Функции менеджмента – основа управленческой деятельности на примере ООО "Амсай"

Тот, кто планирует, должен сознательно обеспечить такое положение, при котором планируемое предложение  равнялось бы планируемому спросу. Если он не сумеет добиться этого, возникнут  излишки и дефицит. Если при этом все еще не будет использован  рыночный механизм, если не будут снижены  или повышены цены, возникнет неприятная проблема хранения или уничтожения  излишка или же, напротив, начнется жестокая борьба между теми, чей  спрос не удовлетворяется. Планирование – это прежде всего процесс  принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и  развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

В принятии таких решений  состоит процесс планирования в  широком смысле. В узком – планированием  является составление специальных  документов – планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.  Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами. Что касается рассматриваемого нами предприятия, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах. Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Планирование роста  прибыли.

2. Планирование издержек  предприятия,  и, как следствие,  их уменьшение.

3. Увеличение доли рынка,  увеличение доли продаж.

4. Улучшение социальной  политики фирмы.

Структурная схема планирования на предприятии представлена на схеме 1.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

      

 

Сальдо доходной и расходной  частей всех планов включается в бюджет, то есть в план расходов и доходов,  поскольку ориентиром является сохранение ликвидности - платежеспособности  предприятия. Обычно отдельные планы  составляются только по количественным показателям и лишь после их взаимоувязки производится расчет денежных показателей.

В разработке планов принимает  участие весь руководящий состав ООО «Амсай»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО  «Амсай» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства.

Чтобы планы были реализованы  руководство должно найти эффективный  способ сочетания планов, т. е. с оптимальным  результатом.

Организация как процесс  представляет собой функцию по координации  многих задач, чтобы данный процесс  был успешным, необходима соответствующая  целям и задачам грамотно построенная  организационная структура.

Если рассматривать организационную  структуру ООО «Амсай», то ее можно представить следующим образом: ( см. схему 2.)

 

 

 

 

 

Схема 2. Организационная структура ООО «Амсай»

Как показывает данная схема, организационная структура ООО «Амсай» построена по линейно-функциональному типу.

У начальника охраны находятся  в подчинении лица, охраняющие складские  помещения и непосредственно  магазины в количестве 7 человек.

Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы магазинов. У него в подчинении находятся  начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями  которого является управление магазинами через заведующих магазинов и  складами через заведующих складов. Заведующие магазинов и складов  занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений. Помимо этого, в обязанности коммерческого  директора входит отслеживание изменения  тенденций на рынке, поиск новых  товаров, пользующихся повышенным спросом, поиск новых ниш на рынке в  целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. Данные функции, как известно, выполняют  отделы маркетинга, существующие на более  крупных предприятиях, однако за неимением  такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на коммерческого директора в большей  степени.

Требования к персоналу  определены тарифно-квалификационными  справочниками, положениями об отделах  и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями.

Анализируя функции работников коммерческой службы ООО «Амсай», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует  должностным обязанностям указанных исполнителей.

Среди отделов коммерческой службы присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между  работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится  до специалистов отделов), а также  линейная связь (зам. директора по коммерции  координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной  отчетности).

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе  с начальником отдела кадров. В  подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

На данном предприятии  реализуются следующие функции  управления персоналом: подбор и расстановка  кадров, составление плана потребности  в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление  контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести  кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала  и т.д. на предприятии не реализуются, что несомненно влияет на экономическую  эффективность его работы.

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером  занимается финансовыми вопросами  деятельности предприятия, в том  числе и составлением текущих  финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера.

Таким образом, организационная  структура ООО «Амсай» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

-Негибкая структура организации;

-Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;

-Власть проистекает из иерархических уровней в организации;

-Иерархическая система контроля;

-Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;

Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации.

Необходимо отметить, что  выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также  существенным упущением руководства  является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих расширять масштабы своей деятельности.

В продолжение разговора  о недостаточности внимания руководства  к вопросам управления персоналом ООО  «Амсай» коснемся вопросов мотивации.

При планировании и организации  работы руководитель определяет, что  конкретно должна выполнить данная организация, когда, как и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность  воплотить свои решения в дела, применяя на практике основные принципы мотивации.

Мотивация - это процесс  побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или  целей организации.

Общеизвестным фактом является то, что методы мотивации персонала  могут быть как материальными, так  и нематериальными.

Что касается материальных методов, то первоочередное внимание следует  обратить на организацию заработной платы.

На данном предприятии  организация заработной платы имеет  относительно упрощенный характер.

Рядовые работники (продавцы магазинов, работники складов, младший  обслуживающий персонал (технички, грузчики), охрана имеют строго фиксированный  оклад, не зависящий от их личного  вклада в деятельность организации, а также получают премии по результатам  работы всего предприятия в целом. Такая же схема оплаты труда применяется к работникам бухгалтерии и отдела кадров.

Заведующие магазинов  также имеют фиксированный оклад + премия по результатам деятельности их подразделения + премия по результатам  деятельности всего предприятия.

Руководители служб (коммерческий директор и его заместитель, главный  бухгалтер, начальник отдела кадров, начальник отдела охраны) помимо должностного оклада имеют процент от прибыли.

Таким образом, непосредственно  материально заинтересованными  в улучшении показателей работы ООО «Амсай» являются руководящие работники, а зависимость заработной платы остальных работников от эффективности его работы явно недостаточна.

Экономическая ответственность  работников ООО «Амсай» реализуется путем прямого уменьшения заработной платы виновных работников на сумму предъявленных к ним претензий за упущения в работе.

Что касается нематериальных форм мотивации, то здесь ситуация складывается еще более плачевная. Единственным проявлением данных форм является вынесение  благодарности персоналу ООО  «Амсай» за достигнутые результаты (объемы продаж и/или отсутствие жалоб со стороны покупателей), а также звание «Лучший работник года» (по тем же критериям).

Таким образом, мотивация, как  функция управления, на данном предприятии  выражена слабо, что выражается, прежде всего, в высокой текучести. Это  несомненно оказывает самое пагубной воздействие на результаты работы ООО  «Амсай».

Анализ и контроль являются настолько взаимосвязанными функциями  управления, что, характеризуя их проявление на данном предприятии, мы считаем целесообразным рассмотреть их в комплексе, так  как именно в процессе контроля происходит анализ основных показателей результативности работы предприятия, анализ использования имеющихся ресурсов и разработка последующих планов на основе данного анализа.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим  для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем  они станут слишком серьезными, и  может также использоваться для  стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит  из установки стандартов, изменения  фактически достигнутых результатов  и проведения корректировок в  том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных  стандартов.

Осуществление функции контроля опирается в первую очередь на организацию системы учета и  отчетности, включающей финансовые и  производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

В ООО «Амсай» используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль реализуется  на основании сопоставления с  финансовым планом предприятия достигнутых  результатов, он осуществляется путем  получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам, принятым в ООО «Крист».

Административный контроль осуществляется за соответствием хозяйственных  результатов показателям, запланированным  в текущем бюджете; производится сравнение объема фактических и  планируемых продаж; анализируются  изменение доли фирмы на рынке  как в целом, так и по отдельным  продуктам и сегментам рынка. Рассмотренные выше функции планирования и организации помогают в осуществлении  предварительного контроля. Основными  средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В качестве форм осуществления предварительного контроля используются должностные инструкции, положения о структурных подразделениях, правила трудового распорядка и т.п. В данной организации предварительный контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (финансовый план предприятия), который позволяет также осуществить  функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются  наличные средства, эти средства у  нее будут. Бюджеты устанавливают  также предельные значения затрат и  не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом  исчерпать свои наличные средства до конца.