Функции управления организацией

Как источник получения информации схема может  быть использована в рамках

ознакомления  с деятельностью и структурой управления предприятием (в

частности, вновь принятых на работу), а также  в качестве дополнительного

наглядного  материала при изучении должностных инструкций. Ею можно

воспользоваться в качестве основы для возможной  реорганизации или модификации

структуры организации.

Наконец, схема используется в качестве справочного  материала, позволяет

служащим  предприятия быстро ознакомиться с  происшедшими в рамках организации

изменениями. Для этой цели структурная схема  организации может быть помещена

на доске  объявлений.

     Недостатки использования схематичных построений. Это, во-первых,

статичность. Схема строения организации быстро устаревает. Она отражает

организацию в определенный момент времени, в  этом смысле она статична. Но так

как бизнес динамичен, то, несмотря на то что основная структура организации

остается  неизменной в течение длительного  времени, в рамках этой структуры

возникает много изменений (например, кадровых), что, естественно, требует

внесения  определенных замен и дополнений.

Во-вторых, в схеме не отражаются неформальные отношения, что снижает ее

практическую  значимость.

Схемы могут привести к бюрократизму. Они  по существу негибки и отражают

устойчивые  каналы взаимоотношений, но не указывают  наиболее рациональных,

коротких  связей, которые весьма часто возникают  в процессе деятельности

организации.

Наконец, нередко возникают трудности  в представлении об уровнях значимости.

Неправильное  впечатление может возникнуть в результате чтения схемы, где на

одной горизонтальной линии показаны несколько  менеджеров, что якобы

подразумевает их одинаковый статус. Поэтому иногда, довольно сложно с

требуемой точностью обозначить реальные отношения, разную значимость

должностей  и положений.

     Руководство (справочник) по организационному построению предприятия.

Такие виды документов часто называются отдельными справочниками или

инструкциями. Они содержат перечень должностей с  их подробным описанием (часто

в форме  описания производственных обязанностей, взаимоотношений, полномочий,

соответствующих принципов и практики).

     Распределение обязанностей означает определение масштаба полномочий и

меры  ответственности по каждой должности, обозначенной на схеме. Здесь же

содержится  описание выполняемых функций. В  документе «Распределение

обязанностей» должны содержаться следующие положения: название должности;

отдел, в котором имеется эта должность; уровень положения; описание выполняемых

функций; обязанности и права; взаимоотношения с руководством, коллегами и

подчиненными; число подчиненных, их особенности; должность непосредственного

руководителя; особые полномочия (обязанности); ограничения  в полномочиях

(например, возможность действовать по своему  усмотрению, определение величины

денежных  средств).

     Ответственность – обязательство работника выполнять имеющиеся задачи,

которые присущи занимаемой им должности  и отвечать за результаты этой

деятельности. Ответственность исполнителя –  обязательство работника выполнить

делегированные  ему задачи и отвечать за результаты своего труда.

Ответственность руководителя – обязательство отвечать за выполнение задач и

результаты  труда подчиненных ему работников. Принятие на себя ответственности и

привлечение к ответственности являются необходимыми следствиями выполнения

задач различными лицами с разделением  труда между ними.

Ответственность - это:

·        готовность в собственных решениях или действиях учитывать интересы

тех, кого касается решение,

·        готовность отвечать за свои действия (что тесно связано с правом на

самостоятельные действия),

·        готовность отвечать за действия исполнителей задания, если контроль

и анализ не установил их личной вины.

Различают:

·        собственную ответственность (обязанность отвечать за собственные

действия),

·        чужую ответственность (обязанность  отвечать за решения или действия

других),

·        ответственность перед собою (случай, когда устанавливаемый нормы  и

исполнитель является одним лицом),

·        внешнюю ответственность (по отношению к внешним сферам деятельности

предприятия),

·        внутреннюю ответственность (по отношению  к внутренним сферам

деятельности),

·        ответственность перед предприятием (учет интересов предприятия и  его

собственников).

В случае ответственности в смысле обязанности  отвечать за последствия,

принятие ответственности выступает в следующих формах:

1. Определение  отрицательных результатов в  результате контроля.

2. Определение  персональной ответственности в  результате анализа отклонений.

3. Персональные  меры поощрения и взыскания:

·        поощрения (премии, продвижения, укрепление авторитета),

·        уменьшения содействия (вознаграждение, влияние на карьеру),

·        санкции (снижение окладов, возмещение ущерба, потеря компетенции,

отставка, увольнение, уголовное преследование).

Рассмотрим, чем занимаются сотрудники ООО ресторана “Buono Chibo”.

Возглавляет работу ресторана “Buono Chibo” - директор, который

назначается высшим органом управления – общим  собранием участников.

     Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной

деятельности ресторана, исполнение договоров и соглашений; рассматривает

жалобы.

     Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать

работников  ресторана; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться

средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать

взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно

подчиняется заведующий производством.

     Заведующий производством руководствуется должностной характеристикой;

приступает  к исполнению своих обязанностей после подписания акта о материальной

ответственности.

Обязанности заведующего производством:

·        обеспечение бракеража готовой  пищи;

·        обеспечение соблюдения рецептур блюд и технологии их изготовления,

повышение производительности труда работников;

·        составление графиков выхода на работу;

·        проведение инструктажа по технике  безопасности на рабочем месте;

·        своевременное составление и  предоставление в бухгалтерию отчетов  об

использовании товарно-материальных ценностей;

·        расстановка работников на рабочих местах в соответствии с их

квалификацией;

·        установление дисциплины.

Функции учета, планирования и различные  финансовые операции выполняют работники

бухгалтерии. Ее возглавляет главный бухгалтер.

Функции главного бухгалтера:

·        сводит годовой баланс;

·        ведет учет движения товара;

·        перечисляет налоги;

·        начисляет заработную плату;

·        осуществляет проверку работы бухгалтерии.

Инженерно-эксплуатационную службу ресторана возглавляет  инженер-технолог.

Основными задачами инженера-технолога на данном предприятии – в

ресторане – являются:

·        совершенствование технологии приготовления  кулинарной продукции

путем внедрения новых технологических  приемов, новых видов сырья,

изготовления  новых изделий;

·        контроль за ходом технологического процесса от первичной обработки

сырья до оформления блюд и отпуска их на раздачу;

·        систематическое инструктирование работников производства по

нормативным документам, стандартам, техническим  условиям, внедрению

прогрессивной технологии;

·        участие в работе бракеражной  комиссии.

Отделом по закупкам и складам руководит  руководитель по закупкам. Его функции:

·        отвечает за руководство закупками  всех товаров(продовольствие,

непродовольственные товары) с учетом экологического принципа;

·        консультируется со всеми отделами при выборе необходимых товаров;

·        проверяет все складские запасы и следит за их своевременным

пополнением;

·        учитывает в своей работе основные направления развития и управления

предприятием;

·        организует и контролирует использование  персонала в сферах

складирования и закупок;

·        и т.д.

Это были функциональные руководители, теперь рассмотрим линейных руководителей.