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым

условием  успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество

формирования  документов, слаженность работы справочно-информационной  службы,

четкая  организация хранения, поиска и использования  документов,

непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на

экономическую эффективность деятельности предприятия  в целом.

Уменьшение  времени, которое тратится на поиск  нужной информации, на

выполнение  определенных действий в рамках делового процесса обработки

документов, является одним из главных способов повышения производительности

работы  сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в

контроле  за прохождением документов в масштабах  всей организации приводит к

необходимости создания автоматизированной системы управления

документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и до передачи в архив,

состоит из большого количества взаимосвязанных  процедур. Деловые процессы,

заложенные  в систему автоматизации, должны включать в себя создание

документов, в том числе и на основе типовых  шаблонов, регистрацию входящей,

исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию  документов, контроль

прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную

систему, является возможность обработки  и регистрации различных типов

информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные  образы бумажных

документов, графические изображения, электронные  таблицы.

В процессе обработки документа нередко участвует большое количество

сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на

исполнение  и т. д. При этом важно, чтобы любой  участник делового процесса мог

в любое  время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При

этом  важно соблюдать строгое разграничение  доступа и защиту данных.

Наличие средств календарного планирования поможет обеспечить надежность и

оперативность взаимодействия между подразделениями  при организации

деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение

связи с деловыми партнерами, клиентами  и поставщиками так же важно, как  и

организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе

заключения  договора может потребоваться совместная работа юридического