Формування системи контролю поведінки працівників в організації

     Аналіз  зарубіжної та вітчизняної практики впровадження систем контролю показує, що не слід приймати рішення про розробку та впровадження системи контролю в умовах різкого погіршення основних показників діяльності підприємства.

     Сприятливим моментом для початку побудови системи  контролю є поява перших слабких сигналів про можливі ризики для перспективного успішного функціонування підприємства. Мова йде про внутрішні, так і зовнішні по відношенню до підприємства сигнали, що проявляються, як правило, в слабопомітних тенденціях та ознаках.

     Важливим  чинником, який треба обов'язково враховувати при виборі моменту впровадження системи контролю, є наявність у підприємства достатньої кількості фінансових і людських ресурсів. Не секрет, що розробка і впровадження системи контролю коштує чималих грошей, тим більше цей процес реалізується із залученням зовнішніх консультантів.

     Після того як прийнято рішення про розробку системи контролю та призначені виконавці, починається етап формування інструментальної бази контролю. На цій фазі ще рано говорити про початок впровадження контролю, правильніше вважати це початковим етапом створення служби контролю. Створення контролю не тотожне створення системи контролю на підприємстві в цілому.[15,365 - 366]

     Перш  ніж, впроваджувати інструменти контролю в практику менеджменту, необхідно їх розробити і адаптувати до конкретних умов підприємства. У першу чергу мова йде про розробку наступних інструментів:

• системи  планування і бюджетування на підприємстві (оперативне і стратегічне планування);

• методів  розрахунку витрат за видами, місцями виникнення та продуктів;

• системи  звітності, орієнтованої на конкретних користувачів всередині підприємства;

• методики розрахунку ефективності інвестицій та поточної діяльності підприємства;

• методики аналізу відхилень планових і  фактичних показників і т.п.[24,225]

     Впровадження  контролю на підприємстві має бути продемонстровано контролерами і повинні бути розроблені інструменти впровадження, а також переконати менеджерів у необхідності їх застосування у практичній діяльності.

     Перелічимо основні ознаки впровадження контролю в поточну діяльність підприємства:

• чіткий і ясний мова представлення результатів  діяльності аналізованих об'єктів;

• переконлива  для менеджерів підприємства інтерпретація  результатів діяльності їх підрозділів;

• поява у контролерів певної незалежності та елементів наполегливості в аргументації;

• прояв  з боку менеджерів доброзичливою  і довірчого ставлення до контролерів;

• готовність до співпраці та комунікацій.[22, 301]

     Як  правило, фаза впровадження контролю протікає досить довго: 2-3 роки. Тривалість фази впровадження і вживання багато в чому залежить від ступеня розуміння важливості і бажання з боку вищого керівництва підприємства мати систему.

     Для багатьох підприємств настання фази в розвитку впровадження контролю - ймовірна, але ще досить віддалена перспектива. Проте аналіз практики контролю дозволяє виділити деякі ознаки настання фази росту:

• контролер  виступає в якості лідера і модератора при формуванні рамкових показників діяльності підприємства на плановий період;

• контролери освоюють нові сфери діяльності на підприємстві, наприклад контроль поширюється у функціональних підрозділах: виникає контроль маркетингу, контроль логістики, контроль НДР і ДКР тощо;

• налагоджується співпраця з вищими менеджерами при розробці довгострокових цілей підприємства;

• в  рамках служби контролю з’являються  підрозділи стратегічного контролю.[16,174 - 175]

     Функції, завдання та інструментарій контролю постійно доповнюються та вдосконалюються відповідно до змін, що відбуваються у зовнішньому середовищі. Звичайно, на більшості вітчизняних підприємств, що знаходяться на початкових фазах розробки та впровадження контролю, завдання останнього зводяться до створення і апробація методик обліку витрат і результатів у різних аспектах діяльності підприємства. Окремі підприємства вже практично пройшли етап створення системи управлінського обліку і знаходяться в стадії розробки інструментарію для планування і бюджетування. Проте ще рано говорити про те, що контролери на вітчизняних підприємствах стали рівноправними партнерами менеджерів.[17,259] 

1.3. Забезпечення ефективності контролю працівників в організації

          Для забезпечення досягнення цілей організації, система контролю повинна мати такі властивості:

     1. Функція контролю набуває додатковий ступінь складності, коли організації здійснюють свій бізнес на зарубіжних ринках. У випадку виходу на міжнародний рівень кількість цілей у підприємницькій діяльності значно   збільшується, тому контроль здійснювати важче. Менеджери повинні не тільки встановлювати стандарти, вимірювати результативність і вживати коригувальні дії для свого бізнесу всередині країни, але й здійснювати аналогічні операції для свого міжнародного бізнесу. Очевидно, що чим більше їх глобальний бізнес, тим важче здійснювати функцію контролю.

     2. Кінцева мета контролю полягає  не в тому, щоб зібрати інформацію, виявити проблеми і встановити стандарти , а в тому, щоб вирішити завдання, що стоять перед організацією. Проведення вимірювань і оповіщення про їх результати важливо тільки як засіб досягнення цієї мети.

     3.Однією з характеристик ефективності контролю є економічність. Ніколи не слід забувати, що витрати, що здійснюються організацією, повинні приводити до збільшення її переваг і доходів. Витрати повинні наближати організацію до поставлених цілей. Таким чином, якщо сумарні витрати на систему контролю перевершують створювані нею переваги, організації краще не використовувати цю систему контролю взагалі або ж ввести менш ретельний контроль.[21,312] Звичайно для того, щоб визначити реальне співвідношення витрат і прибутку для системи контролю, необхідно розглядати як довгострокові аспекти, так і короткострокові. Якщо і існує будь-яке тверде правило контролю, який коштує більше, ніж він дає для досягнення цілей, не покращує контролю над ситуацією, а спрямовує роботу по хибному шляху, що є ще одним синонімом втрати контролю.

     4. Контроль повинен бути своєчасним. Своєчасність контролю полягає  не у виключно високій швидкості  або частоті його проведення, а у часовому інтервалі між проведенням вимірювань або оцінок, який адекватно відповідає контрольованому явищу.

     5. Для того, щоб бути ефективним, контроль має мати стратегічний характер, тобто відображати загальні пріоритети організації і підтримувати їх. Відносна складність оцінки будь-якого виду діяльності в кількісному вигляді або вимірювання її результативності за принципом «витрати - ефект» ніколи не повинна служити критерієм для рішення - чи потрібно вводити механізм контролю.[20,134] Діяльність в галузях, які не мають стратегічного призначення, не слід вимірювати дуже часто і про отримані результати можна нікому не повідомляти до того часу, коли відхилення від стандарту не стануть надто великими.

     6. Щоб бути ефективним, контроль має відповідати контрольованому виду діяльності. Він повинен об'єктивно вимірювати й оцінювати те, що дійсно важливо. Непридатний механізм контролю може скоріше маскувати, а не збирати критично важливу інформацію.

      7. Як правило, ефективний контроль - це найпростіший контроль з точки зору тих цілей, для яких він призначений. Найпростіші методи контролю вимагають менших зусиль і більш економічні. Надлишкова складність веде до безладу, що є синонімом втрати контролю над ситуацією.

       8. Якщо щось непередбачене можна спрогнозувати, то контроль стає непотрібним. Контроль, як і плани, повинен бути достатньо гнучким і пристосовуватися до змін, що відбуваються.[18,184;19,202]

     Отже, якщо будь-яка організація буде дотримуватись  цих принципів ефективного контролю, вона убезпечить себе від помилок  і зайвих витрат і забезпечить собі стабільне і довготривале функціонування. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Розділ  ІІ. Аналіз системи  контролю поведінки  працівників на прикладі кав’ярні  «Арома»

2.1. Організаційна, економічна та фінансова характеристика підприємства.

          ТОВ «Файт» утворилося в 2002 р. Першим підприємством ТОВ «Файт» стала невелика, затишна кав'ярня, яка відкрилася 1 серпня 2003

Для Харкова  це підприємство було першим у своєму роді. До «Ароми» в місті не існувало закладів, що працюють з 8 ранку і  готують каву та кондитерську продукцію дійсно високої якості. Рішення встановити кав'ярні саме такі ранні години відкриття виправдало себе в перші ж місяці: досить швидко сформувався певний відсоток відвідувачів, які протягом ось уже чотирьох років щоранку заїжджають у «Арому» випити чашечку еспресо. В основному це успішні підприємці, члени міської адміністрації, менеджери вищої та середньої ланки. Також однією з пріоритетних задач при відкритті кав'ярні було ознайомлення жителів міста з культурою споживання кави та кавових напоїв. Для цих цілей було встановлено саме високоякісне обладнання, закуповуються ексклюзивні кавові суміші і постійно підвищується рівень професіоналізму фахівців з приготування кави - бариста. Кав'ярня стала настільки популярна в місті, що тепер без попереднього замовлення столика потрапити туди практично неможливо.[20,1-2]

           Кав'ярня «Арома» - це невеликий  затишний заклад в центрі міста  Харкова, яке протягом уже чотирьох  років залишається одним з  найпопулярніших місць відпочинку  і ділових зустрічей. Відкриття закладу відбулося у серпні 2003р. Години роботи кав'ярні незвичайні для підприємств харчування міста - з 8.00 до 23.00, але незважаючи на це, практично відразу виділився певний сегмент гостей, які заїжджають у «Арому» саме вранці, щоб випити чашечку кави перед початком робочого дня.

          Торгова площа кав'ярні невелика - два зали і 56 посадочних місць,  тому столики в основному бронюються  заздалегідь. Меню досить обмежено  і включає в себе всього  лише кілька позицій салатів,  млинчики, сендвічі, піцу і асортимент сніданків. Основний акцент робиться на еспресо - меню, чайну карту і кондитерку.

     В якості додаткового дозвілля  гостям пропонується свіжа преса,  журнали і плазмовий екран  з показом «Fashion TV» і новин  бізнес каналу зранку. Також у  вихідні дні у вечірній час в кав'ярні у рамках проекту «Live set» відвідувачі можуть спостерігати за грою одного з кращих ді-джеїв Харкова - Dj Xmara. Запрошення ді-джея для роботи в «Арома» також було інноваційним для підприємств громадського харчування міста.

     В якості спеціального пропозиції на суд  гостей виноситься «кави дня» і святкове меню в такі дні, як Новий рік, 23 лютого, 8 березня і ін.

     Постійним гостям передбачені 10% і 20% дисконтні  картки.

Середня сума чека на даний момент складає 100-150 грн. на одну людину без спиртного.

     На  сьогоднішній день у кав'ярні працюють 33 людини, з них:

старший офіціант (2чол.); офіціант (10чол.); старший бармен (1чол.); бармен (6чол.); старший кухар (1чол.); кухар (6чол.); кухар-піццеріст (2чол.); прибиральниця (2чол.); кух. робітники (3чол.). Робота проводиться по змінах 3 через 3 дні, всього щодня на зміну виходять 16 людей.

     У наведених нижче таблицях розкривається  фінансовий стан підприємства, а саме: заробітна плата співробітників, основні статті витрат і таблиця  фактичної виручки, складена на основі документів підприємства.

Таблиця 2.1

Заробітна плата співробітників